Le Conseil Norvégien pour les Réfugiés (NRC) est une Organisation Internationale Non Gouvernementale d’origine norvégienne, présente dans plus de 25 pays du monde. Il œuvre en République Démocratique du Congo depuis l’année 2001. Ses programmes sont focalisés dans les secteurs d’Education, Réponse Rapide aux Mouvements de Population (RRMP), Protection et Médiation Humanitaire, Abris (Shelter), Eau, Hygiène et Assainissement (EHA/WASH), et l’Information, Conseil, et Assistance Légale (ICLA) en faveur des populations contraintes au déplacement.
Roles et Responsabilités
L’objet du poste de HR/Admin Technical Assistant est d'appuyer le Département Administration et Ressources humaines dans la mise en œuvre quotidienne des activités administratives/HR au sein du Sous-Bureau de NRC au Sud-Kivu.
Responsabilités Génériques
- Travaille en conformité avec les politiques, outils, manuels et directives du NRC.
- Assiste dans la mise en œuvre de la fonction Administrative conformément au plan d'action de la mission.
- En collaboration avec la HR/Admin Officer, il s'assure de l'archivage correct des documents administratifs en dur et en électronique sur filing tree dans le respect du modèle de classement mis en place.
- Fait preuve de maturité dans son travail, propose des idées pour favoriser l'amélioration de la fonction administrative/RH dans le Sous-Bureau du Sud-Kivu.
- Contribue à la bonne gestion des activités administratives/HR dans le Sous-Bureau du Sud-Kivu.
- Rédige les rapports sur l'état d'avancement des activités administratives sur demande de la hiérarchie.
Responsabilités Spécifiques
- Est responsable de la réception et de l’expédition du courrier interne/externe au niveau du Sous-Bureau du Sud-Kivu, s’assure de la distribution du courrier reçu et tient à jour un registre de suivi ;
- Est responsable de toutes les réservations de billets Bateau pour tous les mouvements/voyages pour le personnel de NRC au Sud-Kivu;
- Prépare la synthèse des mouvements de voyage mensuel et soumet à la HR/Admin Officer pour suivi ;
- Prépare la synthèse des factures de vol mensuel et soumet à la HR/Admin Officer pour suivi jusqu’à concurrence de paiement par l’équipe de finance;
- Est responsable de l’archivage (en dur et électronique) de tous les documents administratifs (baux, conventions médicales et autres contrats liées aux activités administratives) ; mais aussi, l’archivage (en dur et électronique) de toutes les factures des partenaires et les preuves de paiement y afférentes ;
- Est le point focal pour les relations avec la CNSS (enrolement, paiement cotisations, etc);
- Apporte un support dans le processus de recrutement de la main d’oeuvre occasionnelle (publication, collecte des dossiers, organisation de tests ecrits et interviews);
- Constitue le dossier de chaque nouvel employé à son entrée et se rassure que tous les documents sont disponibles et complets selon la checklist de NRC;
- Se rassure que chaque nouvel employé au Sud-Kivu a signé un Job Description conjointement avec son superviseur et qu’il y a une copie bien classée dans son dossier ;
- Tient et met à jour de manière permanente les dossiers du personnel du Sous-Bureau du sud-Kivu ;
- S’assure que l’archivage en dur et électronique sur filing tree des dossiers du cycle des employés (de l’entrée à la sortie) du Sous-Bureau du sud-Kivu est bien fait;
- Fait le suivi mensuel des mouvements (congés annuels, congés de circonstances, jours fériés) et transmet mensuellement le tracker à jour à la HR/Admin Officer pour vérification ;
- Assure une bonne documentation/classement en dur et électronique des copies des déclarations et peuves de paiements ;
- Fait signer les bulletins de paie à la fin de chaque mois aux personnels du Sous-Bureau du sud-Kivu et les archive conformément aux directives données;
- Met à jour et fait le suivi des timesheets du personnel national du Sous-Bureau du sud-Kivu ;
- Fait rapport régulièrement à sa hiérarchie sur ses activités afin d’obtenir son appui en cas de nécessité ;
- Effectue toutes autres tâches assignées par son superieur hierarchique.
Interfaces Critiques
Par interfaces, NRC fait référence à des processus et des projets qui sont liés à d'autres départements/unités ou personnes. Les interfaces pertinences pour ce poste sont:
- Support: Area Support Manager, Finance, Logistique et ICT
- Support aux programmes : Project Staffs, Coordonnateurs techniques de projet
- Sécurité: Area Manager, officier de sécurité de la zone
- Externe: Structures étatiques
Compétences Professionnelles Générales
- Être détenteur d’un diplôme universitaire en droit, finance, comptabilité, économie, gestion et administration des affaires, ou discipline pertinente.
- Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance.
- Capacités de respect des deadlines
- Capacité de rédaction des rapports clairs et concis
- Maîtrise du pack Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) ainsi que d’autres outils d’analyse et de traitement des données
- Bonne maitrise de la gestion des voyages et des bases/hébergements.
- Maîtrise du français, tant à l'écrit qu'à l'oral.
