Logistics Officer

Le Niger fait face à une multitude de crises humanitaires (mouvements de populations, malnutrition, insécurité alimentaire, épidémies récurrentes, inondations cycliques et sécheresse), exacerbées par la pandémie de la COVID-19. La problématique « conflit », cause principale de l'insécurité et de l'instabilité croissantes au Niger et dans les pays voisins, engendre des déplacements de populations qui touchent actuellement cinq régions du Niger : Diffa, Tillabéry, Tahoua, Niamey, et Maradi. Les régions de Tillabéry et de Maradi, où l’essentiel des activités Shelter et WASH de NRC sont présentes, totalisent 46 % des déplacés internes, alors que la région de Maradi où les activités Shelter et WASH ciblent les réfugiés, totalise 23% des réfugiés du Niger (en provenance des Etats de Katsina et Zamfara au Nigéria).

NRC est présent à Tilabéry depuis 2019 où l’organisation met en œuvre des activités tels que l’éducation, les abris, l’eau assainissement et hygiène, la protection, l’Information Conseil et Assistance juridique (ICLA) et la sécurité alimentaire et moyens de subsistance en faveur des populations déplacées et dont l’accès aux service sociaux de base et aux moyens d’existence est compromise dans un contexte où des insuffisances étaient déjà prégnantes avant la crise. A Maradi, NRC était présente depuis 2020, les activités Shelter avaient été suspendues en août 2020 à la faveur NRC de d’arrivée d’autres acteurs humanitaires. Avec les gaps de réponse qui se sont créés avec le temps au fil de la continuité des déplacements et de la croissance des besoins.

C’est dans ce contexte que NRC, a besoin de recruter un(e) Officer Logistics talentueux(se), motivé(e)et qualifié(e) qui contribuera activement à la réalisation de la vision de NRC et de créer une bonne gestion au sein du département Logistics Maradi afin de répondre aux exigences de la mission.

Tous les employés de NRC sont censés travailler dans le respect des valeurs fondamentales de l’organisation : dévouement, innovation, inclusivité et responsabilité. Ces attitudes et croyances guideront nos actions et nos relations.

Responsibilities

1. Rôles and responsabilités

Logistics Officer est en charge de la mise en œuvre quotidienne de la logistique et de l’administration.

Responsabilités générales

• S'assurer de l'adhérence aux politiques, manuels et directives NRC.
• Mettre en oeuvre les fonctions support qui lui sont déléguées en accordance avec le plan d'action
• Rédiger les rapports sur l'avancée des activités support sur demande du superviseur ou de la direction.
• S'assurer de l'archivage correct des documents.
• Encourager et etre force de proposition pour favoriser l'amélioration des fonctions support
• Faciliter l’accès des services étatiques dans le cadre des activités de NRC
• Contribuer à la bonne gestion du service administratif.
• Collecter et consolider les rapports administratifs pour la mission

Responsabilités spécifiques

• Assurer la gestion des achats pour répondre aux demandes, selon les politiques et outils du NRC ;
• Responsable de la gestion de la chaine d'approvisionnement de la base : demande et suivi des achats, réception des biens,
• Saisir toutes les données nécessaires à toutes les étapes de la passation de marchés dans le système de passation de marchés d'Agresso.
• Responsable de la soumission des rapports périodiques pour la base ;
• Responsable de la gestion du catalogue des prix et mise à jour/compilation de la liste des fournisseurs de la base ;
• Inventaire et gestion des biens : en collaboration avec le coordinateur logistique réceptionne les biens commandés et assure l'inventaire et le suivi des assets de la base ;
• Gestion du transport et assure le suivi des mouvements des personnes et des biens en conformité avec les procédures établies (tableaux des mouvements…).
• Gestion du parc de véhicule (voitures, motos, générateurs, camions…): assure l'approvisionnement, fait le suivi de la consommation de carburant et la maintenance du parc.
• Participer à l’organisation des marchés publics de fournitures, transport et transferts conformément aux procédures de NRC
• Point focal pour toutes les activités logistiques dont il/elle est responsable et assure le lien avec les fournisseurs et stations carburant.
• Rédige et soumets - selon des échéances définies - les différents rapports en lien avec les activités dont il est responsable : rapport de stock, consommation de carburant, suivi des contrats, suivi des achats, registre des assets et inventaires des immobiliers etc.
• Assurer le bon acheminement des marchandises jusqu'à la livraison aux services concernés ;
• Préparer une copie papier du dossier d'approvisionnement avec les documents de paiement et s'assurer qu'il est soumis aux Finances.
• Assurer le bon archivage physique et électroniques des documents de la logistique en conformité avec les standards NRC en collaboration avec l’assistant aux achats.
• Evaluer la performance des fournisseurs et complété le tableau de performance.
• Assurer la gestion des contrat fournisseurs et communication etc, dans les délais requis sous la supervision du supérieur hiérarchique ;
• Archiver sur le Filling Tree (Office 365) dans le dossier Admin, les correspondances importance et tout document important pour le classement ;
• Assurer une bonne gestion des correspondances arrivées, des courriers, dispatching dans les départements et envoie des correspondances à l’extérieur à travers un bon système de traçabilité des courriers ;
• Assurer la gestion du stock relatifs a l’implémentation des programmes à travers le fichier de gestion de stock dont le suivi des alertes est bien exécuté ;
• Gérer tous les aspects de planification d'événements, des ateliers, séminaires, formations, team building (y inclus les pauses café, déjeuners et diners) ;
• Faire des propositions pour l’amélioration de la propreté du bureau ;
• Travailler en étroite collaboration avec les départements de la logistique, de la finance et des programmes ;
• Assurer les études de marches de types 1, selon les terminologies de NRC
• Effectuer toutes autres tâches assignées par son supérieur hiérarchique Toutes autres tâches confiées par son superviseur.

Interfaces critiques

Les interfaces critiques pertinentes pour ce poste – i.e. processus et projets internes qui sont liés aux autres fonctions/services ou personnes – sont :

• Fonctions Support: Resources Humain et Administration, Finance et Logistiques au niveau de la zone et du pays.
• Les équipes du projets

Ampleur du poste :

Parties prenantes : Fournisseurs, partenaires etatiques/externe

Informations : Office 365, Agresso

Légalité et/ou conformité institutionnelle : Conformité avec les politiques du NRC et des bailleurs.

Qualifications

1. Compétences

1. Competences professionnelles

Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance.

Compétences professionnelles générales:

• Expérience professionnelle comme Responsable logistique base dans un contexte humanitaire.
• Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables.
• Résultats avérés sur les responsabilités du poste.
• Anglais un atout.

Aptitudes, connaissances et expériences spécifiques au contexte :

• Expérience professionnelle dans une organisation non-gouvernemental international un atout.
• Diplôme ou autre qualification pertinente en logistique, gestion administrative, en économie et Gestion de Gestion ou dans une discipline apparentée
• Experience en qualité de respnsable moyens généraux dans une entreprise ou organisation internationale ;
• Au minimum 3 années d’expérience à un poste similaire ;
• Expérience de la gestion des achats et appels d’offres
• Expérience en gestion de documents papier et électronique
• Expérience de la gestion des fournisseurs et autres
• Bonnes compétences informatiques, notamment utilisation de la messagerie électronique, Microsoft Excel et Word. Expérience de Microsoft 365 un atout.

2. Compétences comportementales :

Le référentiel de compétences du NRC référence 12 compétences comportementales. Les competences suivantes sont essentielles pour ce poste:

• Gérer les environnements peu sûrs
• Planifier et obtenir des résultats
• Autonomiser et renforcer la confiance
• Communiquer de façon respectueuse et impactante

1. Gestion de Performance

Il est attendu que l’employé accomplisse les responsabilités de son poste et agisse en fonction des compétences comportementales associées. La gestion des performances se fera comme stipulée dans le Manuel de Gestion des Performances.

• Les documents suivants seront utilisés :
• Description de poste
• Plan de travail et de développement de l’employé
• Bilan des performances à mi-parcours/fin de la période d’essai.
• Modèle du bilan des performances de fin de contrat
• Référentiel des compétences

Commentaires/Remarques :

Cette description de poste peut être amenée à être ajustée/modifiée en fonction du contexte et des opérations. Les changements éventuels resteront néanmoins dans le cadre du poste. Tout changement sera soumis à l’approbation de la Directrice Pays.

Le Conseil Norvégien pour les Réfugiés (NRC) s'engage activement en faveur de l'égalité des

chances et de la diversité au sein de ses équipes. NRC encourage fortement les candidatures

féminines qualifiées pour ce poste. Les femmes remplissant les critères requis sont

particulièrement invitées à postuler.

NRC applique une politique de recrutement transparente, équitable et fondée sur le mérite.

NRC ne demande jamais de paiement, de contribution financière ou de contrepartie de quelque

nature que ce soit à aucune étape du processus de recrutement (dépôt de candidature,

présélection, entretien, offre d'emploi ou prise de poste). Tout individu ou entité sollicitant de

l'argent au nom de NRC dans le cadre d'un recrutement doit être immédiatement signalé à

l'adresse : speakup@nrc.no

Organization context

The Internal Displacement Monitoring Centre (IDMC) is the world’s authoritative source of data and analysis on internal displacement. Since our establishment in 1998 as part of the Norwegian Refugee Council (NRC), we offer a rigorous, transparent and independent service to the international community, and inform policy and operational decisions to improve the lives of people living in, or at risk of, internal displacement.

With a team of more than 30 people in Geneva and an annual budget of over 5 million USD, we monitor more than 130 countries in the world for which we provide verified, consolidated and multi-sourced estimates of the number of people internally displaced or at risk of becoming displaced by conflict, violence, disasters and development projects. We complement this global data with interdisciplinary research into the drivers, patterns and impacts of internal displacement. Using this evidence, we provide tailor-made advice and support to inform global, regional and national policy-making. Our data and evidence are published on our website and via our Global Internal Displacement Database (http://www.internal-displacement.org/database/displacement-data). Our flagship report, the Global Report on Internal Displacement (https://www.internal-displacement.org/global-report/grid2020/), published every year in May, is the world reference on IDP statistics, featuring trends and thematic analyses, country and regional spotlights.