El propósito del cargo de un Oficial de logística es garantizar la implementación diaria, eficiente y con calidad de los procesos logísticos, asegurando el cumplimiento de los procedimientos, políticas y estándares de NRC. Este rol contribuye al desarrollo oportuno de las operaciones en terreno mediante la gestión de adquisiciones, transporte, almacenamiento, inventarios y otros servicios logísticos, con el fin de apoyar la ejecución efectiva de los proyectos y optimizar el uso de los recursos disponibles en emergencias.
Responsibilities
Responsabilidades genéricas
- Asegurar el cumplimiento de las políticas, manuales, procedimientos, directrices del NRC y requisitos de los donantes.
- Apoyar en la implementación del portafolio logístico de acuerdo con el Plan de Acción establecido.
- Brindar soporte técnico y acompañamiento a los asistentes logísticos para garantizar la correcta ejecución de sus tareas.
- Actuar como punto focal para la recepción de requerimientos de compras, realizando el análisis, revisión y asignación de estos a los asistentes logísticos, balanceando su carga de trabajo.
- Coordinar la generación y dar seguimiento a la implementación de los Acuerdos Marco de Proveedores (FWA) a nivel local.
- Apoyar en la preparación, generación y consolidación de reportes logísticos requeridos.
- Servir como respaldo de los asistentes logísticos cuando se requiera garantizar la continuidad de las operaciones.
- Apoyar al Líder Logístico en la preparación y respuesta a auditorías internas y externas.
- Garantizar la adecuada presentación, organización y archivo de todos los documentos de soporte logístico.
- Participar activamente en la planificación, organización y entrega oportuna de las actividades logísticas.
- Dar seguimiento al trabajo de los asistentes logísticos en el mantenimiento de registros de operaciones, proveedores y equipos.
- Cuando sea requerido acompañar las actividades en terreno de los equipos operativos.
- Promover iniciativas y compartir ideas orientadas a la mejora continua de la función logística.
- Ejecutar otras tareas que le sean asignadas por la Gerencia de Línea, en coherencia con los objetivos del área.
Responsabilidades específicas
Gestión y Monitoreo Logístico
- Apoyar en el monitoreo de los procesos logísticos realizados por los asistentes (compras, bodegas, gestión de flota y activos), así como de los socios y/o contratistas, asegurando el cumplimiento del plan de acción, contratos, gastos y documentación del proyecto.
- Realizar control de calidad y brindar asistencia técnica a los asistentes logísticos, socios y/o consultores en los procesos logísticos.
- Apoyar en la emisión de los reportes KPI de la unidad en el área, así como en los planes de mejora del desempeño de la gestión de la cadena de suministros de acuerdo con las mediciones analizadas.
- Realizar seguimiento al trabajo diario de los asistentes de logística, transporte y bodegas para garantizar la entrega oportuna de los servicios, en línea con el Manual de Logística de NRC, los SOP´s de la Oficina de País, los requisitos de los donantes y tiempos de respuesta en emergencia.
Compras, Contratos y Proveedores
- Asegurar la renovación oportuna de contratos de corto, mediano y largo plazo, supervisar el desempeño de los proveedores y garantizar los pagos conforme a los términos contractuales.
- Apoyar en la gestión efectiva de adquisiciones en coordinación con la Oficina Central de NRC en Colombia, Ecuador y Panamá.
Gestión de Activos, Inventarios y Flota
- Asegurar la operación de los asistentes para la actualización oportuna del registro de activos e inventarios en Excel y Agresso.
- Realizar un seguimiento de la documentación relacionada con el transporte y las mercancías, como contratos, guías de transporte, etc.
- Asegurar la gestión diaria de la flota de vehículos en cumplimiento de las políticas de NRC.
- Preparar en coordinación con los programas el plan de transporte de carga semanal, supervisar movimientos por carretera y coordinar actividades de transporte con las partes interesadas.
- Mantener registros de calidad, cantidad, niveles de stock, tiempos de entrega, costos de transporte y eficiencia de bodegas, asegurando la exactitud de la información.
Capacitación y Asistencia Técnica
- Brindar asesoría logística, apoyo y capacitación al personal de NRC y contrapartes para fortalecer las capacidades técnicas y operativas
- Apoyar la implementación de actividades PSI incluidas en el Plan de Acción de la oficina país relevantes para su unidad/equipo.
Ejecutar otras tareas asignadas por la supervisión directa, en concordancia con el propósito del cargo.
Qualifications
Competencias Profesionales Genéricas
Son las competencias profesionales o técnicas, los conocimientos, la cualificación y la experiencia necesarios para un desempeño eficaz que permita obtener el resultado deseado que exige esta función
- Profesional en ingeniería industrial, Administración de Empresas, Negocios Internacionales, o áreas afines.
- Mínimo tres (3) años de experiencia comprobada en una responsabilidad similar.
- Experiencia previa de trabajo en contextos complejos y cambiantes.
- Conocimiento básico en el idioma inglés
Competencia, conocimientos y experiencia relacionados con el contexto
- Experiencia mínima de trabajo de tres (3) años en funciones de logística en contextos de ayuda humanitaria.
- Experiencia en Manejo de Bodegas y almacenes.
- Experiencia en Gestión de Activos Fijos.
- Conocimientos sólidos en Gestión de Abastecimientos - Cadenas de Suministro.
- Conocimientos en Gestión de flota.
- Conocimientos en Gestión de transporte de mercaderías a nivel nacional e internacional.
- Conocimiento de herramientas ofimáticas MS Office (Word, Excel Avanzado, Power Point, Outlook) y experiencia en manejo de software ERP.
Organization context
The Norwegian Refugee Council (NRC) is a global humanitarian organisation helping people forced to flee.
Join us in assisting millions of people in areas where others cannot, tackling some of the world's most dangerous and difficult crises. Bring your skills and dedication to an organisation recognised for providing high quality aid and for defending the rights of refugees and internally displaced people.
At NRC, we give responsibility to employees at all levels and foster professional growth and innovative teams. You can expect a supportive culture and an open dialogue with management. We are committed to diversity, equity and inclusion.
Together, we save lives and rebuild futures.
Safeguarding is central to NRC’s work. We expect all employees to:
• treat everyone with respect and dignity
• contribute to building a safe environment for all
• never engage in any form of exploitation, harassment and specifically sexual exploitation, abuse and sexual harassment (SEAH)
• always report. NRC has a zero-tolerance approach to inaction against exploitation, abuse and SEAH
