Stagiaire, Archiviste Finance

Organizational Context

La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) est le plus grand réseau humanitaire au monde, avec 191 Sociétés nationales membres de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. La FICR s’appuie sur la démarche des Triple R – réponse, résilience et respect – pour mettre en œuvre la Stratégie 2030. La FICR intervient en cas de catastrophes et de crises, en assurant une action humanitaire opportune, coordonnée et menée localement. Elle soutient ses membres dans le renforcement de la résilience des communautés dans les domaines du climat et de l’environnement, de la santé et du bien-être, ainsi que des migrations et des déplacements. La FICR promeut le respect de ses principes fondamentaux : humanité, impartialité, neutralité, indépendance, volontariat, unité et universalité, y compris dans ses actions relatives aux valeurs, au pouvoir et à l’inclusion. La FICR se concentre en permanence sur son mandat principal – sa raison d’être – qui comprend la coordination stratégique et opérationnelle, la diplomatie humanitaire, le développement des Sociétés nationales et la redevabilité.

La FICR est dirigée par son Secrétaire général et dispose de son siège à Genève, ainsi que de cinq bureaux régionaux en Afrique (Nairobi), dans les Amériques (Panama), en Asie-Pacifique (Kuala Lumpur), en Europe (Budapest) et dans la région MENA (Beyrouth), en plus de bureaux de représentation, de centres de services et de délégations à travers le monde.

La FICR applique une politique de tolérance zéro à l’égard de tout comportement incompatible avec les buts et objectifs du Mouvement de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel et les autres formes de harcèlement, l’abus d’autorité, la discrimination et le manque d’intégrité (y compris, mais sans s’y limiter, les fautes financières). La FICR adhère également à des principes stricts de protection de l’enfance.

Job Purpose

Sous la supervision du Finance Officer, le stagiaire Archiviste finance participe aux activités du département Finance et Administration du Cluster, il /elle prépare, classe et consolide toute la documentation comptable et financière aux fins d’archivage numérique et physique du Cluster de Niamey. Avec professionnalisme, courtoisie et engagement, il/elle s’assure de la satisfaction des staffs, des volontaires et de toute entité interne/externe, dans l’exercice de ses fonctions.

Job Duties and Responsibilities

• Préparer les documents d'archives tout en affinant leur description pour permettre un accès facile à l'information,
• Développer la disposition et la description des collections d'archives conformément aux normes et pratiques acceptées par la FICR,
• Développer et mettre en œuvre des procédures pour l'acquisition, le traitement, la numérisation et la conservation des documents d'archives,
• S’assurer de la consolidation des archives au niveau du bureau du Cluster dans le cas où il en existerait dans des bureaux de sous délégation,
• Développer et maintenir spécialement une plateforme numérique afin de garantir un accès en temps réel de l’information financière en fonction de la demande,
• Établir un registre pour enregistrer les extractions et les enregistrements de tous les fichiers ou documents empruntés par le personnel ou les auditeurs dans la salle de stockage,
• S’assurer que les fichiers ou documents empruntés sont retournés dans la salle de stockage des archives,
• Aider le personnel du bureau à identifier les dossiers à éliminer selon les directives liées à la conversation des documents en vigueur à la fédération,
• Servir de point focal pour toutes les demandes de documents lors des audits ou contrôles financiers,
• Tenir un journal de tous les documents envoyés aux auditeurs ainsi que les feedback/observations sur ces derniers,
• S’assurer de l’expédition des archives physiques au bureau de Nairobi suivant un timing convenu avec ce dernier,
• Soutenir les sociétés nationales membres du Cluster ainsi que leurs branches locales, selon leurs besoins, au développement d’approches ou politiques d’archivage,

Education

• Diplôme en Comptabilité/Finance, Informatique de Gestion, Sciences Economiques et de Gestion, ou tout autre diplôme équivalent relevant de la Gestion/Informatique

Experience

• Expérience d’au moins 06 mois dans la Gestion d’Archivages, Finances, Administration ou autres domaines similaires
• Expérience à un poste similaire au sein d’une ONG internationale

Knowledge, Skills and Languages

• Habilité à donner et recevoir un feedback
• Connaissances informatiques (Windows, Excel, Word, PowerPoint Administration de données, etc.)
• Aptitude à communiquer à l’oral et à l’écrit
• Etre flexible et s’adapter aux conditions changeantes du travail Habilité à travailler de façon autonome (avec un minimum de supervision)
• Etre capable de prioriser et respecter les délais, prêter attention aux détails
• Etre capable de travailler en dehors des heures de travail si nécessaire
• Bonne attitude interpersonnelle et savoir faire attention aux autres
• Maîtrise avérée des compétences de base dans : (a) la communication et la collaboration numériques,(b) la création de contenus numériques de base,(c) la sécurité et la sûreté numériques,(d) la culture des données,(e) la résolution de problèmes à l’aide des technologies (y compris l’utilisation responsable des assistants d’intelligence artificielle).
• Compréhension de la mission et des valeurs de la FICR, ainsi qu’un engagement à leur égard.

Competencies, Values and Comments

Valeurs : Respect de la diversité ; Intégrité ; Professionnalisme ; Redevabilité

Compétences clés : Communication ; Collaboration et travail d’équipe ; Jugement et prise de décision ; Relations avec les Sociétés nationales et les partenaires/clients ; Créativité et innovation ; Établissement de la confiance