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RAISON D’ETRE DU POSTE
Dans le cadre des activités actuellement menées à Bunia, dans la province de l’Ituri et au nord Kivu, un besoin de renforcement des ressources humaines au sein du pilier administration. Ces postes ont pour objectif de combler le déficit existant et de renforcer la capacité des équipes administratives à répondre aux besoins urgents liés aspects administratifs et opérationnels de la riposte.
Résumé des tâches assignées
Le titulaire travaillera sous la supervision directe de l’Administrateur chargé du service de l’administration et la coordination générale de l'Incident Manager. Le titulaire aura pour tâche de:
- Appuyer l’organisation et la coordination des déplacements du personnel (missions, déploiements, rotations et voyages officiels).
- Préparer et traiter les demandes de voyage conformément aux procédures et autorisations en vigueur.
- Effectuer les réservations de billets d’avion, d’hébergement et autres arrangements logistiques liés aux déplacements.
- Assurer le suivi des itinéraires de voyage et informer les voyageurs des détails nécessaires avant leur départ.
- Coordonner avec les agences de voyage, compagnies aériennes et prestataires de services pour la gestion des déplacements.
- Préparer et suivre les documents administratifs liés aux voyages (autorisations, ordres de mission, pièces justificatives, etc.).
- Appuyer la préparation des demandes d’indemnités et de remboursements liés aux missions, en collaboration avec les services concernés.
- Assurer le suivi des changements, annulations ou modifications des plans de voyage.
- Tenir à jour les bases de données et outils de suivi des déplacements du personnel.
- Veiller au respect des politiques et procédures de voyage de l’organisation.
- Fournir un appui aux membres du personnel pour toute question relative aux arrangements de voyage.
- Préparer des rapports de suivi sur les déplacements effectués selon les besoins.
- Assuer le classement et l’archivage des documents relatifs aux voyages.
- Appuyer toute autre tâche administrative liée aux déplacements du personnel dans le cadre de la riposte.
Education
Essential : Minimum Diplôme de fin d'études second aires ou formation technique équivalente suivi d’une formation e n agence de voyage (gestion des voyages) et billetterie.
Desirable : Une licence professionnelle ou BTS Agence de voyage et Tourisme. Une formation en IATA serait un atout. Compétences avérées dans les domaines de rédaction et d’édition sont également souhaitées.
Expérience
Essential: 05 ans d'expérience a des postes administratifs dont au moins 5 ans d'expérience dans une agence de voyage ou compagnie aérienne. Une bonne connaissance des règles, règlements, procédures et pratiques qui s'appliquent aux taches à accomplir.
Desirable: Une expérience dans le domaine des services liés au protocole diplomatique/relations publiques ou dans un domaine apparente serait un atout. Une expérience dans une institution du système des Nations Unies ou dans une organisation internationale ou multinationale serait un avantage.
COMPETENCES DE l'OMS
⦁ Favoriser l'intégration et le travail d'équipe
⦁ Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
⦁ Communiquer de manière crédible et efficace ;
⦁ Produire des résultats
⦁ Veillez à l’utilisation efficace des ressources
Langues
Essentiel : Parfaite connaissance de le langue française
Souhaitable : la connaissance pratique de la langue Swahili et d d’autres langues locales serait un atout. Autres connaissance (Informatique) : Connaissance du Word et Excel.
Information additionnelle:
Le processus de recrutement au sein de l’OMS est fondé sur les principes de transparence, d’équité et de mérite. Seuls les services des ressources humaines sont habilités à contacter officiellement les candidats dans le cadre du processus de sélection et de recrutement. La candidature des femmes qualifiées est vivement encouragée et fortement souhaitée afin de promouvoir la diversité et l’égalité des chances au sein de l’organisation.
