Fleet & Asset Officer

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITE :

Stratégies

• Assurer une gestion efficace, sécurisée et conforme de la flotte automobile, des équipements motorisés et des installations énergétiques à travers la planification des mouvements, le suivi de la maintenance, la supervision des chauffeurs et l’optimisation des ressources opérationnelles.
• Garantir une gestion optimale du cycle de vie des actifs de l’organisation, depuis l’acquisition jusqu’à la cession, en assurant la traçabilité, le contrôle physique, la conformité et l’utilisation efficiente des équipements conformément aux politiques internes et aux exigences des bailleurs.
• Assurer la mise à jour et l’utilisation efficace des systèmes de gestion de la flotte et des actifs (GlidGo et assets), produire des rapports analytiques fiables et fournir des recommandations stratégiques pour soutenir la prise de décision et l’amélioration des performances opérationnelles.

Responsabilité :

1. Gestion de la flotte, des mouvements et des équipements motorisés/solaires

• Assurer la gestion opérationnelle de la flotte automobile, des motos, des groupes électrogènes et des installations solaires conformément aux politiques et procédures de Save the Children.
• Coordonner les mouvements des véhicules et veiller au respect des règles de sécurité routière ainsi que des procédures de transport de l’organisation.
• Superviser les chauffeurs et personnels techniques, gérer leurs plannings et contribuer au renforcement de leurs capacités et de leurs performances.
• Planifier et superviser la maintenance préventive et corrective des véhicules, motos, groupes électrogènes et installations solaires afin de garantir leur disponibilité et leur bon fonctionnement.
• Assurer le suivi des réparations et des interventions techniques en collaboration avec les prestataires externes, tout en veillant au respect des standards de qualité et des délais.
• Gérer et suivre les documents réglementaires et administratifs relatifs à la flotte et aux équipements motorisés (assurances, visites techniques, contrats de maintenance, etc.).
• Contrôler la consommation de carburants, lubrifiants et pièces de rechange, analyser les ratios de consommation et signaler toute anomalie à la hiérarchie.
• Veiller à la disponibilité, à la sécurisation et au bon usage des outils mécaniques, équipements techniques et moyens roulants de l’organisation.
• Assurer la disponibilité continue de la flotte en tenant compte des priorités opérationnelles et des contraintes d’accès terrain.
• Adapter la planification des mouvements en fonction du contexte sécuritaire, des restrictions d’accès et des priorités programmatiques.
• Mettre en place et maintenir un système strict de contrôle de l’utilisation des véhicules afin de prévenir les abus, détournements ou utilisations non autorisées.
• Garantir la disponibilité des véhicules pour les interventions critiques, notamment dans le cadre des réponses d’urgence et des missions prioritaires terrain.
• Assurer le suivi et le reporting des incidents et accidents en conformité avec les procédures SCI.

2. Gestion des équipements (Assets)

• Assurer la gestion et le suivi des actifs de l’organisation à travers un inventaire fiable et régulièrement mis à jour des équipements et ressources.
• Effectuer des contrôles physiques réguliers afin de vérifier l’état, la fonctionnalité et la conformité des actifs aux politiques organisationnelles.
• Coordonner les acquisitions, affectations, transferts, mouvements et mises au rebut des actifs conformément aux procédures internes et aux exigences des bailleurs.
• Assurer la traçabilité et le suivi du cycle de vie des actifs depuis leur acquisition jusqu’à leur cession.
• Collaborer avec les départements programmes, logistique, finance et opérations afin d’assurer une utilisation optimale des équipements en fonction des besoins opérationnels.
• Assurer la gestion des actifs sur plusieurs sites (base et sous-bases), avec un suivi rigoureux des affectations, transferts et états des équipements, en lien étroit avec les équipes programmes et les partenaires, afin de garantir une utilisation optimale et conforme aux exigences des bailleurs.

3. Coordination opérationnelle et appui aux programmes

• Assurer une coordination étroite avec les équipes supply chain, programmes, sécurité et finance afin de garantir un alignement efficace entre les besoins opérationnels et les ressources disponibles.
• Appuyer les équipes terrain dans la planification logistique des activités et contribuer aux mécanismes de gestion de crise, notamment dans le cadre des réponses d’urgence (épidémies, déplacements, interventions rapides).

4. Rapportage et gestion des systèmes

• Assurer la mise à jour régulière et l’utilisation effective des systèmes de gestion de la flotte (GlidGo, Fleet 360.) et des actifs (eAssets) afin de garantir la fiabilité des données et la traçabilité des opérations.
• Produire des rapports périodiques sur la gestion de la flotte, des équipements motorisés et des actifs, incluant les indicateurs de performance, les consommations, les coûts et les recommandations d’amélioration.
• Produire des analyses régulières sur la performance de la flotte et des actifs, incluant la consommation de carburant, les coûts de maintenance, et les taux de disponibilité, et proposer des recommandations concrètes pour améliorer l’efficacité opérationnelle et réduire les risques.