SSA-Assistant(e) aux approvisionnements -GS.5 (Beni et Butembo )

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RAISON D’ETRE DU POSTE

Dans le cadre des activités actuellement menées à Bunia, dans la province de l’Ituri et au nord Kivu, un besoin de renforcement des ressources humaines au sein du pilier administration. Ces postes ont pour objectif de combler le déficit existant et de renforcer la capacité des équipes administratives à répondre aux besoins urgents liés aspects administratifs et opérationnels de la riposte.

Résumé des tâches assignées

Le titulaire travaillera sous la supervision directe de l’Administrateur chargé de l’administration et la supervision générale de l'Incident Manager. Le titulaire aura pour tâche de :

• Appuyer le processus d’acquisition des biens et services conformément aux procédures et règles de l’organisation.
• Recevoir, examiner et traiter les demandes d’achat (Purchase Requests/PR) soumises par les différents services.
• Préparer les dossiers d’approvisionnement (demandes de cotation, appels d’offres, tableaux de comparaison des offres et documents de justification).
• Assurer le suivi des processus de passation des marchés depuis la demande d’achat jusqu’à la réception des biens ou services.
• Appuyer la recherche, la sélection et le suivi des fournisseurs/prestataires conformément aux procédures en vigueur.
• Maintenir à jour la base de données des fournisseurs et les outils de suivi des achats.
• Assurer le suivi des bons de commande (Purchase Orders/PO) et veiller au respect des délais de livraison.
• Coordonner avec les services demandeurs, la logistique, les finances et les autres unités concernées pour faciliter les processus d’achat.
• Appuyer la vérification des documents administratifs et commerciaux des fournisseurs.
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers d’achat et des pièces justificatives.
• Préparer les rapports et tableaux de suivi des activités d’approvisionnement.
• Identifier et signaler les éventuels retards ou difficultés affectant les processus d’achat.
• Veiller au respect des principes de transparence, de concurrence équitable et de conformité dans les processus d’approvisionnement.
• Fournir un appui administratif au service Procurement dans le cadre des opérations de riposte.
• Exécuter toute autre tâche liée aux approvisionnements selon les besoins du programme.

Education
Essential: Diplôme d'études secondaires suivies d'une formation en Administration et Gestion.
Desirable: Bac +2 en Administration et en gestion.

Expérience
Essential: Au moins 5 années d'expérience dans une institution publique ou privée reconnue
Desirable: - Expérience dans des postes d'appui administratif ou dans le suivi des approvisionnements au sein de l'OMS ou dans une autre agence des Nations Unies est un atout. Une expérience dans les systèmes bases sur Oracle ou un autre systeme similaire a ERP est un atout.

COMPETENCES DE l'OMS

• Favoriser l'intégration et le travail d'équipe
• Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
• Communiquer de manière crédible et efficace ;
• Produire des résultats

Langues

Essentiel : Parfaite connaissance de le langue française
Souhaitable : la connaissance pratique de la langue Swahili et d d’autres langues locales serait un atout.

Lieu de travail : Beni et Butembo.

Autres connaissance (Informatique) : Connaissance du Word et Excel.

Information additionnelle:

Le processus de recrutement au sein de l’OMS est fondé sur les principes de transparence, d’équité et de mérite. Seuls les services des ressources humaines sont habilités à contacter officiellement les candidats dans le cadre du processus de sélection et de recrutement. La candidature des femmes qualifiées est vivement encouragée et fortement souhaitée afin de promouvoir la diversité et l’égalité des chances au sein de l’organisation.