With 75 years of experience, our focus is on helping the most vulnerable children overcome poverty and experience fullness of life. We help children of all backgrounds, even in the most dangerous places, inspired by our Christian faith.
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Employee Contract Type:
Local - Fixed Term Employee (Fixed Term)
Job Description:
Approvisionnement
- Recevoir les demandes d'achat entrantes (en attente d'action de l'acheteur), vérifier que les spécifications sont claires, organiser l'événement d'approvisionnement, mettre à jour le PR avec le dossier réel du fournisseur et publiez le PR pour approbation.
- Soutenir l'approvisionnement stratégique, la planification des achats, la gestion des contrats et la conformité entre les clusters et les projets.
- Suivre les politiques et directives d'approvisionnement de WVI/WVDRC et des donateurs dans les décisions d'attribution des fournisseurs en dessous du seuil applicable.
- Gérer les demandes de changement de PR et de PO en coordination avec les demandeurs, les propriétaires de budget et les fournisseurs.
- Conseiller et solliciter l’approbation des clients internes sur les modifications apportées aux demandes initiales.
- Assurer la livraison et la réception en toute sécurité des matériaux commandés
- Surveiller et gérer les contrats avec les différents fournisseurs selon les produits assignés.
- Préparation des documents de soumission au comité d’approvisionnement afin de garantir leur exhaustivité pour permettre un processus décisionnel éclairé.
- Faciliter les réunions du comité d’approvisionnement et d’évaluation et s’assurer que la documentation appropriée est conservée.
Planification
- Faciliter pour toutes les parties la résolution rapide des problèmes qui pourraient avoir une incidence sur la satisfaction des besoins du demandeur et des communautés.
- Identifier des sources d'approvisionnement alternatives pour les matériaux/services non contractuels
- Participer à l’élaboration et au suivi des plans d’approvisionnement du projet afin de garantir que les objectifs fixés sont atteints.
- Fournir des conseils sur les spécifications des utilisateurs pour les biens et services
- Coordonner avec les équipes zonales pour aligner les plans d’approvisionnement sur les priorités opérationnelles et les budgets.
Processus, procédure et politique
- Effectuer toutes les tâches liées à l’approvisionnement conformément aux politiques, processus et directives d’approvisionnement approuvés. Conseils à la direction concernant tout défi / risque / directive irréaliste.
- Recueillir les commentaires des clients internes et externes concernant les politiques, les processus et les directives, et les signaler à la direction du NO pour des améliorations ou des modifications.
- Examiner avec les partenaires/sous-bénéficiaires leurs politiques, procédures, etc. de gestion de la chaîne logistique (SCM) pour identifier les lacunes, les documenter dans les rapports d'évaluation et les saisir dans les plans de renforcement des capacités.
- Fournir des commentaires pour soutenir la révision périodique des politiques SCM afin de garantir la pertinence contextuelle
Contrôle et conformité
- Effectuer une préqualification des fournisseurs pour tous les nouveaux fournisseurs et tenir des registres.
- Participer au développement d'outils d'identification et d'évaluation des risques, de registres et d'autres outils et évaluer les risques SCM et contractuels
- Maintenir un classement et une tenue de dossiers appropriés conformément aux directives établies par la direction.
- Coordonner avec les demandeurs pour clôturer les bons de commande ouverts en temps opportun.
- Mise en œuvre des recommandations d’audit convenues dans le processus d’approvisionnement conformément aux directives données par le superviseur.
- Suivre périodiquement les progrès de la mise en œuvre des recommandations adressées aux sous-bénéficiaires et aux partenaires et mettre à jour la gestion de toutes les parties.
- Suivre les contrats de projet pour s'assurer qu'ils sont tous à jour, actifs ou clôturés
- Diriger la préparation des audits et assurer une réponse rapide aux questions d'audit SCM
Formation et renforcement des capacités
- Coordonner, participer et/ou former le personnel du projet sur les politiques, processus et systèmes d'approvisionnement de WVI
- Superviser les équipes de la chaîne d'approvisionnement, faciliter le respect des politiques et le renforcement des capacités du personnel et des partenaires.
- Réaliser l'évaluation des capacités des partenaires/sous-bénéficiaires et les plans de renforcement des capacités conformément au cadre/aux lignes directrices établis.
- Former les partenaires/sous-bénéficiaires sur la base du plan de renforcement des capacités approuvé, coordonner avec les parties prenantes internes pour suivre les progrès et soumettre des rapports d'avancement à la direction.
- Soutenir l'intégration et l'apprentissage continu du nouveau personnel SCM de la zone.
Gestion des relations avec les fournisseurs
- Remplir avec précision le formulaire de gestion des données de base (ou le registre des contrats/fournisseurs)
- Surveiller et finaliser la clôture, le renouvellement ou le nouvel appel d'offres du contrat, selon le cas, pour les produits attribués.
- Assurez-vous que les fournisseurs comprennent les conditions contractuelles et les indicateurs de performance.
- Consolider toute la documentation requise pour la présentation au service financier en vue du paiement en temps opportun des fournisseurs pour les matériaux et services livrés.
- Identifier et résoudre ou faire remonter les problèmes liés aux contrats en interne et en externe.
- Analyser les performances des fournisseurs en fonction des informations de retour des clients et d'autres sources et coordonner avec le fournisseur pour l'amélioration.
- Engager des fournisseurs locaux pour promouvoir la localisation et la création de valeur à long terme.
Planification stratégique des achats et de l'approvisionnement
- Soutenir le processus d’approvisionnement et de planification opérationnelle en harmonie avec le cycle budgétaire annuel.
- Aider à gérer les relations avec les principaux fournisseurs et à préparer la documentation pour les engagements stratégiques.
- Exécuter des évaluations de marché et une préqualification des fournisseurs pour les catégories attribuées.
- Gérer le processus RFQ/RFP conformément aux directives d'approvisionnement et aux méthodologies d'enquête de prix.
- Communiquer les plans d’approvisionnement et les mises à jour aux parties prenantes internes concernées.
Innovation
- Recueillir et rassembler des données utiles qui peuvent être utilisées pour améliorer les systèmes généraux mis en place et communiquer ces informations au superviseur immédiat.
- Proposer des idées innovantes qui contribuent à l’efficience et à l’efficience des processus et des procédures.
Formation et Expérience
- Avoir un diplome universitaire en administration des affaires, en approvisionnement, en gestion de la chaîne d'approvisionnement ou dans un domaine lié à l'approvisionnement.
- Avoir un diplôme d'études supérieures en gestion des achats et des fournitures (CIPS niveau 4.)
- Avoir au moins quatre (4) ans d'experience en gestion de chaîne d'approvisionnement au niveau de supervision ou à la tête d'une équipe d'achat dans un environnement de travail exigeant, de préférence avec une ONG internationale.
- Demontrer d'une expérience antérieure dans la gestion des achats pour des projets/subventions financés par des donateurs ou d'une experience de travail dans une ONGI à un poste similaire serait un atout
Connaissances, Aptitudes et compétences
- Solides compétences en relations publiques et en négociation, associées à une attention aux détails, une maturité dans la prise de décision et des compétences en gestion du temps
- Solides capacités de reporting et d'analyse avec des données et l'utilisation de MS Excel, y compris des graphiques croisés dynamiques
- Etre une personne proactive avec initiative et dynamisme, honnête avec un haut niveau d'intégrité ; un joueur d'équipe avec de bonnes capacités de planification
- Avoir une maîtrise de l'informatique MS Office et des systèmes d'approvisionnement informatisés.
- Demontrer d'une haute éthique professionnelle et d'intégrité
- Bonnes compétences interpersonnelles et organisationnelles
- Solides compétences en communication.
- Gestion de projet
- Capacité à travailler dans un environnement interculturel
- Capable de représenter World Vision dans l'engagement de haut niveau des donateurs
- Connaître les politiques et procédures d’approvisionnement d’urgence
Applicant Types Accepted:
Local Applicants Only
