With 75 years of experience, our focus is on helping the most vulnerable children overcome poverty and experience fullness of life. We help children of all backgrounds, even in the most dangerous places, inspired by our Christian faith.
Come join our 31,000+ staff working in nearly 100 countries and share the joy of transforming vulnerable children’s life stories!
Key Responsibilities:
% of time
Activity
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Gestion de l'information et rapports
- S'assurer que tous les documents de distribution (espèces, nourriture et articles non alimentaires) sont correctement classés, disponibles et prêts pour tout audit ; visites fréquentes sur le terrain pour aider à la documentation et à la responsabilisation.
- Maintenir la feuille de suivi des factures et mettre à jour et partager avec la direction en temps opportun ;
- Maintenir des systèmes complets de suivi des produits pour s'assurer que tous les produits sont correctement distribués et comptabilisés conformément aux normes du partenariat de WV et des principaux donateurs.
- Veiller à ce que toutes les pertes de produits et les procédures de réclamation soient conformes aux exigences du partenariat World Vision et des donateurs.
- Veiller à ce que les rapports périodiques requis soient générés à partir de la base de données ITS et soumis aux consommateurs concernés et téléchargés dans la DGDB en temps opportun.
- Maintenir le contrôle des stocks sur une base mensuelle et s'assurer que les soldes des livres de marchandises correspondent aux stocks réels.
- Préparez les nouveaux formats requis et approuvés par DMT et partagez-les avec l'équipe pour la tenue des dossiers du projet.
- Aider à la consolidation des rapports mensuels sur les produits du terrain dans la base de données du système de suivi des produits afin de produire des rapports majeurs (CSS, CSR, RSR et LSR) aux donateurs et autres parties prenantes.
- Assurer la soumission en temps opportun de la réplication et des sauvegardes qui incluent les rapports de terrain, les rapports d'entrepôt, etc., avant le 5 de chaque mois pour une consolidation en temps opportun au NO.
- Maintenir un système de classement ordonné, organisé et chronologique, en veillant à ce que des copies papier des rapports recommandés soient disponibles et faciles d'accès à tout moment conformément à la politique de conservation des données du pays.
- Soutenir au besoin la préparation et le partage de rapports réguliers selon les besoins ou requis par les parties prenantes internes et externes : rapport de situation hebdomadaire, rapport mensuel, rapports de données de suivi, procès-verbaux/rapports de cluster, etc. en coordination avec les communications.
- Maintenir des systèmes de gestion des informations d'intervention pour répondre aux besoins d'intervention et développer et soutenir des systèmes pour gérer les demandes d'informations de manière structurée et efficace.
- Soutien au développement et à la maintenance de protocoles de partage d'informations internes avec les fonctions concernées et avec les parties prenantes externes.
- Veiller à ce que des procédures de clôture mensuelles, trimestrielles et annuelles précises et opportunes et des contrôles de révision soient en place pour les rapports.
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Analyse des données et opérations des systèmes :
- Compiler et analyser les informations pertinentes pour éclairer la conception de la réponse, la gestion du programme, l'amélioration opérationnelle et les opportunités d'apprentissage et pour soutenir la prise de décision fondée sur des preuves.
- Faire preuve de flexibilité pour répondre aux besoins de données et de rapports de l'organisation et des autres parties prenantes pour plus d'efficacité dans la collecte de données et les rapports.
- Traiter les informations des bénéficiaires en toute confidentialité
- Analyser et rendre compte régulièrement aux parties prenantes concernées de l'avancement et de la qualité des données ainsi que contribuer à identifier les lacunes opérationnelles.
- Soutenir le projet pour budgétiser efficacement les activités de renforcement des capacités de gestion de l'information, les actifs et tous les coûts liés aux déplacements.
Pour les projets utilisant LMMS ;
- Supervise les problèmes de connectivité sans fil entre les appareils mobiles, les routeurs et les serveurs itinérants dans les opérations sur le terrain, en dépannant si nécessaire.
- Aider à administrer les utilisateurs du système LMMS au sein du projet en coordination avec le responsable/gestionnaire de l'assistance alimentaire.
- Servir de point de contact/support technique pour les moniteurs alimentaires et rendre compte à l'équipe de livraison du système de base de l'état des déploiements sur le terrain.
- Travailler avec les développeurs de logiciels et les partenaires logiciels dans le développement de nouveaux systèmes.
- Installez LMMS dans les serveurs itinérants, les appareils mobiles et effectuez les mises à jour des données système requises pour une utilisation sur le terrain.
- Signalez les défaillances techniques, aidez à reproduire les problèmes et dirigez les installations sur le terrain avec des mises à niveau/nouvelles versions du système.
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Coordination et collaboration:
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- Élaborer un organigramme et un calendrier clairs pour la gestion des informations et les rapports
- Assister à la formation sur les différents outils et participer activement aux réunions du groupe de travail IM, partager les informations avec la direction et le personnel concerné éventuellement les former ;
- Travaille en étroite collaboration avec les moniteurs de terrain et les agents de produits/coordinateurs de terrain sur toutes les questions LMMS/ITS en fournissant des conseils techniques et en adhérant aux normes établies pour l'exactitude des données.
- Travailler en étroite collaboration avec le personnel d'assistance LMMS mondial dans tous les aspects de la préparation et du déploiement de la technologie, en plus de fournir des commentaires et de recevoir des instructions techniques des agents d'assistance et de développement du système LMMS sur le terrain sur les mises à niveau informatiques, la maintenance et les nouveaux développements
- Administration des procédures de contrôle des actifs LMMS.
- Participer à un forum du personnel de support informatique pour LMMS/CTS pour partager des expériences communes et résoudre les problèmes techniques.
- Coordonner avec le service financier le traitement des remboursements des factures des transporteurs et des donateurs et mettre à jour l'analyse des factures mensuellement pour informer le responsable de l'assistance alimentaire et les finances de l'ancienneté des factures et du statut de remboursement
- Un dépositaire de tous les biens et équipements d'aide alimentaire conservés au bureau national
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Développement des capacités et conformité
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- Dirige le développement des capacités avec le personnel sur le terrain pour assurer une couverture adéquate des systèmes de gestion de l'information DMT, des normes WVI en matière de gestion des espèces et des aliments et des rapports.
- Identifie les domaines potentiels de vulnérabilité et de risque de conformité ; élabore/met en œuvre des plans d'action correctifs pour la résolution des problèmes problématiques, et fournit des conseils généraux sur la façon d'éviter ou de traiter des situations similaires à l'avenir, et fournit des rapports sur les progrès des efforts de conformité à la direction.
- S'assurer que la qualité des rapports provenant du terrain est maintenue en tant que normes des donateurs et de WVI
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Liaison and Networking:
- Créer un environnement propice au dialogue, au partage d'informations, aux partenariats et à la coopération lors de la réalisation des interventions du projet.
- Représenter World Vision dans les forums de coordination locaux et assurer la liaison avec les représentants du gouvernement ,d'autres donateurs, des organismes des Nations Unies et d'autres partenaires lorsque cela est approprié et nécessaire.
- Représenter le projet au groupe de travail technique CASH.
- Représenter efficacement les opérations et la mission de WV lors de l'accompagnement des visiteurs, par ex. des représentants des donateurs et/ou du gouvernement, des journalistes et d'autres délégations sur les sites du projet.
- Exécuter toute autre tâche requise par l'agent d'assistance alimentaire/agent de programme ou son représentant
- Participer à l'évaluation des interventions du projet.
- Assurer la liaison avec le gouvernement et les autres parties prenantes et représenter la vision du monde sur les questions liées aux systèmes de gestion de l'information, aux données des bénéficiaires et tel que délégué par son superviseur.
Required Professional Experience
- Au moins 5 ans d'expérience générale en gestion de subventions (requis).
- Au moins 3 ans dans un rôle de chef de projet/gestionnaire dans le cadre d'opérations d'aide alimentaire/en espèces (requis).
- Capacité à établir des relations interculturelles.Avoir une expérience de travail avec les collectivités locales
- Bonne aptitude organisationnelle, de gestion et de planification; respect les échéanciers et est apte à gérer une grande charge de travail;
- Excellente capacité à communiquer ainsi qu’à tisser et entretenir des relations.
- Excellente capacité et connaissance dans la gestion et le développement des capacités du personnel.
- Avoir la capacité de travailler sous pression et de gérer les situations d’urgence selon la mission de l’organisation.
- Respecter les Politiques sur la Protection de l’Enfant, de safeguarding et toutes autres Politiques et Procédures de la World Vision
Required Education,
training, license,
registration, and
certification
- Le titulaire de ce poste doit détenir au minimum un baccalauréat en informatique ou en analyse de données ou en sciences sociales ou tout autre cours connexe d'une université reconnue.
- Un diplôme en gestion de projet, politique publique, sciences sociales ou dans un autre domaine pertinent ; ou la combinaison équivalente d'éducation et d'expérience en gestion de projets humanitaires avec un penchant pour l'aide alimentaire et/ou la certification en espèces (CALP niveau 2 et supérieur)
- Solide expérience dans le système d'exploitation Windows. Invoquer, arrêter ou redémarrer à l'aise les services système, installer et désinstaller des logiciels, créer des groupes d'utilisateurs et configurer les privilèges des utilisateurs.
- Solides compétences en réseau - capable de configurer, sécuriser et administrer des réseaux sans fil ad-hoc peer-to-peer. Capacité à isoler et à résoudre les problèmes de connectivité réseau en conséquence et en exécutant des outils de configuration IP, en réinitialisant les connexions sans fil. Comprend le protocole TCP/IP.
- Connaissance des systèmes de gestion de bases de données relationnelles - une exposition à MySQL est hautement souhaitable, y compris l'utilisation d'outils de gestion de bases de données (tels que MySQL Query Browser et Administrator).
- Capacité à résoudre les problèmes informatiques - à la fois matériels et logiciels. Savoir comment consigner, suivre et résoudre systématiquement les problèmes informatiques.
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Preferred Knowledge
and Qualifications
- Bonne compréhension des langages orientés objet - en particulier Java et des normes de réseau (y compris les communications mobiles), systèmes de gestion de bases de données avec un accent particulier sur les scripts MySQL, compétences avancées de Microsoft Excel
- Capacité à dépanner et à documenter les problèmes de programmation informatique/logicielle - à la fois matériels et logiciels.
- Bonnes compétences en communication écrite et orale; Capacité à consolider l'information dans des présentations visuelles (fiches d'information, graphiques, graphiques, tableaux); de solides compétences en communication pour interagir avec tous les niveaux du personnel, de la direction et la capacité d'influencer les parties prenantes.
- Doit avoir de solides compétences analytiques, de résolution de problèmes et d'organisation avec une attention aux détails avec la capacité de présenter efficacement des concepts aux utilisateurs non professionnels dans divers contextes et par divers moyens (verbaux et écrits).
- Nécessite une bonne compréhension du cycle de vie du projet en mettant l'accent sur l'analyse, les besoins des utilisateurs et l'analyse des écarts, etc.
- Doit être capable de travailler efficacement avec une équipe diversifiée.
- Nécessite la capacité de travailler sous pression et sur plusieurs tâches.
- Doit avoir une orientation service et être très à l'aise pour soutenir les utilisateurs finaux.
- Familiarité avec les mécanismes d'assurance qualité humanitaire, notamment Sphère, le Code de conduite de la Croix-Rouge, le Partenariat pour la responsabilité humanitaire, Ne pas nuire, le Code de bonnes pratiques de People in Aid.
Travel and/or
Work Environment
Requirement
Basé sur le terrain avec 100% de déplacements
Physical
Requirements
N/A
Language
Requirements
Le créole haïtien et français. L'anglais est un atout supplémentaire
Contact (within WV or outside WV)
Reason for contact
Frequency of contact
Bureau National
Soumission de rapport, suivi des activités, formation
Chaque semaine
Bureau régional
Soumission de rapport, planification, coordination supervision
Chaque semaine
Finance, P&C, Administration, sécurité
Budget, dépenses, logistique, consignes
Chaque semaine
DME
Monitorage et suivi des activités
Chaque jour
Ministères (MSPP, éducation, MAST, DINEPA ect.)
Coordination, planification, plan conjoint
Chaque mois
Donor
Coordination, planification, plan conjoint validation des activités
Chaque semaine
Décisions autonomes (qui ne nécessitent pas l'approbation préalable) Encadrement technique des supervisés
- Coordination avec les leaders et partenaires locaux
- Exécution des activités du projet
- Gestion de la performance des supervisés
- Gestion de l’impact des activités du projet
- Suivi administratif
- Budget within approved limit
Des décisions coordonnées (qui exigent la coordination avec les collègues dans les départements/des équipes identiques ou différents)
- Initiation / implémentation des activités qui touchent les domaines de responsabilité d'autres départements, le cas échéant
- Travailler avec d'autres ONG et le gouvernement
Décisions consultés (qui nécessitent l'approbation préalable par le superviseur)
- Embauche de consultants ou de staff
- Communication extérieure à des partenaire
Bduget above approval limit
Applicant Types Accepted:
Local Applicants Only
