Information Management Officer (Nationals only)

Contexte

Cadre organisationnel et relations hiérarchiques : Ce poste est situé au Bureau de la coordination des affaires humanitaires (OCHA) au Mali, à Bamako.

L’Administrateur(trice) de la gestion de l’information relève du/de la Chef(fe) de bureau (HoO), OCHA Mali.

Fonctions et responsabilités

Dans les limites des pouvoirs délégués, l’Administrateur(trice) de la gestion de l’information sera chargé(e) des fonctions suivantes :

• Fournit des services consultatifs sur les pratiques de gestion des documents, notamment : analyse des besoins et des processus opérationnels ; organisation et maintenance des actifs informationnels des Nations Unies ; préservation et élimination des documents ; politiques et procédures de gestion de l’information, avec un accent particulier sur les applications technologiques.
• Effectue des recherches, analyse et évalue les nouvelles applications des technologies de l’information dans le domaine des archives et de la gestion des documents, et formule des recommandations pour leur déploiement.
• Participe à des projets d’amélioration des systèmes d’archivage et de gestion documentaire, en contribuant aux études de faisabilité, à l’analyse des systèmes, à la conception, au développement et à la mise en œuvre, ainsi qu’à l’évaluation et aux essais d’améliorations des applications existantes et de nouveaux systèmes ; assure l’assistance aux utilisateurs.
• Conçoit des supports de formation et des manuels d’utilisation ; forme le personnel à l’utilisation du système de gestion documentaire assigné.
• Comprend, maintient à jour et applique les techniques et stratégies de préservation des documents, quel qu’en soit le support. Veille à ce que les installations de stockage de la Section respectent les normes environnementales.
• Gère les activités de traitement des archives en veillant au respect des normes de préservation, des normes bibliographiques internationales, des normes de description et des normes applicables aux bases de données ; établit des inventaires descriptifs ; prépare le balisage des inventaires en vue de leur diffusion électronique ; et formule des recommandations concernant la planification et la priorisation des besoins des programmes de préservation et de description.
• Exécute et supervise les fonctions de référence en conseillant les utilisateurs internes et externes sur les fonds d’archives et leur accessibilité ; maintient des communications avec d’autres réseaux de gestion de l’information ainsi qu’avec des spécialistes des archives et des documents ; supervise les activités de recherche et de reproduction effectuées par le personnel des services généraux.
• Évalue l’adéquation des outils existants de gestion des documents et de référence. Met en œuvre de nouvelles technologies en gestion de l’information afin de garantir que les outils développés pour un accès efficace à l’information soient accessibles au personnel dans l’ensemble de l’Organisation.
• Maintient les normes d’accès et de déclassification en liaison avec les bureaux producteurs de documents et/ou les bureaux concernés concernant l’accès aux documents classifiés ; met en œuvre les décisions relatives à l’accès et à la déclassification.
• Participe à l’élaboration de stratégies de sensibilisation des clients et à leur mise en œuvre. Conduit des programmes de sensibilisation et d’éducation des utilisateurs afin d’améliorer l’utilisation des ressources d’information de bureau ; élabore des présentations adaptées au public cible ; développe des supports de communication pour faciliter la sensibilisation.
• Contribue à l’administration du programme, notamment en apportant une assistance aux employés contractuels et au personnel des services généraux ou en les supervisant, en formulant des contrats de consultants et institutionnels et en assurant leur mise en œuvre, en élaborant le budget du programme, etc.
• Recueille et analyse des données afin d’identifier des tendances ou des modèles et de fournir des analyses au moyen de graphiques, tableaux et rapports utilisant des méthodes de visualisation des données pour permettre une planification, une prise de décision, des présentations et des rapports fondés sur les données.
• Soutient les activités d'évaluation et d'analyse des besoins, y compris les aperçus des besoins humanitaires, les examens de données secondaires, les définitions préliminaires de scénarios et les évaluations initiales rapides multi-clusters ; fourni des conseils sur la conception de l'évaluation pour assurer la qualité des données ; gère les plateformes et les outils qui soutiennent la collecte et l'analyse des données, tels que KoBo Toolbox et Open Data Kit (ODK).

• Produit et met à jour des produits d'information tels que des rapports, des diagrammes et des infographies en transformant des données en produits graphiques pour transmettre des messages et une intrigue ; élabore des documents de sensibilisation, notamment des affiches, des présentations et d'autres documents visuels.

• Gère le contenu des plates-formes Web pertinentes, assure le contrôle de la qualité globale de la plate-forme et veiller à ce que le contenu soit actuel, complet et conforme aux normes de métadonnées pertinentes ; travaille avec des homologues externes sur des plates-formes Web connexes telles que les sites Web des agences et des groupes et ReliefWeb pour faciliter la recherche intersites et interopérabilité.
• Veille à ce que les exigences et les informations de référence utilisées pour l’analyse des données soient dûment documentées.
• S’acquitte de toute autre tâche connexe, selon les besoins.

Relations de travail

Le poste implique des interactions fréquentes avec :

• Des spécialistes des archives, de la gestion des documents et des technologies de l’information au sein du Secrétariat et des autres entités des Nations Unies.
• Des responsables et du personnel des bureaux producteurs et utilisateurs de documents, ainsi que d’autres clients internes et externes (chercheurs universitaires, gouvernements, organisations internationales, etc.).
• Le personnel commercial et technique des fournisseurs.

Résultats attendus

Atteint les objectifs du programme de l’Unité/Section par : la préservation et la mise à disposition des documents ayant une valeur permanente en appui aux besoins opérationnels, informationnels, juridiques et d’audit de l’Organisation ; fournit des orientations aux bureaux du Secrétariat sur la gestion des documents papier et électroniques et leur intégration dans le système automatisé d’information des Nations Unies grâce à des services consultatifs et à la promotion des normes de gestion documentaire afin d’assurer la rapidité, l’exactitude, l’exhaustivité, la gestion efficace, l’accessibilité et l’utilisabilité de l’information.

Compétences:

• Professionnalisme : Connaissance de la gestion de l’information, des archives, de la gestion et de l’élimination des documents. Connaissance de la maintenance des données électroniques, y compris l’évaluation, la conservation et la gestion de la migration ; préservation et description des documents. Aptitude à mener des recherches et à formuler des recommandations sur les tendances en gestion de l’information. Capacité à démontrer des compétences conceptuelles, analytiques et évaluatives et à mener des recherches et analyses indépendantes, en identifiant et évaluant les problématiques, en formulant des options et en tirant des conclusions et recommandations. Fait preuve de fierté dans son travail et ses réalisations ; démontre compétence professionnelle et maîtrise du domaine ; est consciencieux(se) et efficace dans le respect des engagements, des délais et l’atteinte des résultats ; est motivé(e) par des considérations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face aux difficultés ; demeure calme dans des situations stressantes. Assume la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et de garantir la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines d’activité. Capacité à analyser et interpréter des données pour appuyer la prise de décision et à communiquer les résultats à la direction.
• Planification et organisation : Élabore des objectifs clairs et cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et tâches prioritaires ; ajuste les priorités si nécessaire ; alloue un temps et des ressources appropriés pour mener à bien le travail ; anticipe les risques et prévoit des mesures d’urgence ; surveille et ajuste les plans et actions si nécessaire ; utilise le temps de manière efficiente.
• Orientation client : Considère tous les bénéficiaires des services comme des « clients » et cherche à comprendre leur point de vue ; établit et maintient des partenariats productifs fondés sur la confiance et le respect ; identifie les besoins des clients et propose des solutions adaptées ; suit les évolutions internes et externes afin d’anticiper les problèmes ; informe les clients de l’avancement ou des difficultés ; respecte les délais de livraison des produits ou services.
• Maîtrise des technologies : Se tient informé(e) des technologies disponibles ; comprend leur applicabilité et leurs limites dans le travail du bureau ; cherche activement à appliquer la technologie aux tâches appropriées ; fait preuve de volonté d’apprendre de nouvelles technologies.

Compétences et expériences requises

Education:

• Diplôme universitaire supérieur (Master ou équivalent) dans la gestion des archives, sciences de l’information, systèmes d’information, sciences sociales ou domaine connexe requis. Un diplôme universitaire de premier cycle combiné à deux (2) années supplémentaires d’expérience qualifiante peut être accepté en lieu et place du diplôme supérieur.
• La possession d’un diplôme ou certificat en analyse de données, analyse commerciale ou science des données serait un atout.

Experience:

• Un minimum de cinq (5) années avec le Master ou sept (7) années avec la Licence d’expérience professionnelle progressive en gestion moderne des archives, gestion documentaire, bibliothéconomie, gestion de l’information ou domaine connexe est requis. Deux (2) années ou plus d’expérience en analyse de données ou domaine connexe serait un atout.
• Une expérience en gestion de l'information sur le terrain, dans le cadre d'interventions en cas de catastrophe ou de situations d'urgence complexes, est requise.
• Une expérience en gestion de l'information dans le cadre du cycle de programmation humanitaire serait un atout.

Langues:

• La maîtrise du français (oral et écrit) est requise.
• La connaissance de l’anglais serait est atout.

Equal opportunity

As an equal opportunity employer, UNOCHA values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination.

UNOCHA is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all.

Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority

UNOCHA does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles.

Probation

For all new UNOCHA fixed term appointments (FTA), including for staff members being transferred or seconded to UNDP under the Inter-Organization Agreement concerning Transfer, Secondment or Loan of Staff, on an appointment of more than one year, continuation of the appointment beyond the initial 12 months is contingent upon the successful completion of a probationary period.

Right to select multiple candidates

UNOCHA reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNOCHA at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.