Project Associate Admin and Finances

1. Position Information

Office/Unit/Project PNUD SENEGAL Titre du Poste Associé(e) en Administration et Support aux Projets Post title Project and Administrative Associate Classified Level NPSA-6 Duty station (City and Country) Dakar, Senegal Type (Regular or Short term) Regular Office- or Home-based Office Expected starting date Janvier 2027 Expected Duration 12 mois avec possibilité de renouvellement Position number 234409

2.Office/Unit/Project Description

Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est l’organisation de référence du système des Nations Unies en matière de développement durable. Présent dans plus de 170 pays et territoires, il accompagne les États dans la mise en œuvre de solutions intégrées pour lutter contre la pauvreté, réduire les inégalités, renforcer la résilience des communautés et promouvoir une gouvernance démocratique, inclusive et efficace.

Au Sénégal, le cycle de coopération 2024-2028 du PNUD est aligné sur les priorités nationales de développement et contribue à l’accélération de l’atteinte des Objectifs de développement durable (ODD). Il vise notamment à renforcer la gouvernance démocratique, l’État de droit, l’accès à la justice, la participation citoyenne, la cohésion sociale, la redevabilité des institutions publiques ainsi que la prévention et la gestion des risques de conflits.

Le portefeuille Gouvernance du PNUD regroupe un ensemble de programmes et projets stratégiques mis en œuvre en partenariat avec les institutions nationales, les collectivités territoriales, les organisations de la société civile, le secteur privé et les partenaires techniques et financiers. Ces interventions visent à consolider les institutions démocratiques, promouvoir les droits humains, renforcer les mécanismes de transparence et de redevabilité, favoriser la participation inclusive aux processus décisionnels et soutenir les réformes institutionnelles nécessaires à un développement durable et équitable.

Dans un contexte marqué par l’expansion du portefeuille, la diversification des partenaires de mise en œuvre et le renforcement des exigences en matière de gestion axée sur les résultats, de suivi financier et de conformité opérationnelle, le PNUD souhaite renforcer son équipe Gouvernance à travers le recrutement d’un(e) Associé(e) en Administration et Support aux Projets. Sous la supervision du Team Leader Gouvernance, le/la titulaire du poste apportera un appui essentiel à la gestion administrative et financière des projets, au suivi budgétaire, à la conformité des opérations ainsi qu’à la coordination des processus de reporting et de mise en œuvre, contribuant ainsi à l’atteinte des résultats stratégiques du portefeuille.

3. Fonctions / Résultats attendus

Sous la supervision du Responsable du portefeuille Gouvernance et en étroite collaboration avec les équipes Programme, Opérations et les partenaires de mise en œuvre, l’Associé(e) en Administration et Support aux Projets contribue à la gestion efficace, transparente et conforme des ressources du portefeuille Gouvernance. Il/elle assure un appui administratif, financier et opérationnel à la mise en œuvre des projets, au suivi budgétaire, au reporting ainsi qu’au respect des règles et procédures du PNUD.

Ses fonctions et responsabilités sont les suivantes :

a. Appui à la gestion financière et budgétaire des projets

• Assurer le suivi de l’exécution budgétaire des projets du portefeuille Gouvernance et veiller à l’utilisation efficiente des ressources.
• Participer à la préparation, à la révision et à la mise à jour des budgets et plans de travail annuels (PTA).
• Effectuer le suivi des engagements, des dépenses et des disponibilités budgétaires.
• Produire des analyses financières périodiques et signaler les écarts ou risques éventuels afin de faciliter la prise de décision.
• Contribuer à la préparation des clôtures financières et des exercices de révision budgétaire.

b. Appui à la gestion administrative et opérationnelle

• Assurer le traitement et le suivi des réquisitions, contrats, paiements, avances et autres transactions administratives liées aux projets.
• Veiller à la conformité des dossiers administratifs et financiers conformément aux règles, procédures et politiques du PNUD.
• Appuyer l’organisation logistique des ateliers, missions, réunions, et autres activités du portefeuille.
• Appuyer les formations et le partage des connaissances
• Assurer l’archivage physique et électronique des documents administratifs et financiers des projets.

c. Suivi des partenaires de mise en œuvre et conformité

• Appuyer le suivi financier et administratif des partenaires de mise en œuvre conformément aux modalités de gestion du PNUD.
• Vérifier la complétude et la conformité des rapports financiers et pièces justificatives produits par les partenaires.
• Contribuer au suivi des recommandations issues des audits, micro évaluations, contrôles de qualité et exercices d’assurance.
• Participer à l’identification et à la gestion des risques financiers et opérationnels des projets.

d. Reporting, suivi financier et assurance qualité

• Préparer des tableaux de bord et rapports périodiques sur la situation financière et l’exécution des projets.
• Contribuer à la production des rapports destinés aux partenaires techniques et financiers, au management du PNUD et aux mécanismes de gouvernance des projets.
• Assurer la qualité, la fiabilité et la disponibilité des données administratives et financières.
• Soutenir le suivi des indicateurs de performance liés à la gestion financière et opérationnelle des projets.

e. Appui à la planification et à la coordination du portefeuille

• Contribuer à la planification des activités et au suivi de la mise en œuvre des plans de travail.
• Appuyer la coordination entre les équipes programme, opérations, finances et les partenaires de mise en œuvre.
• Participer à la préparation des réunions de revue des projets, des comités de pilotage et des missions de supervision.
• Assurer le suivi des actions convenues et des échéances administratives et financières.
• f. Gestion des connaissances et renforcement des capacités
• Contribuer à la capitalisation des bonnes pratiques et des leçons apprises en matière de gestion administrative et financière des projets.
• Participer à l’élaboration et à la mise à jour de procédures, guides, outils et modèles de gestion.
• Appuyer les activités de sensibilisation et de renforcement des capacités des partenaires et membres de l’équipe sur les procédures administratives et financières du PNUD.
• Promouvoir les principes de transparence, de redevabilité et de gestion axée sur les résultats dans la mise en œuvre des projets.

Le titulaire du poste accomplit d'autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.4. Arrangement institutionnel :

L’Associé(e) en Administration et Support aux Projets travaillera sous la supervision directe du Responsable du portefeuille Gouvernance du PNUD Sénégal. Il/elle apportera un appui administratif, financier et opérationnel à la mise en œuvre des projets du portefeuille, en veillant à la conformité des opérations, au suivi budgétaire, à la qualité du reporting et à l’application des procédures du PNUD, afin de contribuer à l’atteinte des résultats programmatiques du portefeuille Gouvernance.

5. Compétences

Core Obtenir des résultats : NIVEAU 1 : Planifie et supervise son propre travail, prête attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais impartis. Penser de manière innovante : NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/risques connus, pragmatique dans la résolution des problèmes, apporte des améliorations. Apprendre en permanence : NIVEAU 1 : Ouvert d'esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires S'adapter avec agilité : NIVEAU 1 : S'adapte au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté/l'incertitude, fait preuve de souplesse. Agir avec détermination : NIVEAU 1 : Fait preuve d'enthousiasme et de motivation, capable de rester calme face à l'adversité, confiant. Engagement et partenariat : NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, établit des relations positives. Favoriser la diversité et l'inclusion : NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, lutter contre la discrimination

Cross-Functional & Technical competencies

Domaine thématique Nom Définition Gestion de l’organisation Gestion de projet

• Être en mesure de planifier, d’organiser, de hiérarchiser et de contrôler les ressources, les procédures et les protocoles afin d’atteindre des objectifs précis.
• Être en mesure de gérer la mise en oeuvre de stratégies, de programmes et de projets en mettant l’accent sur l’amélioration des performances et l’obtention de résultats démontrables. Connaître et comprendre les théories, les concepts, les méthodologies, les instruments et les outils pertinents.
• Capacité à planifier, organiser, hiérarchiser et contrôler les ressources, les procédures et les protocoles afin d'atteindre des objectifs spécifiques.
• Connaissance de l'évaluation des entreprises, des projets, des budgets et d'autres transactions financières afin de déterminer leur performance et leur adéquation.
• Capacité à extraire, analyser et évaluer des données financières, à en tirer des conclusions pertinentes et à les présenter de manière claire, cohérente et significative afin de faciliter la prise de décision, le suivi de la performance et la gestion efficace des ressources.

Gestion axée sur les résultats Gestion de projet Procurement

Finance

Rapports et analyse financière Gestion d’entreprise Gestion du risque

• Capacité à identifier et à organiser des actions visant à atténuer et à gérer les risques de manière proactive.

Gestion d’entreprise Satisfaction Client/Gestion de la clientèle

• Capacité à réagir rapidement et de manière appropriée en faisant preuve d'un sens de l'urgence, à fournir des solutions cohérentes et à livrer des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité afin de répondre aux besoins réels des clients et de les comprendre.
• Contribuer à l'élaboration de la stratégie de service à la clientèle.
• Rechercher des moyens d'apporter une valeur ajoutée au-delà des demandes immédiates des clients.
• Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations futurs des clients.

6. Minimum Qualifications of the Successful NPSA

Min. Academic Education

• Un diplôme d’études secondaires requis ou
• Un diplôme universitaire (Licence) en sciences économiques, sociales, développement durable ou dans un domaine équivalent sera dument pris en considération, mais n’est pas requis.

Min. d’années d'expérience professionnelle pertinente

• Au moins 6 ans (avec un diplôme d'études secondaires) ou 3 ans (avec la licence) d'expérience progressive pertinente dans le soutien à la gestion administrative et financière de projet et/ou de la coordination est requis
• Expérience dans d'autres domaines de la gestion de projets, tels que la planification financière, la gestion administrative et financière de projets.
• Capacité prouvée à assurer le suivi des accords de partenariat et la conformité des dépenses conformément aux procédures des bailleurs et du PNUD.
• Bonne maîtrise des outils de reporting, de planification et de suivi des projets.
• Capacité prouvée à analyser les états financiers et les rapports financiers de projets
• Expérience de l'utilisation d'ordinateurs et de progiciels de bureautique (MS Word, Excel, SharePoint, teams, etc.) et connaissance avancée des systèmes de gestion Web tels que les ERP.
• Expérience de travail dans un contexte de développement/multilatéral est souhaitable.
• Expérience antérieure au sein du système ou du PNUD vivement souhaitée.
• Maîtrise du français et de la langue nationale (Wolof) est requise

Aptitudes et compétences souhaitées Aptitudes et compétences supplémentaires souhaitées Langue(s) requise(s) (au niveau professionnel)

Certificats professionnels N/A