Senior Grant and reporting Officer

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

PRINCIPALES RESPONSABILITES :

A. Conformité aux règles bailleurs et participation aux processus contractuels

• Coordonner le processus global de gestion des subventions par le biais de canaux efficaces de communications internes et externes ;
• Veiller au respect strict des exigences des bailleurs en matière de reporting, suivi opérationnel et gestion financière.

· Assurer les traductions français/anglais et anglais français des rapports et/ou dans la relecture de documents ;

· Assurer le suivi efficace des subventions et contrats en cours et assurer le bon déroulement du PCM (Project Cycle Meeting) ;

• Développer les amendements, extensions, modifications de budgets et autres requêtes bailleur.
• Préparer les briefings bailleur et appuyer la préparation des visites de suivi.
• Gérer les processus contractuels entamés ou à lancer de réalignements budgétaires, de demandes de modifications, des révisions et des avenants au contrat ;

· Soulever de manière proactive les problèmes de conformité potentiels aux équipes de coordinations et tenir le Grants Coordinator informé de toute incapacité prévue de respecter les obligations contractuelles ;

• Maintenir une compréhension large et approfondie des politiques, des réglementations et des procédures des bailleurs et développer ces connaissances parmi les membres des programmes et des opérations ;

B. Suivi, reporting et consolidation

• Assurer la collecte, la révision et la consolidation des rapports narratifs mensuels et trimestriels.
• Appuyer la rédaction les rapports bailleurs, et améliorer leur qualité jusqu’à leur validation et soumission par le siège, dans le respect des échéances fixées ;
• Coordonner avec les équipes finances pour consolider les rapports financiers.
• S’assurer de la qualité, de l’exactitude et de la cohérence des données transmises par les ONG membres.

C. Archivage, gestion et partage d’information

· Gérer la base documentaire grants : contrats, annexes, rapportages, correspondances officielles de toutes les subventions du portefeuille IRC Niger ;

· S’assurer que tous les rapports et propositions finaux sont téléchargés dans le dossier approprié sur le serveur public ;

· Mettre à jour le grant tracker du consortium et alerter sur les échéances critiques.

· Assurer la gestion de l'information grâce à la mise à jour régulière des dossiers de subventions, la mise à jour de la documentation interne de l'IRC relative au rapportage et d'autres outils du Grants Office, et participer à la coordination et la préparation de documents et de fichiers pour les audits internes et externes. Partager avec tout le staff IRC, les documents liés aux subventions (propositions de projet, rapports, budget, etc.) liés aux différents programmes ;

Principales relations de travail:

Le poste reporte au: Grants Coordinator

Le poste supervise directement : Aucun

Rapports indirects : N/A

Autres contacts internes et / ou externes :

Interne : Département des subventions, coordonnateurs, responsable des ressources humaines, directeurs adjoints des finances, des programmes et des opérations.

PROFIL RECHERCHE :

· Master ou Licence en relations internationales, action humanitaire, gestion de projet ou équivalent.

· Minimum 2 ans d’expérience en gestion de subventions humanitaires (dont au moins 1 an en consortium).

· Expérience en coordination de multiples ONG, en particulier avec des partenaires nationaux.

· Excellentes compétences en rédaction de rapports narratifs et en consolidation multi-partenaires.

· Familiarité avec les contrats de subvention et les réglementations des principaux bailleurs américains (OFDA, FFP, BPRM, CDC), européens (DFID, ECHO, Europe Aid, Coopération suisse, Sida), et des Nations Unies (UNHCR, UNICEF, OIM) ;

· Bonne maîtrise de Word, Excel et systèmes de gestion documentaire.

· Maîtrise du français obligatoire ; anglais souhaité.

· Capacité à travailler sous pression, à respecter des deadlines stricts et à coordonner plusieurs flux d’information simultanément.

· Grande attention au détail, au format, à la présentation, et à la lisibilité des documents ;

· Capacité à travailler en équipe au sein d’un bureau multiculturel ;

· Capacité à s’adapter, ainsi qu’à accepter et prioriser de nouvelles tâches, en fonction des besoins les plus urgents d’un environnement en constante évolution ;

· Aisance relationnelle, diplomatie, capacité à faciliter des espaces multi-acteurs.

· Intérêt réel pour les projets humanitaires et les programmes Nutrition, Santé de la Reproduction, Protection, Sécurité Alimentaire et Moyens d’Existence, WASH, Education, et Mécanismes de Réponse Rapide aux mouvements de population.

PROFESSIONAL STANDARDS

All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.

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