Consultancy Needed - Digital Platform

SCOPE OF WORKS

LATAR BELAKANG

Cargill dan Save the Children (SC) memiliki visi yang sama untuk meningkatkan taraf hidup petani kelapa sawit dan komunitas mereka, khususnya kaum muda, di Kalimantan Barat, Indonesia. Sejak tahun 2021, kami telah berkolaborasi untuk membekali kaum muda dengan keterampilan kerja dan kewirausahaan, meningkatkan akses keuangan bagi perempuan dan kaum muda, serta meningkatkan praktik air, sanitasi, dan kebersihan di Kabupaten Ketapang.

Setelah menyelesaikan Tahap 1, kami meluncurkan kerjasama ini ke tahap berikutnya untuk program tiga tahun yang dirancang untuk menjangkau lebih banyak rumah tangga petani kelapa sawit. Tahap kedua ini akan berfokus pada pengembangan pertumbuhan ekonomi berkelanjutan dan peningkatan kesejahteraan masyarakat sambil memberdayakan kaum muda yang rentan dan mempromosikan penerapan perilaku bersih dan sehat.

Berdasarkan fondasi yang kami bangun di Tahap 1, yang menjangkau lebih dari 8.113 individu di 13 desa di Kabupaten Ketapang, kami memperkuat program kami dengan fokus yang jelas dan komponen-komponen baru. Di Tahap 1, kami meningkatkan literasi keuangan, membentuk Asosiasi Simpan Pinjam Desa (Asosiasi Simpan Pinjam Desa/. Kami juga menawarkan pelatihan keterampilan lunak dan keras bagi siswa kejuruan dan pemuda putus sekolah, menghubungkan sekolah dengan perusahaan lokal melalui bursa kerja dan magang, dan menerapkan Sanitasi Total yang Dipimpin Masyarakat dengan melibatkan berbagai pemangku kepentingan, termasuk masyarakat desa dan sekolah.

Cargill dan Save the Children Indonesia, bersepakat untuk bekerjasama untuk mendorong pertumbuhan ekonomi berkelanjutan dan meningkatkan kesejahteraan masyarakat dengan mempromosikan kegiatan yang menghasilkan pendapatan, memberdayakan pemuda yang rentan, dan mendorong penerapan perilaku bersih dan sehat yang berkelanjutan. Pada Tahun ke-3, kami bermaksud untuk melibatkan 8.500 peserta proyek, dengan mencapai hasil berikut:

• Hasil 1: Peningkatan pendapatan rumah tangga dan pilihan bisnis yang layak dalam rantai pasokan minyak kelapa sawit dan alternatif yang menghasilkan pendapatan
• Hasil 2: Peningkatan kesempatan kerja bagi pemuda yang rentan, termasuk pemuda etnis lokal dan putus sekolah, melalui magang, pekerjaan formal, dan dukungan untuk memulai bisnis
• Hasil 3: Peningkatan akses dan penggunaan fasilitas, infrastruktur, dan perilaku WASH yang tepat di antara anak-anak, remaja, pemuda, keluarga petani, dan anggota masyarakat yang lebih luas.

Secara resmi, Implementasi Program phase 02 telah dimulai pada Januari 2025. Untuk mendukung implemetasi program, maka dibutuhan tenaga external collaborator, Digital Platform Officer.

Kabupaten Ketapang memiliki populasi orang muda yang besar dan merupakan kelompok usia produktif yang berpotensi menjadi penggerak pembangunan ekonomi daerah. Namun demikian, banyak orang muda masih menghadapi berbagai hambatan dalam memperoleh pekerjaan yang layak, antara lain keterbatasan akses terhadap informasi lowongan kerja, belum optimalnya keterhubungan antara pencari kerja dan dunia usaha, serta terbatasnya akses terhadap layanan pendukung pengembangan karier dan keterampilan.

Di sisi lain, perusahaan, UMKM, dan pelaku usaha di Kabupaten Ketapang juga menghadapi tantangan dalam memperoleh tenaga kerja lokal yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Proses rekrutmen masih dilakukan melalui berbagai media yang tersebar sehingga belum efisien dalam menjangkau calon tenaga kerja yang tepat. Sebagai bagian dari upaya menjembatani kebutuhan tersebut, Save the Children Indonesia didukung oleh Cargill mengembangkan Siap Kerja Ketapang (SKK), sebuah platform digital yang memudahkan perusahaan mempublikasikan lowongan pekerjaan sekaligus memberikan akses yang lebih mudah bagi pencari kerja, khususnya orang muda, untuk menemukan peluang kerja sesuai dengan kompetensi dan minat mereka.

Pemeliharaan sistem, pengembangan fitur baru, peningkatan pengalaman pengguna (user experience), pengelolaan keamanan data, serta dukungan teknis kepada administrator menjadi aspek penting untuk menjamin keberlanjutan Siap Kerja Ketapang. Oleh sebab itu, Save the Children Indonesia membutuhkan seorang Digital Platform Officer yang bertanggung jawab untuk mengelola, memelihara, dan mengembangkan Platform Digital Siap Kerja Ketapang agar tetap menjadi platform yang andal, mudah diakses, serta mampu mendukung peningkatan kesempatan kerja dan pengembangan tenaga kerja lokal di Kabupaten Ketapang.

TUJUAN

Tujuan Umum: Memastikan keberlanjutan dan optimalisasi Platform Digital Siap Kerja Ketapang sebagai layanan informasi ketenagakerjaan yang andal, aman, mudah diakses, dan responsif terhadap kebutuhan pengguna melalui pengelolaan, pemeliharaan, serta pengembangan platform secara berkelanjutan.

Tujuan khusus:

1. Melakukan pemeliharaan rutin, pemantauan kinerja sistem, serta penanganan permasalahan teknis secara tepat waktu sehingga platform digital Siap Kerja Ketapang dapat beroperasi secara stabil dan optimal.
2. Memastikan keamanan dan integritas sistem melalui pengelolaan keamanan website, pembaruan sistem, pengelolaan basis data, serta pelaksanaan backup dan pemulihan data secara berkala untuk meminimalkan risiko kehilangan data dan gangguan layanan.
3. Mengembangkan dan menyempurnakan fitur platform berdasarkan kebutuhan program, perusahaan, dan pencari kerja guna meningkatkan efektivitas layanan digital serta mendukung pencapaian tujuan Program Siap Kerja Ketapang.
4. Meningkatkan kualitas pengalaman pengguna (User Experience) dan antarmuka pengguna (User Interface) agar platform lebih mudah digunakan, responsif pada berbagai perangkat, serta memberikan pengalaman yang nyaman bagi seluruh pengguna.
5. Memberikan dukungan teknis kepada administrator dan tim program melalui pendampingan, troubleshooting, dokumentasi teknis, serta koordinasi dalam implementasi pengembangan platform sehingga pengelolaan website dapat berjalan secara efektif dan berkelanjutan.
6. Mendukung transformasi digital Program Siap Kerja Ketapang dengan mengidentifikasi peluang inovasi, integrasi sistem, keberlanjutan dan peningkatan fungsi platform agar mampu menjawab kebutuhan pengguna serta perkembangan ekosistem ketenagakerjaan di Kabupaten Ketapang.

TANGGUNG JAWAB UTAMA

Pemeliharaan website. Digital Platform Officer bertanggung jawab untuk melaksanakan pemeliharaan rutin terhadap Platform Digital Siap Kerja Ketapang guna memastikan sistem tetap beroperasi secara optimal, stabil, aman, dan dapat diakses oleh seluruh pengguna. Kegiatan pemeliharaan dilakukan secara berkala melalui pemantauan performa sistem, identifikasi serta penyelesaian permasalahan teknis, dan penerapan langkah-langkah pencegahan terhadap potensi gangguan layanan. Lingkup pekerjaan pada komponen ini meliputi:

1. Monitoring performa website
2. Perbaikan bug dan error
3. Pemeliharaan database
4. Optimasi kecepatan website
5. Monitoring server dan hosting
6. Backup data secara berkala
7. Restore data apabila diperlukan
8. Monitoring kapasitas penyimpanan

Pengembangan Website

Digital Platform Officer bertanggung jawab untuk melakukan pengembangan Platform Digital Siap Kerja Ketapang secara berkelanjutan agar mampu mengakomodasi kebutuhan program, meningkatkan kualitas layanan kepada pengguna, serta mendukung pencapaian tujuan program dalam memperluas akses terhadap informasi dan layanan ketenagakerjaan. Pengembangan dilakukan berdasarkan kebutuhan organisasi, masukan dari pengguna, perkembangan teknologi, serta hasil evaluasi terhadap kinerja platform, dengan tetap memperhatikan aspek keamanan, kemudahan penggunaan, skalabilitas, dan keberlanjutan sistem. Ruang lingkup pengembangan website meliputi:

• Pengembangan halaman baru
• Penambahan fitur baru
• Penyempurnaan dashboard administrator
• Pengembangan modul pelaporan
• Pengembangan formulir online
• Pengembangan sistem pencarian
• Pengembangan fitur notifikasi
• Integrasi dengan sistem lain apabila diperlukan, misalnya dengan LMS organisasi.

User Interface (UI) dan User Experience (UX), Digital Platform Officer bertanggung jawab untuk meningkatkan kualitas antarmuka pengguna (User Interface/UI) dan pengalaman pengguna (User Experience/UX) pada Platform Digital SIAP Kerja Ketapang agar platform lebih intuitif, mudah digunakan, inklusif, dan mampu memberikan pengalaman yang positif bagi seluruh pengguna, baik perusahaan, pencari kerja, administrator, maupun pemangku kepentingan lainnya. Pengembangan UI/UX dilakukan berdasarkan kebutuhan pengguna dan hasil evaluasi penggunaan platform. Melakukan penyempurnaan tampilan website dengan:

• Perbaikan layout
• Peningkatan kemudahan navigasi
• Responsivitas pada desktop, tablet, dan perangkat mobile
• Optimalisasi aksesibilitas pengguna
• Konsistensi desain antar halaman

Pemeliharaan keamaan (Security Maintenance). Digital Platform Officer bertanggung jawab untuk memastikan keamanan Platform Digital SIAP Kerja Ketapang melalui penerapan praktik-praktik pemeliharaan keamanan sistem secara berkala. Kegiatan ini bertujuan untuk melindungi platform dari potensi ancaman siber, menjaga kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan data, serta memastikan bahwa seluruh layanan digital dapat beroperasi secara aman dan andal. Pemeliharaan keamanan dilakukan secara proaktif melalui pemantauan sistem, pembaruan perangkat lunak, pengelolaan hak akses, serta penerapan langkah-langkah mitigasi terhadap berbagai potensi risiko keamanan. Hal ini dilakukan melalui:

• Update framework dan plugin
• Monitoring keamanan sistem
• Pencegahan malware
• Pencegahan spam
• Monitoring aktivitas mencurigakan

Dukungan Teknis ( Technical Support). Digital Platform Officer bertanggung jawab untuk memberikan dukungan teknis kepada tim program, administrator website, dan pemangku kepentingan terkait guna memastikan Platform Digital Siap Kerja Ketapang dapat dikelola dan dimanfaatkan secara optimal. Dukungan teknis diberikan secara responsif untuk menyelesaikan kendala operasional, mendukung implementasi pengembangan sistem, serta memastikan seluruh perubahan yang dilakukan terdokumentasi dengan baik. Hal ini dapat berupa:

• Troubleshooting permasalahan teknis
• Pendampingan administrator website
• Dokumentasi perubahan sistem
• Konsultasi teknis terhadap kebutuhan pengembangan
• Koordinasi dengan penyedia hosting apabila diperlukan

Kemitraan dan koordinasi

• Mengembangkan dan memelihara kemitraan strategis dengan Pemerintah Desa, Pemerintah Kecamatan dan Kabupaten, sekolah, SMK, penyedia pelatihan vokasi (TVET Providers), dunia usaha dan industri, perusahaan kelapa sawit, BUMDes, organisasi masyarakat, dan pemangku kepentingan lainnya.
• Memfasilitasi koordinasi lintas sektor untuk mendukung pelaksanaan Siap Kerja Ketapang.
• Mengidentifikasi serta mengembangkan peluang kolaborasi yang dapat memperluas akses orang muda terhadap pelatihan, magang, kesempatan kerja, kewirausahaan, dan kegiatan pengembangan kepemimpinan.
• Membangun mekanisme komunikasi dan koordinasi yang efektif dengan para vendor, Perusahaan, UMKM untuk memastikan dukungan yang berkelanjutan terhadap pengembangan dan keberlangsungan Siap Kerja Ketapang.

Koordinasi Program & Dukungan Operasional

• Mendukung Program Coordinator dan Youth Advisor dalam aspek administratif dan teknis pelaksanaan program.
• Mendukung implementasi kegiatan program di Kabupaten Ketapang, Kalimantan Barat.
• Mengelola komunikasi program, termasuk melalui platform untuk meningkatkan engagement dan knowledge sharing orang muda.
• Memberikan dukungan penggunaan Learning Management System (LMS) kepada guru dan peserta apabila mengalami kendala.
• Membantu tim dalam penyusunan dan pengelolaan dokumen administrasi dan keuangan program.

Perlindungan dan Safeguarding

• Memastikan seluruh kegiatan mematuhi kebijakan perlindungan anak dan orang muda, serta kebijakan organisasi.
• Mengidentifikasi isu-isu perlindungan dan mendorong terbentuknya mekanisme pelaporan yang berbasis masyarakat.
• Bertanggung jawab dalam mengidentifikasi resiko-resiko perlindungan yang dapat muncul dalam kegiatan dan membuat rencana mitigasinya.

Dokumentasi & Administrasi Program

• Mendukung pengumpulan dan dokumentasi seluruh kegiatan, termasuk: Monitoring, Evaluation, and Learning (MEL)
  • Daftar hadir (attendance list)
  • Notulensi rapat (Minutes of Meeting)
  • Formulir umpan balik (Feedback Form/FRM)
  • Pre dan post test
  • Mengelola database peserta, kegiatan, dan hasil program
  • Memastikan dokumentasi program lengkap, akurat, dan tepat waktu
  • Melakukan monitoring implementasi program secara berkala di wilayah program
  • Melakukan tracking indikator utama: G. LINGKUP PERAN Lokasi : Home-based dengan kunjungan ke Air Upas berdasarkan jadwal yang disepakati bersama Project Manager. Melapor kepada : Project Manager dan Youth Advisor HASIL YANG DIHARAPKAN DELIVERABLES/HASIL KERJA No. Deliverable Deskripsi Waktu Penyampaian
    1
    Inception Work Plan
    Rencana kerja yang memuat metodologi, prioritas pekerjaan, jadwal maintenance, mekanisme pelaporan, serta rencana pengembangan platform selama masa kontrak.
    Maksimal 1 minggu setelah kontrak dimulai
    2
    Monthly Progress Report
    Laporan bulanan yang memuat kegiatan maintenance, bug fixing, pengembangan fitur, update keamanan, backup data, isu teknis, serta rencana tindak lanjut bulan berikutnya.
    Setiap tanggal terakhir pada bulan berjalan
    3
    Website Maintenance Report
    Rekapitulasi kegiatan pemeliharaan sistem yang meliputi monitoring performa, uptime, database, server, backup, restore (jika ada), dan tindakan perbaikan yang telah dilakukan.
    Disampaikan setiap bulan sebagai bagian dari Monthly Progress Report
    4
    Feature Development Documentation
    Dokumentasi setiap fitur baru atau penyempurnaan sistem yang telah dikembangkan, termasuk deskripsi fungsi, hasil pengujian (testing), dan tanggal implementasi.
    Setiap selesai implementasi fitur
    5
    Technical Documentation & Change Log
    Dokumentasi teknis yang mencatat perubahan kode, konfigurasi sistem, pembaruan framework/plugin, dan perubahan lainnya selama masa kontrak.
    Diperbarui secara berkala dan diserahkan pada akhir kontrak
    6
    Security & Backup Report
    Laporan pelaksanaan update keamanan, monitoring keamanan sistem, backup data, serta tindakan mitigasi terhadap potensi ancaman keamanan.
    Setiap bulan atau apabila terjadi insiden keamanan
    7
    User Guide / Administrator Manual (apabila terdapat fitur baru)
    Panduan penggunaan untuk administrator terhadap fitur-fitur baru atau perubahan signifikan pada platform.
    Maksimal 1 minggu setelah fitur diimplementasikan
    8
    Platform Improvement Recommendations
    Dokumen rekomendasi pengembangan platform berdasarkan hasil evaluasi penggunaan, kebutuhan pengguna, perkembangan teknologi, dan kebutuhan program.
    Pada akhir kontrak
    9
    Final Assignment Report
    Laporan akhir yang merangkum seluruh kegiatan, hasil yang dicapai, pengembangan sistem, status platform, kendala, pembelajaran, serta rekomendasi untuk keberlanjutan pengelolaan Platform SIAP Kerja Ketapang.
    Maksimal 10 hari kerja sebelum kontrak berakhir INDIKATOR KINERJA UTAMA/KPI
    Deliverable Indikator Keberhasilan
    Website beroperasi dengan baik
    Uptime ≥99% selama masa kontrak
    Pemeliharaan sistem
    Maintenance rutin dilaksanakan sesuai jadwal
    Bug fixing
    100% bug kritis ditangani sesuai SLA yang disepakati
    Pengembangan fitur
    Fitur baru dikembangkan dan diimplementasikan sesuai kebutuhan program
    Keamanan sistem
    Seluruh pembaruan keamanan dilaksanakan tepat waktu dan tidak terjadi insiden keamanan yang signifikan
    Backup data
    Backup dilakukan secara berkala dan data dapat dipulihkan apabila diperlukan
    Dokumentasi teknis
    Seluruh perubahan sistem terdokumentasi dengan baik
    Laporan berkala
    Laporan disampaikan tepat waktu setiap bulan
    Dukungan teknis
    Permintaan dukungan teknis ditangani sesuai SLA dan memperoleh penyelesaian yang memadai
    KUALIFIKASI Youth Resilience Officer bertanggung jawab kepada Project Manager dan Youth Advisor, serta bekerja sama dengan kelompok orang muda, sekolah, pemerintah desa, organisasi masyarakat, serta pihak perusahaan perkebunan untuk memastikan pelaksanaan program berjalan efektif dan memberikan dampak positif bagi orang muda di wilayah sasaran.
    • Partisipasi dan kelulusan peserta
    • Penempatan kerja
    • Retensi tenaga kerja
    • Mengumpulkan feedback dari peserta, sekolah, dan industri
    • Mendukung pembelajaran program dan continuous improvement berbasis data
    1. Platform Digital beroperasi secara optimal. Platform Siap Kerja Ketapang berfungsi secara stabil, aman, responsif, dan dapat diakses oleh pengguna dengan tingkat ketersediaan (uptime) yang tinggi serta gangguan teknis yang minimal.
    2. Pemeliharaan Sistem dilaksanakan secara berkala. Seluruh kegiatan pemeliharaan sistem, termasuk pembaruan aplikasi, monitoring performa, backup data, optimasi database, dan pemeliharaan server dilaksanakan secara rutin sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Hal ini dapat dilakukan melalui:
    3. Peningkatan User Experience (UX) dan User Interface dilakukan secara berkala. Platform memiliki tampilan yang lebih responsif pada berbagai perangkat, mudah dinavigasi, serta memberikan pengalaman pengguna yang lebih baik bagi perusahaan, pencari kerja, administrator, dan mitra lainnya.
    4. Memastikan keamanan sistem terjaga secara berkala. Website terlindungi dari potensi ancaman keamanan melalui pelaksanaan pembaruan sistem, pengelolaan hak akses, monitoring keamanan, backup berkala, serta penerapan praktik terbaik dalam keamanan aplikasi web.
    5. Mengembangkan fitur-fitur baru maupun penyempurnaan fungsi platform dan mengimplementasikan sesuai dengan kebutuhan program, pengguna, dan persetujuan Project Manager untuk meningkatkan kualitas layanan digital.Pengembangan Fitur Platform
    6. Dukungan teknis kepada Tim Program. Administrator website dan tim program memperoleh dukungan teknis yang cepat, tepat, dan terdokumentasi sehingga pengelolaan platform dapat berjalan secara efektif.
    7. Dokumentasi sistem yang tersusun dengan baik. Seluruh perubahan, pengembangan fitur, konfigurasi sistem, serta prosedur teknis terdokumentasi secara lengkap sebagai referensi untuk pemeliharaan dan pengembangan platform di masa mendatang.
    8. Laporan Berkala. Tersedianya laporan bulanan yang memuat:
    • Ringkasan kegiatan pemeliharaan dan pengembangan platform.
    • Daftar bug atau permasalahan yang telah diselesaikan.
    • Status keamanan sistem dan hasil monitoring performa.
    • Pengembangan fitur yang telah diimplementasikan.
    • Kendala yang dihadapi beserta tindak lanjutnya.
    • Rencana kerja pada periode berikutnya.
    • Minimal Sarjana (S1) di bidang Teknik Informatika, Sistem Informasi, Ilmu Komputer, Teknologi Informasi, Rekayasa Perangkat Lunak, atau bidang lain yang relevan.
    • Memiliki pengalaman minimal 2 tahun dalam pengembangan, pengelolaan, atau pemeliharaan website maupun platform digital.
    • Berpengalaman dalam mengembangkan dan memelihara aplikasi berbasis web menggunakan framework atau Content Management System (CMS) yang relevan.
    • Memiliki pengalaman dalam pengelolaan database, server, domain, dan hosting.
    • Memiliki pengalaman melakukan troubleshooting, bug fixing, serta optimasi performa aplikasi.
    • Memiliki pengalaman dalam pengelolaan keamanan aplikasi web (web security) dan pelaksanaan backup serta pemulihan data.
    • Memiliki pengalaman bekerja sama dengan berbagai pemangku kepentingan, termasuk tim program, vendor teknologi, maupun institusi pemerintah atau swasta, menjadi nilai tambah.
    • Memiliki pengalaman bekerja di wilayah pedesaan atau perkebunan menjadi nilai tambah.
    • Memiliki kemampuan fasilitasi, komunikasi, dan membangun relasi yang baik.
    • Mampu bekerja dengan kelompok orang muda yang beragam.
    • Memahami prinsip perlindungan anak, safeguarding, dan pengembangan orang muda.
    • Bersedia untuk tinggal di lokasi terpencil dan melakukan perjalanan dalam kondisi yang sulit.
    • Pengalaman bekerja di Kalimantan Barat, terutama di Area Cargill, lebih disukai.
    • Komitmen terhadap kualitas kerja yang tinggi dan disiplin untuk memberikan laporan sederhana dan data terkait kemajuan kegiatan serta dokumentasi tepat waktu.
    • Kemampuan mengendarai sepeda motor dengan lisensi yang sesuai.