Coordonnateur de la chaîne d'approvisionnement et de la logistique

Plan International est présent au Tchad depuis 2024 avec un bureau de coordination à N´djamena et un bureau terrain à Adré. L'organisation travaille en étroite collaboration avec des ONG locales et des organisations communautaires afin de garantir une réponse efficace et adaptée aux besoins des populations vulnérables. Grâce à son expérience et à son engagement auprès des communautés, notamment à travers des programmes d’éducation et protection de l’enfant en situation d’urgence, Plan International Tchad met en œuvre des interventions combinant l’humanitaire et le développement selon une approche nexus.

Dans le cadre de la mise en œuvre de nos projets, nous recherchons des candidatures hautement qualifiées pour pouvoir à:

Poste à pourvoir : Un.e Coordonnateur.trice de la Chaîne d’Approvisionnement et Logistique

Lieu d’affectation : Adre

Prise de service : Dès que possible

Nature du contrat : CDD de 12 mois de droit Tchadien renouvelable selon la performance et la disponibilité budgétaire

NB : Les candidature féminines sont fortement encouragé

DIMENSION DU POSTE

Sous la responsabilité du Supply chain manager et en lien fonctionnel avec le Responsable de la réponse humanitaire, le/la Coordonnateur.trice de la Chaîne d’Approvisionnement et Logistique doit assurer la planification et la gestion efficiente des achats et de la logistique du bureau d’Adre. Identifier les moyens de rationaliser des pratiques et processus tout en veillant au respect des mesures de contrôles appropriées, afin de réagir rapidement aux besoins des services demandeurs et produire les meilleurs résultats au profit des enfants et particulièrement les filles

RESPONSABILITES

A. Domaine des achats

1. Assurer la conformité des politiques et procédures de Plan International sur tout

le circuit d’achat

• Contrôle le respect des politiques et procédures sur toute la chaîne d’achat afin de

garantir qu’elles sont conformes vis-à-vis des exigences de Plan International

• Informe rapidement son superviseur de tout sujet de préoccupation lié à des violations

potentielles ou soupçonnées des politiques et procédures ainsi qu’en cas de signaux

d’alerte de fraude.

• Fait tous les Contrôles diligentés (visites des fournisseurs, analyse des données

historiques, antiterroriste screening, etc.) pour les Fournisseurs nouveaux avant toutes

contractualisations

• Vulgarise et veille aux respects des procédures d’achat

• S’assure que tous les prestataires de services et fournisseurs comprennent et signent

des politiques annexées aux contrats et bons de commande.

2. Gérer le processus d’achat de façon optimale, transparente et garantissant le

meilleur rapport qualité/prix

• Exécute les différentes étapes du processus d’achat de biens et services

• Responsable de la préparation des achats pour le fonctionnement du bureau et

l’effectivité des activités du programme.

• Coordonne les ouvertures et analyses des offres, assiste le comité et s’assure de la

transparence

• S’assure que le choix des offres sont faits sur la base de la meilleure combinaison

optimale intégrant tous les aspects du contexte, délai, …

• Responsable de l’élaboration des bons de commandes et contrats

• Assure le suivi des délais d’exécution.

• Responsable du suivi des contrats et autres accords (pour une meilleure application

des dispositions contractuelles afin deprotéger les intérêts de l’organisation).

Prépare les demandes de paiement

3. Planification des achats, rapportages, bases de données et archivages

• Suit les indicateurs de performance des achats y compris ceux relatifs au maintien à

jour des données dans le système SAP

• Dirige le processus de planification collaborative des achats du bureau en coordination

avec le bureau de liaison de N’Djamena

• Coordonne le suivi desplans d’achat, produit un rapport périodique du niveau

d’exécution, interpelle sur les retards et tout autre aspect nécessitant des actions

• Tient à jour le tableau de suivi des réquisitions et le partage chaque semaine pour

informer régulièrement les demandeurs sur le statut de leurs demandes d’achat et

propose des orientations et solutions pour toutes difficultés et blocages dans le

processus

• Tient à jour une liste des prix estimatifs et le partage chaque trimestre

• Tient à jour de façon simple, accessible et bien exploitable, les archives de tous les

dossiers d’achats conformément aux directives de l’organisations

4. Gestion des fournisseurs et des partenaires

• Conduit le processus annuel et Adhoc de préqualification de fournisseurs et assure la

tenue à jour de la base de données des fournisseurs avec tous les détails sur leurs

historiques et performances

• Conduit l’évaluation annuelle et Adhoc des performances des fournisseurs et tient les

documents pertinents y relatif pour besoin d’audit et de contrôle.

• Fourni des retours réguliers aux fournisseurs sur leurs performances et maintien une

communication transparente sur les suites données à leurs offres (devis ou appel

d’offre)

• Mène le processus de négociation avec les fournisseurs lorsque nécessaire

• Contribue au renforcement de capacité et évaluation des partenaires de mise en

œuvre pour les questions en liens avec les achats.

5. Assurer le renforcement de capacités périodiques et continus

des staffs et des fournisseurs

• Identifie les besoins en formations des staffs programmes et opérations sur la base

des demandes ou des insuffisances constatées et prépare un plan de formation en

matière des achats

• Organise les formations périodiques sur les politiques, les outils et les procédures

d’achat à l’endroit des staffs programme et opération sur la base des besoins identifiés

et selon le plan.

• Encadre et renforce les capacités en continus les staffs sous sa supervision (si

applicable)

• Apporte des conseils et orientations au cas par cas et au besoin à l’endroit des

demandeurs des achats et des fournisseurs pour assure les respects des règles et

principes en matière des achats

• Organise des rencontres périodiques formatives et d’information à l’endroit des

fournisseurs de Plan International sur les politiques, procédures des achats de

l’organisation.

B. Domaine de la gestion Logistique et Administrative

• Assure la gestion de flotte des véhicules, motos et générateurs y compris ceux de

locations. Cela inclut une planification efficace de mouvements ainsi qu’une gestion

transparente et efficiente documentée du fonctionnement (carburant, maintenance …)

• Tient à jour un registre des équipements et des immobilisations ainsi que les

documents d’attribution aux utilisateurs.

• Assure la gestion des locaux : contrats baux, la supervision du gardiennage, la

maintenance et du nettoyage, les factures d’eau et d’autres services disponibles dans

la zone ;

• Gère les voyages internationaux et locaux ainsi que les hébergements des visiteurs

Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants

et des jeunes et celles sur l'égalité des sexes et l'inclusion soient pleinement intégrées

conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et

directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend,

mais sans s'y limiter, de s'assurer que le personnel et les associés connaissent et

comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan

International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont

signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.

EXPERTISE TECHNIQUE ET CONNAISSANCES

Essentiel

• Diplôme supérieur (BAC + 4) en administration, gestion des affaires, en logistique

et/ou achats ;

✓ Bonne vision globale de la dynamique de l’administration et de la logistique des projets

d’urgences ;

✓ Compétences techniques avérées en gestion des affaires ;

✓ Bonne capacité rédactionnelle et bonne connaissance d’au moins une langue locale ;

✓ Aptitudes à travailler au sein d’une organisation multiculturelle et dont les membres

viennent de cultures et d’horizons divers ;

✓ Bonnes pratiques du MS Office ;

✓ Bon esprit de synthèse et de logique ;

✓ Une bonne expérience (5 années au minimum) dans un domaine similaire avec une

ONG Internationale et/ou la pratique du logiciel ; de gestion SAP (ou équivalent) est

un atout ;

✓ Bonne éthique et bonne capacité à gérer des informations confidentielles ;

✓ Très bonne capacité d’organisation et de gestion de temps ;

✓ Proactif, plein de ressources, axées sur les solutions et les résultats ;

✓ Très bonnes compétences en communication et relations interpersonnelle ;

✓ Comprend les politiques organisationnelles de sauvegarde et de genre ;

✓ Se penche sur leur propre système de valeurs et tiennent compte de leurs propres

préjugés vis-à-vis des autres (enfants et jeunes y compris) dans toute leur diversité ;

✓ Comprend la pertinence de la sauvegarde pour leur travail ;

✓ Capable de questionner les comportements inappropriés des collègues ;

✓ Capable de mettre en œuvre les exigences en matière de sauvegarde dans leurs

domaines de compétences ;

✓ Capable de servir de modèle à l’organisation dans sa mission de lutte contre la fraude

et la corruption ;

✓ Bonne capacité à délivrer des résultats dans un contexte de travail sous pression ;

✓ Une bonne capacité à délivrer des résultats dans un contexte de travail sous pression

✓ Avoir des capacités solides en gestion des relations ;

✓ Une bonne capacité à nouer des relations avec des personnes de tous niveaux, à

l’interne comme à l’externe et demeurer très stratégique dans sa manière d’aborder

chaque relation.

✓ Une bonne capacité de gestion du stress s’avère très déterminante, une bonne

capacité d’adaptation, un bon esprit communicatif et une bonne dynamique, orienté(e)

vers la prévention, la solution et le bon sens s’avèrent déterminants

COMPORTEMENT DE LEADERSHIP LIES AU ROLE

✓ Je définis et présente des priorités et objectifs ambitieux mais réalistes, en expliquant

leur rôle dans la réalisation de l’objectif de plan international.

✓ Je fixe des attentes élevées pour mon propre comportement et celui des autres au

sein et en dehors du travail. J’explique nos valeurs et notre engagement en faveur des

droits, de l’égalité de genre et de la sauvegarde. Je veille à la sante, au bien-être et à

la sécurité physique et psychologique des employés, notamment lorsqu’ils veulent

s’exprimer.

✓ Je prends mes responsabilités et tiens les autres responsables face aux décisions qui

ont été prises en gérant les problèmes de performance de façon rapide, ferme et

constructive.

✓ Je crée un esprit d’équipe positif en aidant le personnel à bien travailler ensemble pour

favoriser la réflexion et améliorer continuellement l’efficacité et la qualité de notre

travail.

✓ Je m’associe aux membres de mon équipe, aux collègues et aux partenaires pour

trouver des solutions créatives aux problèmes à travers le partage d’informations,

d’expérience et des idées et en leur demandant directement leur contribution.

✓ J’encourage les autres personnes et je les aide à se développer en m’intéressant à

elles et en leur adressant des retours constructifs et des félicitations, tout en veillant à

ce qu’elles reçoivent une formation adéquate pour développer leur potentiel.

✓ Je vois le changement d’un œil positif et j’aide les autres à le comprendre puis à s’y

adapter.

Comment postuler

Composition du dossier :

• Le diplôme requis ;
• Une lettre de motivation en français adressée au chef de Mission par intérim ;
• Un curriculum vitae à jour, détaillé et en français comportant le contact et adresses e-mail de trois (03) personnes de référence.
• Carte ONAPE

VALEURS DE PLAN INTERNATIONAL

Nous sommes redevables et ouverts

• Nous créons un climat de confiance, au sein et en dehors de l’organisation en étant ouverts, honnêtes et transparents ;
• Nous nous devons d’être redevables nous-même et les autres des décisions que nous prenons et de leurs impacts, tout en respectant nos engagements.

Nous œuvrons pour un impact durable

• Nous œuvrons pour un impact significatif et durable sur la vie des enfants et des jeunes, et pour obtenir l'égalité pour les filles ;
• Pour cela, nous nous engageons à être courageux, audacieux, réactifs, précis et innovants.

Nous travaillons bien ensemble

• Notre succès s’appuie sur la collaboration efficace avec d’autres au sein et en dehors de l’organisation, incluant nos parrains et nos bailleurs ;
• Nous soutenons activement nos collègues, en les aidant à atteindre leurs objectifs ;
• Nous unissons nos efforts pour créer et mettre en œuvre des solutions à travers Plan International, avec les enfants, les filles, les jeunes, les communautés et nos partenaires.

Nous sommes inclusifs et agissons pour le renforcement des plus vulnérables

• Nous respectons toute personne, apprécions les différences et luttons contre les inégalités dans nos programmes et sur nos lieux de travail ;
• Nous aidons les enfants, les filles et les jeunes à gagner plus d’assurance et à changer leurs propres vies. Nous renforçons nos équipes pour qu’il donne le meilleur de lui et développe son potentiel.