Project Assistant

JOB DETAILS

Type of contract : Service Contract

Level : SC5

Hiring Unit : International Institute for Educational Planning (IIEP)

Duty Station : Dakar

Work location : On site

Duration of contract : 12 months

Hiring open to : External candidates

Application deadline (Midnight UTC±0 (UTC) Time) : 13/07/2026

UNESCO Core Values: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism

ORGANIZATIONAL CONTEXT

L’Institut International de planification de l'éducation de l'UNESCO (IIPE-UNESCO) est un institut spécialisé des Nations unies, dont le mandat est de renforcer la capacité des États membres de l'UNESCO à planifier et à gérer leurs systèmes éducatifs.L’IIPE-UNESCO en Afrique, basé à Dakar, est réputé pour ses analyses du secteur éducatif et aide les pays africains à élaborer des plans robustes de développement des systèmes éducatifs dans le cadre de l’agenda 2030 pour l’éducation.Par une approche de renforcement des capacités, l’IIPE-UNESCO en Afrique contribue à la production d'analyses diagnostiques, de plans sectoriels et d'outils méthodologiques qui contribuent à des politiques éducatives plus pertinentes et durables. A travers ses formations, il assure également une mission de renforcement des compétences des acteurs en charge de la définition, du pilotage, de la gestion, du financement et de l’évaluation des systèmes d’éducation et de formation en Afrique. L’IIPE-UNESCO en Afrique est également activement impliqué dans la production de connaissances pour le secteur de l'éducation en Afrique. Plus d'informations sur ses activités peuvent être trouvées sur le lien suivant : IIPE-UNESCO en Afrique. Le ou la Project Assistant devra, sous l’autorité de la Cheffe de Bureau de l’IIPE-UNESCO en Afrique et la supervision directe de la Chargée de projet coordonnant le programme régional « Planifier pour l’éducation inclusive », appuyer et contribuer à la coordination, la mise en œuvre et au suivi du programme, globalement et dans le cadre de ses quatre composantes.

MAIN TASKS AND SERVICES

Plus spécifiquement, en collaboration avec le personnel de l’IIPE-UNESCO en Afrique et les consultants intervenant dans le programme régional, le.la Project Assistant aura pour tâches de :

1) APPUYER LA COORDINATION GLOBALE, LA GESTION, LA MISE EN ŒUVRE ET LE SUIVI DU PROGRAMME REGIONAL « PLANIFIER POUR L’EDUCATION INCLUSIVE ».PLUS SPECIFIQUEMENT :

1.1 Appuyer la coordination, l’organisation et le suivi des activités du programme, y compris :

• Aider à l’élaboration, au suivi et à l'actualisation du calendrier des activités du programme
• Fournir des services administratifs :
  • Appuyer l’organisation des réunions et participer à certaines d’entre-elles, selon les besoins, assurer la prise de notes pendant les réunions et rédiger les comptes rendus des réunions.
  • Maintenir un répertoire des noms et contacts des partenaires.
  • Appuyer la communication (via des lettres, courriels, etc.) avec les points focaux du programme, les Ministères partenaires du programme, les partenaires, etc.
  • Assurer au besoin la traduction de divers textes (correspondances, courriers, documents brefs, présentations PowerPoint)
  • Appuyer le classement et l’archivage des documents du programme.
• Appuyer l’organisation et le bon déroulement d’ateliers / rencontres / réunions / évènements en présentiel et en ligne, incluant le Comité de pilotage du programme, le forum politique de haut niveau, etc.
• Appuyer le suivi des points d’action retenus pendant les réunions.
• Appuyer la préparation logistique et technique des missions de terrain et leur bon déroulement
• Appuyer la finalisation de la documentation de la réunion du Comité de pilotage
• Appuyer l’anticipation, l’identification et la mitigation des risques à la bonne mise en œuvre du travail et reporter sur ceux-ci en temps opportun aux équipes concernées
• Appuyer la mise en œuvre des stratégies qui garantissent une qualité des productions (assurance qualité des processus et des produits, revue par les pairs, édition).

1.2 Contribuer à la mise en œuvre de l’approche de suivi-évaluation et capitalisation du programme, y compris :

• Appuyer la collecte et l’analyse de données, y compris en développant et administrant de questionnaires
• Appuyer la rédaction des rapports
• Appuyer la définition et l’application des mesures correctives, au besoin

Long Description

2) APPUYER LA MISE EN ŒUVRE ET LE SUIVI DE LA COMPOSANTE 1 DU PROGRAMME, NOTAMMENT DANS LE CADRE DE LA FORMATION « FONDEMENTS DE LA PLANIFICATION DU SECTEUR DE L’EDUCATION POUR L’INCLUSION DES PERSONNES EN SITUATION DE HANDICAP »

2.1 Appuyer la coordination de la formation

• Assurer une liaison régulière avec l'équipe du cours en vue de partager la mise à jour sur l’enrôlement des candidats et sur les participants en situation de handicap
• Assurer le contrôle-qualité des messages en français à envoyer aux participants à travers la plateforme
• Appuyer la production des certificats de réussite et de participation

2.2 Appuyer l’enrôlement et la participation effective des participants de la cohorte 3 de formation (2026-2027)

• Suivre le processus d’enrôlement des participants de huit pays à la formation, avec appui aux participants pour la finalisation de leur profil et de leur candidature sur MyIIEP
• Assurer le passage sur Moodle pour tous les participants retenus pour la cohorte 3
• Mettre régulièrement à jour les profils des participants dans la ou les listes des participants au cours et sur la plateforme, en fonction des changements apportés au statut d'inscription
• Faciliter l’accès des participants à la plateforme de formation

2.3 Appuyer la participation effective des participants en situation de handicap de la cohorte 3 de formation (2026-2027)

• Suivre la participation aux cours pour les participants de la cohorte 3 en situation de handicap, identifier leurs besoins en appui et leur fournir le soutien nécessaire tel que convenu après échanges avec les coordinatrices de la formation, pour qu’ils bénéficient entièrement de la formation
• Documenter les appuis fournis aux participants en situation de handicap

Long Description

3) APPUYER LA MISE EN ŒUVRE DE LA COMPOSANTE 2 DU PROGRAMME ET NOTAMMENT LA GESTION DE LA COMMUNAUTE DE PRATIQUE SUR LA PLANIFICATION DU SECTEUR DE L’EDUCATION POUR L’INCLUSION DES PERSONNES EN SITUATION DE HANDICAP (COP-DIESP)

3.1 Appuyer le recrutement de membres de la CoP

3.2 Appuyer la préparation, l’organisation et le bon déroulement des événements en ligne (webinaires globaux, "learning labs”, etc.), y compris :

• • Appuyer la communication sur les événements
  • Appuyer la coordination de l’événement.
  • Appuyer le paramétrage et l’administration de Zoom (configuration, attribution des rôles, gestion des accès, gestion des canaux linguistiques et des interprètes, etc.)
  • Assurer (ou appuyer) l’intendance générale (« housekeeping ») : vérifier de la qualité du son et de l’image, gérer l’accès aux micros, partager les présentations et les sondages à l’écran, diffuser via le chat, des messages d’ordre général, modérer le chat, assurer l’enregistrement, etc.

3.3 Appuyer la curation de documents et l’alimentation de la plateforme de la communauté de pratique (ressources, annonces, vidéos, etc.)

3.4 Appuyer l’animation de la CoP

4) APPUYER LA MISE EN ŒUVRE DES COMPOSANTES 3 ET 4 DU PROGRAMME AU SENEGAL, EN SIERRA LEONE ET EN GUINEE BISSAU

5) APPUYER AU BESOIN LE PERSONNEL DE L’IIPE-UNESCO EN AFRIQUE

EXPECTED RESULTS

Le poste est basé à Dakar. Les candidats de nationalité non sénégalaise doivent disposer des autorisations légales à travailler au Sénégal au moment de candidater.

DURATION OF THE CONTRACT

• La contrat est d’une durée de 1 an, du 01er août 2026 au 31 juillet 2027.

COMPETENCIES - Core (C) & Managerial (M)

• Communication (C)
• Accountability (C)
• Innovation (C)
• Knowlegde sharing and continuous improvement (C)
• Planning and organizing (C)
• Results focus (C)
• Teamwork (C) For detailed information, please consult the UNESCO Competency Framework.

REQUIRED QUALIFICATIONS

EDUCATION

• Diplôme d'études secondaires techniques ou professionnelles.

WORK EXPERIENCE

• Minimum 3 années d’expérience en gestion de projets, coordination administrative et logistique.
• Expérience dans l’organisation d’événements (ateliers, webinaires, missions de terrain).

Long Description

SKILLS AND COMPETENCIES

• Bonne maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, PowerPoint
• Compétences technique
• Bonnes compétences analytiques
• Excellentes aptitudes de communication et interpersonnelles.
• Capacité à travailler dans un environnement diversifié et multiculturel
• Rigueur et sens de l’organisation
• Capacité à travailler sous pression, à prêter attention aux détails et à la qualité du travail et à apprendre rapidement dans le poste
• Autonomie et proactivité

LANGUAGES

• Très bonnes compétences en communication orale et écrite en français ou en anglais et bonne connaissance de l’autre langue.

DESIRABLE QUALIFICATIONS

EDUCATION

• Diplôme universitaire en gestion de projets, sciences sociales, administration ou domaines similaires.

WORK EXPERIENCE

• Expérience de travail avec des organisations internationales, idéalement dans le secteur de l’éducation
• Expérience dans le suivi budgétaire et administratif (contrats, factures, TDR).
• Expérience en suivi-évaluation et capitalisation
• Expérience dans la gestion de communautés de pratique en ligne

Long Description

SKILLS AND COMPETENCIES

• Familiarité avec les thématiques liées au handicap et à l’inclusion.
• Maîtrise des outils de visioconférence (Zoom) et gestion technique/logistique des sessions online.
• Bonne connaissance des plateformes de formation en ligne (Moodle) et des outils de sondage (SurveyMonkey, Mentimeter).

LANGUAGES

• Bonnes compétences en communication orale et écrite en portugais.

BENEFITS AND ENTITLEMENTS

SELECTION AND RECRUITMENT PROCESS

Please note that all candidates must complete an on-line application and provide complete and accurate information, by the above deadline.

To apply, please visit the UNESCO Careers website. No modifications can be made to the application once submitted.

The process may include pre-recorded video interviews and/or written assessments, interviews with a Panel, as well as reference checks. In addition, candidates may be requested to provide additional information which may be pertinent to the position’s qualifications.

Please note that all candidates, whether selected or not, will be informed of the outcome of their application in due course.

Short-listed candidates may also be added to Talent Pools; subject to their consent (i.e. Data Privacy Statement).

ADDITIONAL INFORMATION

• UNESCO recalls that paramount consideration in the appointment of personnel shall be the necessity of securing the highest standards of efficiency, technical competence and integrity.
• UNESCO applies a zero-tolerance policy against all forms of harassment.
• lndividuals from minority groups and indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply.
• All applications will be treated with the highest level of confidentiality.
• The statutory retirement age at UNESCO is 65 years.
• UNESCO does not charge a fee at any stage of the hiring process.