Human Resources Associate [Ouvert aux candidats internes & externes]

Approche Tiers / Tiered Approach

Conformément à l'engagement pris de préserver les capacités et de soutenir le personnel déjà en poste au sein de l'Organisation, la majorité des postes vacants au PNUD, au FENU et au programme VNU sont publiés selon un processus de candidature à plusieurs niveaux, dans le cadre duquel :

• Niveau 0 : Personnel international du PNUD/FENU/VNU titulaire d'un contrat permanent (PA) ou à durée déterminée (FTA), dont les postes seront supprimés, ou dont les contrats seront résiliés ou non renouvelés en 2026
• Niveau 1 : Autre personnel du PNUD/FENU/VNU titulaire d'un contrat permanent (PA) ou à durée déterminée (FTA)
• Niveau 2 : Personnel du PNUD/FENU/VNU titulaire d'un contrat temporaire (TA), personnel sous contrat PSA régulier, et Volontaires des Nations Unies Experts et Spécialistes
• Niveau 3 ou aucun niveau indiqué : Tous les autres types de contrat du PNUD/FENU/VNU et d'autres agences, ainsi que les candidats externes

Veuillez prendre note du ou des niveaux indiqués dans l'intitulé du poste vacant, le cas échéant, et vous assurer que vous remplissez les conditions requises pour postuler.

HISTORIQUE & CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Sao Tomé-et-Principe est le deuxième plus petit pays et la plus petite économie d'Afrique. Compte tenu de son insularité, il est vulnérable aux chocs extérieurs, en particulier aux conflits en cours, aux perturbations géopolitiques et à leurs effets potentiels en cascade. Le Programme des Nations Unies pour le développement, présent à Sao Tomé-et-Principe depuis 1976, aide le pays à respecter ses engagements internationaux, principalement en vue d'atteindre les objectifs de développement durable de l'Agenda 2030 des Nations Unies. Conformément au document de projet de pays (CPD) (2023-2027), le bureau de pays (CO) du PNUD continuera à se concentrer sur les priorités identifiées : (1) des systèmes sociaux inclusifs, (2) l'action climatique, la gestion des ressources naturelles et l'énergie, (3) la croissance verte et bleue, et (4) des institutions transparentes et responsables.

OBJECTIF DU POSTE

Sous la direction générale et la supervision d’Assistante du Représentant Résident pour les Opérations, l’Associé (e) aux Ressources Humaines assure la direction de l'exécution de l'ensemble des services RH du bureau de pays, en veillant à leur transparence et à leur intégrité. L’ Associé (e) aux ressources humaines encourage une approche collaborative et orientée vers le client et favorise le maintien d'un moral élevé parmi le personnel.

Il/elle travaille en étroite collaboration avec les équipes chargées des programmes, des opérations et des projets au sein du bureau de pays, les partenaires commerciaux du bureau central du PNUD, le personnel du GSSC et d'autres agences des Nations unies afin d'échanger des informations et de résoudre les problèmes liés aux ressources humaines.

Le PNUD adopte une approche par portefeuille afin de s'adapter à l'évolution des besoins opérationnels et de tirer parti des liens entre les différentes interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est tenu de travailler dans différentes unités, fonctions, équipes et projets au sein d'équipes multidisciplinaires afin de renforcer et de faciliter la collaboration horizontale.

FONCTIONS CLES ET RESPONSABILITES

1.) Assurer l'administration et la mise en œuvre efficaces des stratégies et des politiques RH :

• Assurer la pleine conformité des dossiers et des rapports avec les règles, règlements de l'ONU et les politiques, procédures et stratégies du PNUD ; la mise en œuvre effective des contrôles internes ; et le bon fonctionnement du système et des pratiques de gestion des ressources humaines.

• En consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau, soutenir la cartographie des processus opérationnels RH du CO et contribuer à l'élaboration du contenu et à la mise à jour des procédures opérationnelles normalisées (SOPs) RH internes, au besoin, dans le CO pour compléter les SOPs publiées par le GSSC/OHR. Adapter les processus et les procédures au besoin pour répondre aux besoins du CO.

• Fournir des informations à la direction et au personnel sur la mise en œuvre des politiques RH, des stratégies d'entreprise, des règles et règlements, des processus opérationnels RH et de l'utilisation appropriée des modalités contractuelles.

• Recueillir des informations et appuyer la participation du PNUD à des exercices et enquêtes inter institutions, tels que des enquêtes locales complètes et intérimaires sur les salaires, des enquêtes sur les difficultés et des enquêtes sur les lieux à local, en coordination avec le supérieur hiérarchique direct.

• Recueillir des informations sur la gestion des risques liés aux activités RH des bureaux de pays afin de gérer et d'atténuer les risques de manière proactive.

2.) Fournir des services de ressources humaines au bureau de recherche du PNUD et à d'autres organismes des Nations Unies, y compris le recrutement et la dotation en personnel :

• Mettre en œuvre des processus de recrutement en coordination avec GSSC et localement avec les gestionnaires d'embauche, ce qui comprend la rédaction de descriptions de poste, la contribution au processus de classification des emplois, la rédaction d'annonces de postes vacants, la sélection des candidats, la participation aux panels d'entrevue, le soutien à la soumission d'examens de conformité conformément aux actions déléguées au CO. En coordination avec les gestionnaires d'embauche, soumettre les demandes et les documents appropriés au GSSC pour les actions non déléguées.

• Faciliter la création et la mise à jour des postes dans l'ERP (ou créer des postes si délégués) et l'association et la mise à jour des postes aux champs du graphique, en coordination avec les responsables du budget.

• Assurer le suivi auprès du personnel des finances et de GSSC sur les questions de paie global.

• Surveiller et suivre toutes les transactions liées aux postes, au recrutement, aux avantages sociaux, aux gains/déductions, aux rétroactivités, aux recouvrements, aux ajustements et aux cessations d'emploi par le biais de l'ERP et d'autres plateformes organisationnelles pertinentes.

• Traiter les mesures de gestion des contrats en temps opportun, en étroite coordination avec les superviseurs et la haute direction.

• Fournir un soutien pour traiter les avantages et les droits délégués au management, le cas échéant et en coordination avec le superviseur direct et la direction, tels que les évacuations médicales.

• Tenir à jour le tableau d'effectifs du bureau et les listes locales, le cas échéant.

• Valider les frais de recouvrement des coûts dans le logiciel de gestion intégré pour les services de ressources humaines fournis par le PNUD à d'autres organismes.

• Fournir une assistance à la gestion des contrats, de la paie et des départs en coordination avec GSSC conformément à la délégation de pouvoirs donnée au commandant.

• Fournir un appui et des services en matière de ressources humaines au système des Nations Unies, y compris la fourniture d'informations sur les prestations et les prestations du personnel aux organismes des Nations Unies, conformément aux politiques du PNUD et en coordination avec le GSSC, le cas échéant.

• Fournir un soutien administratif aux nouveaux recrutés et retraités, le cas échéant.

3.) Assurer une bonne gestion des performances du personnel, une gestion des talents et un développement de carrière dans le CO :

• Fournir des informations générales et tenir à jour les données connexes en agissant en tant que secrétaire des groupes de gestion officiels du CO chargés d'examiner et de discuter collectivement des performances, des talents et des besoins de développement du personnel du CO.

• Fournir une assistance à la gestion du rendement, à la production de rapports et au suivi.

• Contribuer à la préparation du plan d'apprentissage à l'échelle du CO en consultation avec la haute direction, l'analyste des RH et le responsable du développement des talents.

4.) Assurer la facilitation de la construction et du partage des connaissances dans le CO :

• Organiser la formation du personnel des opérations et des projets sur les questions de ressources humaines.

• Aider à la création et à la mise en œuvre d'un plan d'intégration local, en tirant parti des ressources de l'entreprise.

• Synthétiser les leçons apprises et les meilleures pratiques en matière de RH.

• Apporter une contribution solide aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Le titulaire s'acquitte de toutes autres tâches relevant de son profil fonctionnel qui sont jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.

Responsabilités en matière de supervision/gestion : N.A

QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation

Diplôme de fin d’études secondaires est requis, OU

Un diplôme universitaire en ressources humaines, en administration des affaires, en administration publique ou dans un domaine équivalent sera dûment pris en considération, mais ce n'est pas un requis

Une certification en Ressources Humaines est souhaitable.

Expérience, connaissances et compétences

• Au moins 6 ans (avec diplôme d'études secondaires) ou 3 ans (avec un diplôme licence) d'expérience en ressources humaines et/ou en administration à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés au niveau national ou international sont requis.

• Expérience de l'utilisation d'ordinateurs et de logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) et connaissance avancée des systèmes de gestion basés sur le Web tels que ERP est requis.

• Expérience dans la gestion des recrutements, des absences, les plans d'apprentissage et des performances du personnel est requise.

• Connaissance des systèmes intégrés de gestion des ressources humaines ; une expérience des systèmes PeopleSoft HCM ou Oracle (Atlas, Quantum) ou équivalent est avantageuse.

• Expérience dans la gestion des ressources humaines avec une organisation au niveau national ou international est souhaitable.

• Une bonne connaissance des règles et procédures du PNUD sera considérée un atout.

Exigences linguistiques

• La maîtrise du portugais et du français sont requises.

• La connaissance de l'anglais est un avantage.

Démonstration des compétences attendues

Compétences corporatives

Obtenir des résultats : NIVEAU 1 : Planifie et supervise son propre travail, prête attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais impartis.

Penser de manière innovante : NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résolution pragmatique des problèmes, apporte des améliorations.

Apprendre de façon continue : NIVEAU 1 : Ouvert d'esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande un retour d'information.

S'adapter avec agilité : NIVEAU 1 : S'adapte au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté/l'incertitude, fait preuve de flexibilité.

Agir avec détermination : NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable de faire preuve de calme face à l'adversité, est confiant.

S’engager et s’associer : NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion/compréhension à l'égard des autres, noue des relations positives.

Favoriser la diversité et l'inclusion : NIVEAU 1 : Apprécie/respecte les différences, est conscient des préjugés inconscients, fait face à la discrimination.

Compétences transversales et techniques

Ressources humaines - Recrutement – Conception et gestion du recrutement: Disposer des connaissances et des compétences nécessaires pour concevoir et gérer des projets de recrutement de bout en bout.

Administration et opérations – Entrée du personnel : Connaître la politique et les procédures relatives aux démarches administratives de début de contrat, y compris la délivrance d’une pièce d’identité professionnelle, la création d’une adresse électronique, l’octroi d’un espace de travail et d’une extension téléphonique, la configuration d’un profil Argus et la délivrance de matériel informatique de bureau.

Administration et opérations – Sortie du personnel : Connaître la politique et les procédures relatives aux démarches administratives de début et de fin de contrat, y compris les formulaires d’autorisation nécessaires pour retourner le matériel de bureau, les pièces d’identité professionnelles et le laissez-passer des Nations Unies, annuler les visas délivrés par les pays d’accueil, ou effacer l’adresse électronique professionnelle et le profil Argus.

Ressources humaines - Compensation/rémunération – Gestion des salaires : Disposer des connaissances et des compétences nécessaires pour appliquer les mécanismes et les outils permettant de recueillir des données relatives aux salaires, de traiter les salaires et de gérer les registres de paie.

Gestion d'entreprise – Satisfaction/gestion de la clientèle : Capacité à réagir rapidement et de manière appropriée en faisant preuve d'un sens de l'urgence, à fournir des solutions cohérentes et à livrer des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité pour répondre aux besoins réels des clients Diriger l'élaboration de stratégies de service à la clientèle

Rechercher des moyens d'apporter une valeur ajoutée au-delà des demandes immédiates des clients ; capacité à anticiper les besoins et les préoccupations futurs des clients.

Ressources humaines - Gestion des talents – Gestion des performances : Disposer des connaissances et des compétences nécessaires pour guider la mise en pratique de la théorie, des systèmes et des outils de gestion de la performance, y compris la formulation des attentes, en fixant des objectifs et des normes de performance ; mener des discussions sur les performances et proposer un accompagnement en la matière ; être capable d’élaborer des processus de gestion et d’évaluation des performances qui permettent de réduire au maximum les biais.

MOTS-CLÉS

• Services et transactions RH
• Recrutement
• Planification de l'apprentissage
• Enquête salariale

Égalité des chances

En tant qu'employeur souscrivant au principe de l'égalité des chances, le PNUD valorise la diversité en tant qu'expression de la multiplicité des nations et des cultures où nous opérons et, à ce titre, nous encourageons les candidats qualifiés de tous horizons à postuler à des postes au sein de l'organisation. Nos décisions d'embauche sont fondées sur le mérite et l'aptitude au poste, sans discrimination.

Le PNUD s'engage également à créer un lieu de travail inclusif où tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, est valorisé, peut s'épanouir et bénéficie d'opportunités de carrière ouvertes à tous.

Harcèlement sexuel, exploitation et abus d'autorité

Le PNUD ne tolère pas le harcèlement, le harcèlement sexuel, l'exploitation, la discrimination et l'abus d'autorité. Tous les candidats sélectionnés sont donc soumis à des contrôles pertinents et doivent respecter les normes et principes respectifs.

Droit de sélectionner plusieurs candidats

Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cette annonce de vacance de poste. Nous pouvons également retenir les candidatures et prendre en considération les candidats qui postulent à ce poste pour d'autres postes similaires au PNUD, au même niveau et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducationnelles similaires.

Alerte aux escroqueries

Le PNUD ne facture aucune redevance à aucun stade de son processus de recrutement. Pour plus d'informations, veuillez consulter www.undp.org/scam-alert.

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