Oficial de Operaciones

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

El propósito del cargo es asegurar la gestión integral y eficiente de la cadena de suministro y apoyo logístico para las operaciones de Venezuela de acuerdo con actividades y despliegues solicitados garantizando la entrega oportuna de insumos y servicios críticos a poblaciones afectadas por desplazamiento, conflicto armado y limitaciones de acceso a servicios básicos para salvar vidas, aliviar el sufrimiento y cubrir las necesidades esenciales de la población afectada.

El cargo es clave para fortalecer la capacidad de respuesta de la organización, asegurando que todas las adquisiciones, almacenamiento, transporte, distribución y gestión de activos cumplan con los estándares de calidad, regulaciones de donantes y políticas internas de la organización. Asimismo, el oficial contribuye a la implementación efectiva de intervenciones multisectoriales que incluyen seguridad alimentaria (MPCA y asistencia alimentaria), atención primaria en salud, salud reproductiva y obstétrica (SSR), salud mental y apoyo psicosocial (SMAPS), prevención de violencia de género (VBG) y educación en emergencias, garantizando que estas lleguen a las poblaciones más vulnerables con enfoque de protección, equidad de género y derechos humanos.

El cargo también implica coordinar con proveedores, comunidades locales, equipos internos y socios estratégicos, asegurando la integración de controles internos, trazabilidad, eficiencia operativa y sostenibilidad en la gestión logística. Además, el oficial contribuye a la planificación territorial, adaptando las operaciones a contextos de difícil acceso y población en desplazamiento, mediante presencia fija o despliegue móvil, para maximizar cobertura, continuidad de los servicios y efectividad de la respuesta.

Finalmente, el oficial debe ser un agente activo en la gestión de riesgos y seguridad, cumpliendo con protocolos de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), estándares de protección y políticas de prevención de explotación y abuso sexual (PEAS), garantizando un entorno seguro tanto para el personal de la organización como para las comunidades beneficiarias.

ALCANCE DEL ROL

En el marco del fortalecimiento del equipo de Supply Chain (SC) y con el objetivo de incrementar la capacidad operativa y la eficiencia en la gestión de procesos en Venezuela, este rol deberá contar con disponibilidad para despliegue según las necesidades de la operación, especialmente en contextos de picos de trabajo derivados del inicio, cierre de proyectos u otras situaciones críticas que requieran soporte operativo adicional.

El cargo estará basado en Caracas, dada su ubicación estratégica por la cercanía a la respuesta en emergencia después del terremoto de 24 de junio.

Se espera que este rol contribuya de manera significativa a la optimización de la carga laboral del equipo, mediante la asignación de responsabilidades claras, ya sea por procesos o por tareas específicas, tales como:

• Gestión integral de procesos de adquisición (RFP y RFQ), incluyendo seguimiento y cierre.

• Elaboración de estudios de mercado.

• Revisión documental de contratos, envío a revisión legal y seguimiento hasta la firma.

• Solicitud de creación de vendor.

• Gestión documental y preparación de documentación para auditorias.

• Seguimiento administrativo de proyectos de infraestructura.

• Otras actividades operativas que generen eficiencia y descarga en el equipo.

Supervisión y coordinación:

• La supervisión directa del cargo estará a cargo de la Coordinación de Operaciones en Venezuela.

Este rol también deberá brindar soporte transversal, adaptándose a las necesidades operativas y asegurando continuidad en los procesos críticos de Supply Chain.

Finalmente, se promoverá una especialización progresiva del equipo, que permita una distribución más eficiente de responsabilidades (por ejemplo: seguimiento a socios) sin perder la capacidad de respuesta integral del equipo.

RESPONSABILIDADES

• En coordinación con el supervisor, realizar y documentar el análisis de precios y costos en relación con las gestiones de adquisición para el CIR-VE; El análisis de precios generalmente tomará la forma de comparación de cotizaciones, precios de mercado u otros índices. El análisis de costos debe asegurar que cada elemento del costo es razonable, permisible bajo las regulaciones del CIR-VE y de los donantes, y aceptable para el proyecto basado en el beneficio relativo.

• Realizar labores de fortalecimiento y seguimientos a socios locales en el área de Supply Chain.

• Garantizar un control adecuado de la gestión de las adquisiciones de bienes y servicios de acuerdo con las políticas y procedimientos del CIR-VE

• Facilitar los aspectos de adquisición, de la planificación del programa y las próximas necesidades de recursos de adquisición.

• Realizar el seguimiento de las entregas, ya sea con los proveedores o con el personal del CIR-VE; Garantizar que todos los suministros, servicios y equipos requeridos se entreguen a tiempo. Esto incluye la comunicación rutinaria, la coordinación y la planificación con el personal solicitante pertinente en relación con sus pedidos.

• Coordinar con los departamentos de finanzas, administración y programas para garantizar la integración de los controles internos, el pago puntual a los proveedores y una documentación de apoyo completa y auditable.

• Gestiona, monitorea y hace seguimiento a gestión de activos, incluida actualización, reporte mensual y sugerencias de acción.

• Garantiza que se utilizan los formatos dispuestos por la organización para cada proceso de la cadena de suministros incluidos almacén, flota y activos respectivamente

• Garantiza que se siguen los procedimientos, políticas y estándares en la ejecución de cada paso de la cadena de suministros.

• Gestiona, monitorea y hace seguimiento a gestión de flota alquilada, incluida actualización, reporte mensual y sugerencias de acción.

• Garantiza que todos los documentos relacionados con cadena de suministros (copias electrónicas e impresas) se guarden organizados y estén actualizados. Debe acompañar el fortalecimiento de la estrategia de gestión documental de CIR-VE y el cumplimiento de la estructura diseñada a nivel general.

• Informa oportunamente cualquier desviación en el proceso de adquisición, lo identifica y documenta, en coordinación con su supervisor sugiere los pasos a seguir de acuerdo con las regulaciones de CIR-VE.

• Gestionar solicitudes de creación y actualización de proveedores (vendors) garantizando el cumplimiento de los requisitos documentales.

• Organizar, actualizar y mantener expedientes documentales de operaciones, asegurando disponibilidad y cumplimiento para auditorías internas y externas.

• Realizar seguimiento administrativo a proyectos de infraestructura y rehabilitación, incluyendo control documental, seguimiento a cronogramas, contratos y soportes de pago.

• Cualquier otra función relacionada con el rol, asignado por el supervisor para lograr los objetivos.

RESPONSABILIDADES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO:

Ejercer las labores derivadas de su contrato de trabajo con sujeción a las normas de seguridad y salud en el trabajo no solo en defensa de su propia seguridad y salud sino también con respecto a los demás trabajadores y beneficiarios y en resguardo de las instalaciones donde labora, informando sobre condiciones o situaciones peligrosas al supervisor inmediato o a los órganos internos (área de seguridad y salud, comité de seguridad y salud laboral, convivencia laboral, brigadas de emergencias, comité de seguridad vial) para la prevención de accidentes y/o enfermedades laborales de manera que se puedan tomar acciones oportunamente. Usarán en forma correcta y mantendrán en buenas condiciones los equipos de protección personal dando cuenta inmediata al responsable de su suministro o mantenimiento, de la pérdida, deterioro, vencimiento, o mal funcionamiento de estos.

• Participar en la actualización de la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos.

• Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.

• Promover la comprensión de la política en los trabajadores.

• Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento en Seguridad y Salud en el Trabajo.

• Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo.

• Participar en las inspecciones de seguridad.

REQUISITOS:

• Título profesional en Administración, Logística, Ingeniería, campo de negocios o carreras afines.

• 1-3 años de experiencia específica en tareas de compras, logística, almacén (cadena de suministros).

• Habilidades fuertes de desempeño organizacional, refiere a capacidad de interactuar efectivamente con personal internacional y nacional.

• Nivel intermedio de inglés oral y escrito.

• Manejo avanzado de herramientas ofimáticas de Microsoft.

• Comprensión de ética en procedimientos de adquisición, y cumplimiento de regulaciones de donantes.

• Tiene capacidad demostrada para realizar múltiples tareas y procesar información en acción para no retrasar las actividades del programa.

• Le apasiona el trabajo de las ONG’s y tiene un pensamiento positivo con una actitud de

• "hacerlo posible y trabajar en equipo".

• Usted es confiable y flexible, autodidacta y trabaja bien bajo presión y limitaciones de tiempo

• Disponibilidad para viajar al campo según se requiera.

ESTÁNDARES:

Estándares de conducta profesional: los trabajadores de CIR-VE deben adherirse a los valores y principios descritos en el código conducta profesional de la organización. Estos son integridad, servicio y rendición de cuentas. De acuerdo con estos valores, el CIR-VE opera y aplica políticas sobre la protección del beneficiario contra la explotación y el abuso, la salvaguardia del niño, el acoso en el lugar de trabajo, la integridad fiscal y anti-represalias.

Igualdad de género: CIR-VE se compromete a reducir la brecha de género en posiciones de liderazgo. Ofrecemos beneficios que proporcionan un entorno propicio para que las mujeres participen en nuestra fuerza de trabajo, incluido el permiso parental, los protocolos de seguridad sensibles al género y otros beneficios y subsidios de apoyo.

Igualdad de oportunidades del Empleador: CIR-VE es un empleador de igualdad de oportunidades. CIR-VE considera a todos los solicitantes sobre la base del mérito sin tener en

cuenta la raza, sexo, color, origen nacional, religión, orientación sexual, edad, estado civil, estado

deveterano, discapacidad ocualquierotra característica protegidaporlaley aplicable

PROFESSIONAL STANDARDS

All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.

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