Driver/ Protocol and Logistics Clerk

I. Informations sur la Position

Titre du poste: Chauffeur, Commis

au protocole et à la logistique

Titre en Anglais : Driver/ Protocol and Logistics Clerk

Département: PNUD Sénégal

Sous la Supervision de : Procurement and Administration Specialist

Grade: G4

Bureau: RBA

Superviseur direct de : autres chauffeurs

Numéro de Position: 232474

Mobilité :

Sans obligation de mobilité

Lieu d’affectation : Dakar, Senegal

Parcour Professionnel : General Service

Parcours professionnel : Corporate Operations – General Administration

Modalité de contrat: FTA Local

Durée du contrat: 1 year FTA,

II. Background et contexte organisationnel

Présent dans quelque 170 pays et territoires, le PNUD est l’un des principaux organismes multilatéraux de développement contribuant à éradiquer la pauvreté et réduire les inégalités et l’exclusion. Nous aidons les pays à élaborer des politiques, à développer des compétences en leadership et des aptitudes en matière de partenariat, à renforcer leurs capacités institutionnelles et à partager des solutions.

Dans toutes nos activités, nous encourageons la protection des droits de l'homme et favorisons la participation active des femmes.

Le PNUD privilégie une collaboration renforcée avec les agences du SNU et les autres Partenaires au développement. La Société civile joue plusieurs rôles importants dans la réalisation du Programme 2030, en menant des activités de sensibilisation et de planification, en contribuant à la mise en œuvre et au suivi du Programme et en encourageant la transparence.

III. Objectif du Poste

Sous la direction du Représentant Résident Adjoint/Opérations, la supervision directe du Spécialiste aux Achats/Administration, le/la Chauffeur, Commis au Protocole et à la Logistique soutient les Bureaux du PNUD au Sénégal dans la fourniture de services rapides aux clients et favorise une approche collaborative, centrée sur le client, de qualité et orientée vers les résultats dans la prestation des services liées notamment au Protocol et à la logistique. Il/Elle fournit des services de conduite fiables et sûrs au Représentant Résident du PNUD, à d'autres responsables du SNU ainsi qu'aux visiteurs de haut rang, garantissant les plus hauts standards de discrétion et d'intégrité, le sens des responsabilités. Il soutient également l'Unité des opérations dans les collaborations avec d'autres agences de l'ONU en matière de protocole et de soutien aux visas, pour assurer une prestation de services cohérente.

Le/la Chauffeur, Commis au Protocole et à la Logistique est chargé de fournir des services de transport sûrs, ponctuels et fiables, de gérer les dispositions protocolaires et d’apporter son soutien aux tâches logistiques et administratives au sein du bureau de pays et du Hub sous régional. Cela comprend la liaison avec les parties prenantes pour le dédouanement des marchandises, la tenue des registres relatifs aux véhicules et à la logistique, ainsi que le soutien administratif à l’unité des achats et de l’administration.

Il/Elle fait partie intégrante du département des achats et de l'administration et contribue à l'efficacité opérationnelle globale du bureau de pays et du bureau sous régional du PNUD au Sénégal. Ce poste garantit des services de transport fiables et sûrs, une logistique efficace et un soutien en matière de protocole afin de faciliter le bon déroulement des projets et des missions du PNUD. Le/La titulaire du poste sera chargé(e) de maintenir des normes élevées en matière de prestation de services, de respecter les règles, règlements et normes du PNUD, tout en favorisant des relations professionnelles et collaboratives au sein de l'organisation.

Le PNUD adopte une approche par portefeuille pour s'adapter à l'évolution des besoins opérationnels et tirer parti des liens entre les interventions afin d'atteindre ses objectifs stratégiques. Cette approche reconnaît la nature interdépendante des risques et des crises de développement auxquels le monde est confronté et qui exigent la constitution d'équipes multidisciplinaires pour une réponse intégrée et systémique. Par conséquent, le personnel du PNUD est appelé à travailler sur des questions, des unités, des fonctions, des équipes et des projets variés au sein d'équipes multidisciplinaires afin de renforcer et de faciliter la collaboration horizontale.

IV. Missions Principales et Responsabilités

1. Fournir des services de transport fiables et sûrs, principalement à l'aide des véhicules de service, au Représentant résident ainsi qu'aux autres fonctionnaires et visiteurs des Nations Unies

• Assurer le transport du représentant résident / Manager du Hub sous régional ou d'autres visiteurs ou fonctionnaires des Nations Unies, en respectant les protocoles en vigueur
• Accueillir le personnel officiel et les visiteurs à l'aéroport et les aider à régler les formalités de visa et de douane si nécessaire
• Conduire de manière sûre et sécurisée, conformément aux normes du PNUD et au code de la route local, Être responsable de la sécurité du transport du personnel du PNUD en toute circonstance
• Réaliser l'entretien quotidien du véhicule attribué, vérifier l'huile, l'eau, la batterie, les freins, les pneus, etc., effectuer des réparations mineures et organiser d'autres réparations, l'entretien régulier et assurer le bon fonctionnement et la propreté du véhicule, enregistrer les déplacements officiels, le kilométrage quotidien, les consommations d'essence, les vidanges d'huile, les graissages, etc. Assurer la ponctualité et maintenir le véhicule en parfait état de fonctionnement, y compris le nettoyage intérieur et extérieur, les vérifications régulières et la planification des entretiens ; S'assurer que les règles du PNUD sont respectées en cas d'implication dans un accident.

1. Assurer un soutien efficace en matière de protocole et de logistique :

• Contribuer à l'organisation des dispositions protocolaires pour les visites officielles et les événements, en coordination avec les services concernés.
• Élaborer des briefs et mener des débriefings pour le personnel international des agences du PNUD et des Agences sœurs, en offrant des conseils personnalisés et un soutien administratif pour traiter des questions spécifiques liées au protocole
• Fournir les directives et les appuis nécessaires sur les questions d’obtention des visas, cartes diplomatiques et de permis de séjour au Sénégal et Aider au traitement des visas et cartes diplomatiques auprès du ministère des Affaires étrangères, des ambassades, etc. obtenir les autorisations de voyage en dehors du lieu d'affectation, aider le personnel dans les enquêtes sur les taxes douanières si nécessaire.
• Coordonner le dédouanement des marchandises en préparant les documents administratifs et en assurant le suivi auprès des douanes et des autorités nationales afin de garantir la mainlevée des marchandises dans les délais impartis.
• Gérer la logistique relative au chargement et au déchargement des marchandises, en veillant à la bonne tenue des registres et au respect des politiques du PNUD

3.) Fournir les services efficaces en matière administratives :

• Distribuer et collecter le courrier et les documents, et assumer d'autres tâches de messagerie
• Gestion et traitement du Pouch
• Assister l'équipe chargée des achats et de l'administration dans les tâches administratives, notamment le classement, la photocopie et la saisie de données, selon les besoins.
• Tenir à jour les dossiers et registres relatifs aux activités logistiques et protocolaires à des fins d'audit et de reporting.

4.) Prendre toutes les mesures immédiates requises par les règles, les règlements et la législation, et veiller au respect des normes et à la communication d'informations

• Veiller au respect des règles, des règlements et des normes de contrôle interne du PNUD dans toutes les activités liées à la conduite, au protocole et à la logistique.

• Préparer et soumettre en temps voulu des rapports sur l'utilisation des véhicules, la consommation de carburant et les activités logistiques au supérieur hiérarchique compétent.

• Surveiller et faire respecter les normes de sûreté et de sécurité conformément aux politiques du PNUD.

• Maintenir la confidentialité des informations sensibles liées aux déplacements et aux conversations. et agir en tant que staff du PNUD lors des déplacements, en faisant preuve de courtoisie et de professionnalisme.

• Les tâches supplémentaires peuvent inclure l'aide à la gestion des valises diplomatiques, aux achats, à l'organisation d'ateliers et à d'autres tâches administratives

5) Soutien à la gestion des connaissances

• Identifier, synthétiser et documenter les bonnes pratiques et les enseignements tirés du projet et des partenaires de mise en œuvre

Accomplir d'autres tâches relevant du profil de poste du titulaire, telles qu'elles lui sont confiées et jugées nécessaires au bon fonctionnement du bureau et de l'Organisation

Supervisory/Managerial Responsibilities: Supervise l’équioe des Chauffeurs ainsi que le parc automobile

V. Exigences: Education

• Une Education Secondaire est requise. Ou
• Un Diplôme Universitaire (Licence) Administration des Affaires, Administration Publique, Sciences Sociales, Gestion, Finance ou équivalent sera dument pris en considération, mais n'est pas un requis.
• Une formation professionnelle complémentaire ou une certification dans les domaines de la conduite, de l'entretien des véhicules, du protocole ou de la logistique est souhaitable.
• Permis de conduire requis.

Experience, connaissance et compétences

• Au minimum 4 ans (avec une formation secondaire) ou 1 an (avec un diplôme de Licence) d'expérience à des postes à responsabilités croissantes dans les domaines de la conduite, de la logistique et du soutien administratif.
• Expérience et bonne connaissance des règles de sécurité routière, de l'entretien des véhicules et des normes protocolaires est souhaitable
• Avéré(e) capacité à préparer et à gérer les documents logistiques et à assurer la correspondance avec les autorités nationales pour le dédouanement des marchandises est souhaitable
• Expérience et connaissance des règles, des règlements et des processus de contrôle interne du PNUD constitue un atout est souhaitable
• Connaissances de base en informatique et maîtrise des logiciels bureautiques courants (MS Word, Excel, etc.), ainsi que capacité à utiliser des systèmes de gestion en ligne et des outils électroniques de journalisation, de gestion de fichiers et/ou de planification est souhaitable
• Expérience et La connaissance des protocoles et des exigences en matière de sécurité constitue un atout.

Exigences linguistiques

• La maîtrise du français est requise
• Connaissance d’une langue locale est un atout, (wolof, diola, peul, sérére, etc.)

Compétences attendues

Compétences fondamentales : la liste complète des compétences fondamentales du PNUD est disponible ici here Obtenir des résultats NIVEAU 2 : Développer les solutions et simplifier les processus, équilibrer la vitesse et la précision dans l'exécution du travail

Faire d’innovation

NIVEAU 2 : Proposer de nouvelles idées/s'ouvrir à de nouvelles approches, faire preuve d'une pensée systémique/intégrée Apprendre en permanence NIVEAU 2 : Sortez de votre zone de confort, apprenez des autres et soutenez leur apprentissage S'adapter avec agilité NIVEAU 2 : Adapter les processus/approches à de nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement Agir avec Détermination NIVEAU 2 : Capable de persévérer et de faire face à plusieurs sources de pression simultanément Collaborer et établir des partenariats NIVEAU 2 : Est facilitateur/intégrateur, rassemble les gens, construit/maintient des coalitions/partenariats Promouvoir la diversité et l'inclusion NIVEAU 2 : Animer des conversations pour combler les différences et tenir compte de la prise de décisions

Gestion du personnel

Les compétences du PNUD en matière de gestion du personnel sont disponibles sur le site dédié

Compétences transversales et techniques (indiquer jusqu'à 7 compétences)

Thématique Nom Définition Gestion d'entreprise Satisfaction client/Gestion de la clientèle

• Capacité à réagir rapidement et de manière appropriée en faisant preuve d'un sens de l'urgence, à proposer des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité afin de répondre aux besoins réels des clients et de les comprendre. Contribue à l'élaboration de la stratégie de service à la clientèle. Cherche des moyens d'apporter une valeur ajoutée au-delà des demandes immédiates des clients. Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations futurs des clients.
  Gestion d'entreprise
  Sensibilisation à la sûreté et à la sécurité
  • Connaissance et application des règles et procédures visant à maintenir un environnement de travail sûr et sécurisé pour le personnel et les visiteurs.
    Compétences techniques
    Conduite et entretien des véhicules
    • Expertise en matière de pratiques de conduite sécuritaires, d'entretien préventif des véhicules et de respect des réglementations relatives à l'utilisation des véhicules.
      Compétences techniques
      Soutien logistique et protocolaire
      • Capacité à coordonner et à gérer les activités logistiques, y compris le dédouanement des expéditions et les dispositions protocolaires, conformément aux politiques et normes de l’organisation.
        Business Development
        Production de connaissances
        • Capacité à effectuer des recherches et à transformer les informations en connaissances utiles, adaptées au contexte ou répondant à un besoin précis VI. Mots clés Conduite prudente Transport des officiels Logistique Protocole