Finance and Administrative assistant

Avis de Recrutement d’un Assistant(e) Financier(ère) et Administratif(ve)

TEAM/PROGRAMME: EpiC

Lieu : Bamako ; Durée :

De la prise de poste à septembre 2026

Band : HH

TYPE de Poste : National, CDD

Introduction

FHI 360 est une organisation internationale de développement avec une approche rigoureuse et fondée sur des données probantes. Notre personnel professionnel compte des experts en santé, nutrition, éducation, développement économique, société civile, environnement et recherche. FHI 360 travaille à partir de plus de 50 pays avec plus de 2000 employés aux États-Unis et à travers le monde. Notre engagement envers les partenariats à tous les niveaux et notre approche multidisciplinaire nous permettent d'avoir un impact durable sur les individus, les communautés et les pays que nous servons, en améliorant la vie de millions de gens.

Nous recherchons actuellement des candidats qualifiés pour pourvoir le poste de « Assistant(e) Financier(ère) et Administratif(ve) ».

Description de poste :

• Sous la supervision du finance Officer, il/elle sera responsable de la gestion des dépenses pour le fonctionnement du bureau, y inclus les paiements journaliers qui sont dument approuvés conforment aux systèmes et aux procédures de FHI 360 ;
• Appuyer la gestionnaire des finances dans la préparation des factures et s’assurer que toutes les transactions sont entièrement et proprement documentés ;
• Il/elle doit vérifier les demandes d’avance, les rapports de dépenses de voyage, les dépenses opérationnelles en termes d’exactitude et d’exhaustivité et s’assurer que les rapports de dépenses ont été approuvés selon les systèmes et procédures de FHI 360 avant d’effectuer tout paiement ;
• Appuyer le chargé des finances et des subventions dans le suivi et le traitement des demandes de fonds et des rapports des sous- subventions.
• Maintenir à jour les registres logistiques, y compris les inventaires des équipements et des actifs ;
• Assister le Procurement and Logistics Officer dans l’organisation et la fourniture du soutien logistique des ateliers et des formations, sous la supervision du Finance Officer.
• Apporter une assistance aux achats à travers la préparation des dossiers d’acquisition, le suivi des commandes et la garantie du respect des politiques internes de FHI 360.
• Participer à la préparation et à la compilation des documents d’appel d’offres, de demandes de cotations et d’évaluations des fournisseurs.
• Appuyer l’organisation des déplacements (réservations de billets, hôtels, transport local) pour le personnel et les consultants en lien avec les activités du projet ;
• Mettre à jour le tracker des engagements au plus tard le 05 de chaque mois
• Mettre à jour les tableaux de bord achats

Principales responsabilités

1. Tenir la comptabilité et les dossiers comptables

• Veiller à ce que toutes les dépenses soient autorisées et traités efficacement ;
• Vérifier les factures et établir les documents nécessaires aux paiements (bordereaux et paiements chèques) dans les délais après les autorisations par le personnel habilité.
• Vérifier les dépenses de la petite caisse avec l’Assistante Administrative pour s’assurer qu’elles sont bien exactes et bien documentées.
• Examiner les rapports de dépenses des bureaux de terrain et les paquets de reçus correspondants sur une base mensuelle, en veillant à ce que les méthodes d'établissement des rapports et les documents d'appui soient conformes aux règlements et aux politiques et procédures internes.
• Gérer les avances de missions, d’ateliers, du personnel et des consultants,
• Suivre la liquidation de ces avances sur présentation de justificatifs dans le délai requis.
• Appuyer dans l’archivage des documents comptables et financiers à mettre sur le Sharepoint ;
• Contrôler le registre des immobilisations ; Etablir les rapprochements bancaires ;
• Enregistrer les opérations selon les codes comptables et des projets ;
• Gérer et améliorer le système d’archivage des pièces comptables avant et après le rapport financier.

2. Participer à l’Audit des Etats Financiers

• Assister le superviseur dans l’organisation et la préparation des différents audits des comptes et des états financiers.

3. Assistance aux achats

Etablir les bons de commande, assurer le suivi des commandes et renseigner le tableau d’analyse conformément aux politiques et procédures de FHI 360.

Assister à la mise en place de contrats fournisseurs

Préparer des analyses comparatives (prix, délais, conditions)

Compétences et qualités requises

• Avoir un BAC + 2 au minimum en finance et comptabilité
• Avoir une expérience d’au moins 2 ans dans une ONG ou institution de la place
• Avoir une bonne notion du respect des délais et être honnête et bien organisé
• Être capable de travailler sous stress
• Maitriser Excel, Word et au moins un logiciel comptable
• Maintenir de bonnes relations de travail avec les fournisseurs et les partenaires s’assurant de préserver l’intégrité et la réputation de FHI 360.
• Être capable de travailler dans un environnement multisectoriel, pluridisciplinaire et multiculturel
• Avoir une bonne capacité à communiquer en langue anglaise tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Être capable de mener de façon concomitante et avec efficacité, plusieurs tâches en tenant compte des priorités.
• Effectuer toute autre tâche pertinente dans la fonction occupée sous la supervision de la hiérarchie.

The expected hiring salary range for this role is XOF 8,000,000 - 10,000,000 annually for gross salary (basic and allowances). When determining an offer amount, FHI 360 factors in multiple considerations, including but not limited to: relevant years of experience and education possessed by the applicant, internal equity, market pay, and budget. or internal candidates, salary placement will also follow FHI 360’s current promotional increase guidelines.

This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.

Our values and commitments to safeguarding: FHI 360 is committed to preventing any type of abuse, exploitation and harassment in our work environments and programs, including sexual abuse, exploitation and harassment. FHI 360 takes steps to safeguard the welfare of everyone who engages with our organization and programs and requires that all personnel, including staff members and volunteers, share this commitment and sign our code of conduct. All offers of employment will be subject to appropriate screening checks, including reference, criminal record and terrorism finance checks. FHI 360 also participates in the Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme (MDS), facilitated by the Steering Committee for Humanitarian Response. In line with the MDS, we will request information from job applicants’ previous employers about any substantiated findings of sexual abuse, exploitation and/or harassment during the applicant’s tenure with previous employers. By applying, job applicants confirm their understanding of these recruitment procedures and consent to these screening checks.

FHI 360 will consider for employment all qualified applicants, including those with criminal histories, in a manner consistent with the requirements of applicable state and local laws.

FHI 360 will never ask you for your career site username or password, and we will never request money, goods or services during the application, recruitment or employment process. If you have questions or concerns about correspondence from us, please email CareerCenterSupport@fhi360.org.
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