Finance Associate (Ouvert aux candidats niveau 0, 1 & 2)

Tiered Approach / Approche Tiers

Conformément à l'engagement pris de préserver les capacités et de soutenir le personnel déjà en poste au sein de l'Organisation, la majorité des postes vacants au PNUD, au FENU et au programme VNU sont publiés selon un processus de candidature à plusieurs niveaux, dans le cadre duquel :

• Niveau 0 : Personnel international du PNUD/FENU/VNU titulaire d'un contrat permanent (PA) ou à durée déterminée (FTA), dont les postes seront supprimés, ou dont les contrats seront résiliés ou non renouvelés en 2026
• Niveau 1 : Autre personnel du PNUD/FENU/VNU titulaire d'un contrat permanent (PA) ou à durée déterminée (FTA)
• Niveau 2 : Personnel du PNUD/FENU/VNU titulaire d'un contrat temporaire (TA), personnel sous contrat PSA régulier, et Volontaires des Nations Unies Experts et Spécialistes

Veuillez prendre note du ou des niveaux indiqués dans l'intitulé du poste vacant, le cas échéant, et vous assurer que vous remplissez les conditions requises pour postuler.

Background

Sous la supervision directe de l’Operations Manager, l’associé(e) aux finances assure l’exécution effective des opérations financières et procédures du bureau, en assurant l’utilisation transparente des ressources du bureau. L’associé aux Finance promeut la satisfaction du client dans l’exécution de ses tâches, tout en respectant les règles et procédures financières du PNUD.

L’Associé(e) aux Finances est appelé (e) à superviser le personnel d’appui de l’unité des Finances et travaille en étroite collaboration avec l’unité des Opérations, du programme et des projets du bureau de terrain, le siège du PNUD et d’autres agences des NU en vue de résoudre les problèmes divers liés aux opérations financières et échange d’informations.

L'équipe des finances soutient le bureau de pays dans la promotion de son programme de développement durable en améliorant continuellement la performance financière du Bureau Pays (CO), en assurant une saine gestion des ressources financières et en assurant une forte responsabilisation grâce à une prise de décision éclairée, à des processus de gestion financière efficaces et à des rapports financiers transparents conformes aux normes internationales et aux directives réglementaires.

Duties and Responsibilities

Sous la supervision directe de l’Operations Manager l'Associé(e) aux finances assure la direction de l'exécution des services financiers au sein du Bureau pays (CO) en veillant à l'utilisation efficace et transparente des ressources financières et à l'intégrité des services financiers. L'associé(e) aux finances promeut une approche collaborative et axée sur le client, conformément aux règles et règlements du PNUD.

L'associé(e) aux finances supervise et dirige le personnel de soutien de l'unité des finances. L'Associé(e) aux finances travaille en étroite collaboration avec les équipes chargé(e)s des opérations, des programmes et des projets du CO, ainsi qu'avec le personnel du Siège du PNUD et du GSSC pour fournir des informations et résoudre des problèmes complexes liés à la gestion financière et aux opérations.

Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour s'adapter à l'évolution des besoins des entreprises et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler au sein d'équipes, d'équipes et de projets multidisciplinaires afin d'améliorer et de permettre la collaboration horizontale.

1.) Soutenir l'administration et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles et adapter les processus et les procédures.

• Veiller à ce que les activités financières du Bureau Pays, le système d'enregistrement et de communication des rapports financiers et le suivi des recommandations de l'audit soient pleinement conformes aux politiques et procédures et stratégies du PNUD en matière de programmes et d'opérations. Faciliter la mise en place de contrôles internes efficaces et le bon fonctionnement d'un système de gestion des ressources financières axé sur le client.
• Aider la direction du bureau à préparer et à réviser les processus opérationnels des finances du Bureau Pays, à cartographier et à élaborer le contenu des procédures opérationnelles normalisées internes dans le domaine des finances, en consultation avec la direction du bureau.
• Préparer des rapports contenant une analyse de la situation financière du Bureau Pays (CO).
• Aider la direction du bureau à définir le cadre et les conditions des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du Bureau Pays.
• Élaborer des propositions et mettre en œuvre des stratégies d'économie et de réduction des coûts en consultation avec la direction du bureau.
• Surveiller régulièrement les rapports d'exception financière pour les activités et les transactions inhabituelles ; et enquêter sur les anomalies ou les transactions inhabituelles. Informer la haute direction du CO et les autres membres du personnel du PNUD au Siège des résultats de l'enquête lorsque des réponses satisfaisantes ne sont pas obtenues.
• Maintenir les ententes de financement et de fonds en fiducie, assurer le suivi des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du Bureau Pays

2.) Assurer l'administration des budgets des projets de gestion du CO, l'apurement des budgets des projets de développement et le fonctionnement d'un système optimal de recouvrement des coûts.

• Produire de l'information approfondie pour la planification des ressources financières du Bureau Pays
• Préparer et modifier les budgets des projets du PNUD, assurer le suivi avec le siège des plafonds de dépenses autorisés (ASL) pour les projets de gestion.
• Assurer l'administration du mécanisme de contrôle des projets de développement en surveillant les budgets, en préparant et en modifiant l'état budgétaire par rapport à l'ASL, et faire le suivi avec l'AC sur l'ASL pour les projets de gestion.
• Préparer en temps opportun les factures de recouvrement des coûts et de DPC dans l'ERP pour les services fournis par le PNUD. Élaborer et mettre en œuvre un système de suivi des revenus et assurer le suivi du recouvrement des coûts. Établir des critères pour la répartition proportionnelle des contributions des organismes au compte des services communs, préparer et modifier le budget des services communs et assurer le suivi du recouvrement des paiements en temps opportun.

3.) Fournir un soutien comptable et administratif à l'Unité des finances

• Assurer un bon contrôle des pièces justificatives et des factures de paiement et une bonne gestion des documents, y compris l'archivage systématique.
• Examiner la surveillance périodique des rapports financiers pour les projets et les fonds de gestion/l'équilibre budgétaire.
• Maintenir un système interne de contrôle des dépenses qui permet de s'assurer que les factures traitées sont appariées et complétées, que les transactions sont correctement enregistrées et affichées dans l'ERP ; et les demandes de remboursement de frais de voyage et autres droits sont dûment traités.
• Coordonner et examiner les comptes alloués du grand livre général et du grand livre auxiliaire et soutenir la clôture du projet en temps opportun.
• Prenez des mesures correctives en temps opportun sur les factures non validées, y compris les factures comportant des erreurs de validation, des exceptions de correspondance et/ou des factures non approuvées. Fournir une réponse rapide aux demandes de l'AC pour résoudre les problèmes de données financières.
• Tenir à jour les comptes débiteurs pour les projets du PNUD et assurer le suivi des contributions avec les partenaires.
• Assurer l'enregistrement, le rapprochement et la soumission en temps opportun des demandes de TVA auprès de l'autorité fiscale compétente et assurer le suivi des remboursements de TVA.
• Enregistrer et rapprocher les autres revenus, y compris le paiement du GLOC, les contributions en nature des gouvernements et les revenus des organismes par le biais de l'UPL/LPL
• Effectuer les certifications trimestrielles et de fin d'année en temps opportun, conformément aux lignes directrices du BCI.

4.) Assurer le bon fonctionnement de la trésorerie et de la gestion de la trésorerie.

• Procéder à un examen en temps opportun de la situation de trésorerie des comptes locaux afin de garantir des fonds suffisants pour les décaissements et de maintenir le niveau de liquidité approuvé par le Trésor. Identifiez et enregistrez les recettes et créez des dépôts ou des demandes de revenus.
• Identifiez et enregistrez les contributions.
• Assurer le rôle de contact principal avec la direction de la banque locale pour les questions opérationnelles courantes, y compris la négociation du taux de change lors du réapprovisionnement. Peut être membre du comité de signataires de la banque sur décision du représentant résident.
• Préparez des rapprochements bancaires précis et en temps opportun. Sélectionnez les virements bancaires et les transactions pour approbation et règlements.
• Préparer en temps opportun des prévisions mensuelles de trésorerie à l'intention du directeur des opérations Liaison avec les agences des Nations Unies pour obtenir une estimation de leurs besoins de trésorerie. Agir à titre de caissier suppléant pour les décaissements en espèces effectués sur place.

5.) Assurer la facilitation de l'acquisition et du partage des connaissances au sein du Bureau Pays (CO).

• Organiser une formation sur la gestion financière à l'intention du personnel des opérations, des programmes et des projets.
• Synthétiser les leçons apprises et les meilleures pratiques en matière de gestion financière.
• Apporter des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Le (la) titulaire s'acquitte de toutes autres tâches qui s'inscrivent dans le cadre de son profil fonctionnel et qui sont jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.

Responsabilités de supervision et de gestion : Superviser le personnel de soutien de l'unité des finances.

Compétences

Compétences Clés

Obtenir des résultats - NIVEAU 2 : Mise à l'échelle des solutions et simplification des processus, équilibre la vitesse et la précision dans l'exécution du travail

Penser de manière innovante - NIVEAU 2 : Proposer de nouvelles idées/s'ouvrir à de nouvelles approches, faire preuve d'une pensée systémique/intégrée

Apprendre en continu - NIVEAU 2 : Sortir de sa zone de confort, apprendre des autres et soutenir leur apprentissage

Adaptez-vous avec agilité - NIVEAU 2 : Adapter les processus/approches aux nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement

Agir avec détermination - NIVEAU 2 : Capable de persévérer et de faire face à plusieurs sources de pression simultanément

S'engager et s'associer - NIVEAU 2 : Est facilitateur/intégrateur, rassemble les gens, crée/maintient des coalitions/partenariats

Favoriser la diversité et l'inclusion-NIVEAU 2 : Faciliter les conversations pour combler les différences, tenir compte dans la prise de décision

Compétences transversales et techniques

Gestion d'entreprise-Satisfaction de la clientèle/Gestion de la clientèle :

Capacité à réagir en temps opportun et de manière appropriée avec un sentiment d'urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients. Contribuer à l'élaboration de la stratégie de service à la clientèle. Cherchez des moyens d'ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients. Capacité d'anticiper les besoins et les préoccupations à venir des clients

Développement des affaires-Facilitation des connaissances :

Capacité à animer des individus et des communautés de contributeurs pour qu'ils participent et partagent, notamment à l'extérieur

Gestion d'entreprise-Travailler avec des preuves et des données

Capacité d'inspecter, de nettoyer, de transformer et de modéliser des données dans le but de découvrir des informations utiles, d'éclairer les conclusions et d'appuyer la prise de décisions.

Finance - Comptabilité (Généralités)

Connaissance des concepts, principes, règlements et politiques comptables et aptitude à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques.

Finance - Gestion du budget :

Capacité à soutenir les aspects budgétaires du processus de planification du travail, l'élaboration et la gestion des budgets de l'équipe

Finance - Gestion des risques d'audit :

Aptitude à traiter les questions soulevées au cours d'un audit et à proposer des solutions afin de garantir l'obtention d'une opinion d'audit véridique et juste.

Finance - Services bancaires et gestion de trésorerie :

Capacité à collecter, manipuler et gérer des liquidités, ce qui implique d'évaluer la liquidité du marché, les flux de trésorerie et les investissements.

Qualifications minimales et experiences requises

• Un diplôme d’enseignement secondaire (Baccalauréat) avec certification spécialisée ou un diplôme universitaire de premier cycle (Licence) en comptabilité et / ou finance.

Expérience

• 7 ans (avec diplôme d'études secondaires) ou 4 ans (avec diplôme universitaire) d'expérience en finance et comptabilité à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés au niveau national ou international sont exigés.
• Comptable pleinement qualifié, diplômé d'un institut de comptabilité accrédité au niveau international ou ayant achevé le programme de formation et de certification en finance du PNUD (FTCP). Le test de comptabilité et de finance du PNUD (AFT) n'est pas requis.
• Les candidats qui n'ont pas de qualifications professionnelles en comptabilité, mais qui sont titulaires d'un diplôme avec une spécialisation en comptabilité et/ou en finance doivent suivre la formation en finance du PNUD et le programme de certification du PNUD une fois recrutés. Toutefois, le Test de comptabilité et de finance du PNUD (AFT) n'est pas requis.
• Les candidats qui n'ont pas de qualifications professionnelles en comptabilité mais qui possèdent une expérience pertinente doivent passer avec succès le test de comptabilité et de finance du PNUD (AFT) avant la présélection et suivre le programme de formation et de certification en finance du PNUD (FTCP) une fois recrutés.

Compétences requises:

• Expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) et connaissance approfondie des feuilles de calcul et des systèmes de gestion Web tels que les progiciels financiers ERP et les progiciels de bases de données est requise
• La connaissance des normes IPSAS et/ou des IFRS est requise

Compétences souhaitées:

• Expérience pratique de la planification des ressources d’entreprise (ERP), de préférence avec PeopleSoft/Oracle
• La connaissance des règles et normes et systèmes financiers du PNUD ou d’une institution des Nations Unies serait un atout
• Expérience dans l’établissement des budgets et de rapports financiers serait un atout

Langue(s) requise(s)

• La maîtrise de la langue française et de la langue locale (le kirundi) est exigée.
• La connaissance de l’anglais constitue un atout.

Égalité des chances

En tant qu'employeur souscrivant au principe de l'égalité des chances, le PNUD valorise la diversité en tant qu'expression de la multiplicité des nations et des cultures où nous opérons et, à ce titre, nous encourageons les candidats qualifiés de tous horizons à postuler à des postes au sein de l'organisation. Nos décisions d'embauche sont fondées sur le mérite et l'aptitude au poste, sans discrimination.

Le PNUD s'engage également à créer un lieu de travail inclusif où tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, est valorisé, peut s'épanouir et bénéficie d'opportunités de carrière ouvertes à tous.

Harcèlement sexuel, exploitation et abus d'autorité

Le PNUD ne tolère pas le harcèlement, le harcèlement sexuel, l'exploitation, la discrimination et l'abus d'autorité. Tous les candidats sélectionnés sont donc soumis à des contrôles pertinents et doivent respecter les normes et principes respectifs.

Droit de sélectionner plusieurs candidats

Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cette annonce de vacance de poste. Nous pouvons également retenir les candidatures et prendre en considération les candidats qui postulent à ce poste pour d'autres postes similaires au PNUD, au même niveau et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducationnelles similaires.

Alerte aux escroqueries

Le PNUD ne facture aucune redevance à aucun stade de son processus de recrutement. Pour plus d'informations, veuillez consulter www.undp.org/scam-alert.