Procurement Assistant SC5, Port-au-Prince, Haiti

DEADLINE FOR APPLICATIONS

18 June 2026-23:59-GMT-05:00 Eastern Time (Port-au-Prince)

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP
The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.
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WHY JOIN WFP?

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• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.
• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.
• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.
• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

Titre du poste : Assistant(e) aux achats

Grade : SC5

Unité/Division : Achats

Lieu d’affectation (ville, pays) : Port-au-Prince, Haïti

Durée : 12 mois (renouvelable)

Date limite de candidature : 18 juin 2026. Ce poste est ouvert uniquement aux ressortissant(e)s haïtien(ne)s. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Ce poste est basé au Bureau de Pays du PAM en Haïti, à Port‑au‑Prince. Le ou la titulaire relève du Responsable de l’Unité des Achats.

À ce niveau, le ou la titulaire est responsable de l’application correcte et efficace des procédures et activités d’achat du PAM. Il/elle doit être en mesure d’interpréter et d’appliquer les directives et pratiques standard, en tenant compte du contexte opérationnel spécifique d’Haïti.

Le poste requiert également la capacité de recommander des actions simples à l’équipe, de fournir un appui technique à d’autres collègues et, au besoin, d’assigner certaines tâches à d’autres membres du personnel de l’unité. Le/la titulaire doit démontrer autonomie, sens du jugement et compréhension solide des processus d’approvisionnement et de gestion des fournisseurs.

OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE:

Fournir un appui administratif et opérationnel au département des achats, avec un accent particulier sur la gestion de la relation fournisseurs (SRM), afin de garantir l’efficacité, la transparence et la conformité du processus d’acquisition de vivres, biens et services.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive):

1. Appui aux activités d’achats

• Exécuter en temps voulu les activités administratives liées aux achats afin de soutenir la mise en œuvre efficace des opérations.
• Participer à la préparation et au lancement des appels d’offres, à l’évaluation des offres, à la négociation et à l’attribution de contrats, conformément aux procédures standard.
• Assurer le suivi des commandes et des livraisons auprès des fournisseurs afin de garantir le respect des délais et des engagements contractuels.

2. Gestion de la base de données fournisseurs (SRM)

• Conduire régulièrement l’exercice de rafraîchissement de la liste des fournisseurs et veiller à sa mise à jour continue.
• Identifier et préqualifier de nouveaux fournisseurs potentiels pour différentes catégories de biens, services et denrées alimentaires dans les bureaux de pays et sous-bureaux.
• Assurer l’enregistrement des fournisseurs dans WINGS conformément aux exigences du processus.
• Vérifier l’exactitude et la conformité de tous les documents soumis par les fournisseurs avant leur création dans la base de données.
• Garantir que toutes les fiches fournisseurs, y compris les contacts, sont complètes, exactes et régulièrement actualisées.

3. Conformité et contrôle des documents

• Effectuer des contrôles documentaires approfondis pour s’assurer que les dossiers d’enregistrement et de qualification fournisseurs répondent aux procédures internes et aux politiques de conformité.
• Suivre activement les fournisseurs pour recueillir les documents administratifs requis (statuts, licences, pièces fiscales, etc.).
• Préparer des rapports d’enregistrement pour présentation au Comité de Gestion des Fournisseurs (Vendor Management Committee).

4. Suivi de la performance fournisseurs

• Organiser et coordonner les visites de sites des fournisseurs (si applicable) afin de vérifier leur capacité opérationnelle.
• Assurer le suivi du processus d’évaluation de la performance fournisseurs et veiller à la conformité aux délais et aux outils requis.
• Contribuer à l’analyse des risques fournisseurs et à la mise en place de plans d’amélioration si nécessaire.

5. Gestion documentaire et reporting

• Mettre à jour et maintenir les bases de données, fichiers, archives et tableaux de bord liés aux achats et aux fournisseurs.
• Garantir la disponibilité d’informations fiables et aisément accessibles pour les besoins d’audit et de reporting.
• Produire périodiquement des rapports SRM à l’intention du management.

6. Appui général au département achats

• Fournir un soutien quotidien à l’équipe achat sur toute autre tâche administrative ou opérationnelle selon les besoins.
• Contribuer à l'amélioration continue des processus, outils et pratiques d’achat.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

Éducation : Achèvement des études secondaires. Un certificat d’études post-secondaires dans le domaine fonctionnel considéré est souhaitable. (Achats, logistique, gestion, administration, commerce ou domaine similaire.).

Expérience : Au moins cinq (5) années d'expérience progressive et responsable dans le domaine pertinent, combinées à une expérience dans le travail administratif.

EXPERIENCES SOUHAITEES POUR ACCEDER AU POSTE:

• Expérience dans les achats, la gestion fournisseurs ou un rôle administratif similaire.
• Connaissance de SAP/WINGS ou d’autres ERP (atout).
• Excellentes capacités organisationnelles, sens du détail et maîtrise du classement/gestion documentaire.
• Capacité à travailler sous pression, à gérer les priorités et à respecter les délais.
• Proactivité, dynamisme et forte disponibilité.
• Aptitude à maintenir des relations de travail harmonieuses et à évoluer dans un environnement multiculturel.
• Bonnes compétences en communication, assurant un flux d’information clair et régulier.
• Esprit d’initiative, capacité de résolution de problèmes et ouverture à l’innovation.
• Flexibilité et adaptabilité face aux priorités changeantes.

LANGUES : La maîtrise du français est requise. La maîtrise de l'anglais est un atout

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

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REASONABLE ACCOMMODATION

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