Assistente de Gestão de Projeto [CDESC]

Job Highlight

Executar transações e processos administrativos e operacionais para apoiar a implementação e o monitoramento eficaz de projetos, contribuindo para a entrega tempestiva em conformidade com os procedimentos e diretrizes estabelecidos.

About the Project Office

O Centro de Estudos sobre Drogas e Desenvolvimento Social Comunitário (CDESC) trabalha para produzir estudos e análises baseados em evidências, adotando uma abordagem multidimensional sobre a questão das drogas, buscando fomentar alternativas sociais, econômicas e ambientais que promovam o desenvolvimento sustentável de comunidades afetadas pelo tráfico de drogas em áreas urbanas e rurais.

O CDESC atua por meio de assessoria técnica, desenvolvimento de pesquisas, produção de dados e análise de tendências sobre drogas. Apoia o desenho e a implementação de iniciativas que fomentam o desenvolvimento social e comunitário, promovendo alternativas sustentáveis e inclusivas para reduzir os impactos do tráfico de drogas nas áreas afetadas.

Job Specific Context

O Escritório das Nações Unidas de Serviços para Projetos (UNOPS) é um braço operacional das Nações Unidas que apoia a implementação bem-sucedida de projetos de consolidação da paz, humanitários e de desenvolvimento de seus parceiros em todo o mundo. O UNOPS apoia seus parceiros na construção de um futuro melhor por meio da prestação de serviços que aumentam a eficiência, eficácia e sustentabilidade dos projetos de consolidação da paz, humanitários e de desenvolvimento. Com o mandato de atuar como um recurso central das Nações Unidas, o UNOPS oferece serviços sustentáveis de gestão de projetos, aquisições e infraestrutura a uma ampla gama de governos, doadores e organizações das Nações Unidas.

O Cluster de Desenvolvimento Sustentável (SDC, na sigla em inglês) apoia diversos parceiros com operações de consolidação da paz, humanitárias e de desenvolvimento. Foi criado por meio da combinação dos seguintes portfólios: Serviços de Gestão de Subsídios (GMS), Serviços de Apoio Tecnológico das Nações Unidas (UNTSS) e o Portfólio de Desenvolvimento e Iniciativas Especiais (DSIP). O cluster fornece serviços para os programas dos parceiros que são desenhados, estruturados e geridos com uma perspectiva global, e que atendem principalmente a parceiros com sede em Nova York. O SDC está presente em aproximadamente 125 países.

O UNOPS assinou um Acordo Global com o Escritório das Nações Unidas contra Drogas e Crime (UNODC) para apoiar operacionalmente a implementação de seu mandato por meio da prestação de serviços de Recursos Humanos.

O Escritório das Nações Unidas contra Droga e Crime (UNODC), uma agência especializada das Nações Unidas estabelecida em 1997 para assistir os Estados-Membros em seus esforços para combater as drogas ilícitas, o crime e o terrorismo, é um dos parceiros sob o escopo do UNTSS.

Com sede em Viena, na Áustria, o UNODC opera globalmente para apoiar o desenvolvimento e a implementação de políticas e programas que abordam uma ampla gama de problemáticas, incluindo o tráfico e o abuso de drogas, o crime organizado, a corrupção, o tráfico de pessoas, o tráfico ilícito de migrantes, a cibercrime e a prevenção do terrorismo. Por meio de pesquisa, aconselhamento político, fortalecimento de capacidades e assistência técnica, o UNODC trabalha para fortalecer os sistemas de justiça, promover a cooperação internacional e defender o Estado de Direito e os direitos humanos na luta contra as ameaças transnacionais.

*UNODC and UNOV are currently undergoing a global reclassification exercise of all their LICA positions. This process may impact the final LICA level and the fee associated with this LICA assignment. The LICA level indicated in this vacancy announcement is therefore indicative and subject to change. The contract may be issued, or as the case may be re-issued, with a different LICA level. The fee on issuance of the contract may not reflect the standard LICA fee level 1/1. The fee may be adjusted during, or following, the completion of the reclassification exercise, but will not be lower than the fee indicated in the initial contract.

Role Purpose

Sob a supervisão do Projeto CDESC, o/a Assistente de Gestão de Projeto executa transações administrativas para as operações do projeto. Ele/ela processa documentação de projetos, arranjos logísticos, solicitações de aquisição e tarefas de reporte de acordo com as regras, regulamentos e Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) estabelecidos, sob supervisão de rotina.

Functions / Key Results Expected

Apoio a Projetos

• Prestar apoio administrativo ao planejamento, implementação, monitoramento e elaboração de relatórios de projetos, em conformidade com as normas, regulamentos e Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) aplicáveis.
• Auxiliar na manutenção de ferramentas de acompanhamento de projetos para monitorar entregas, contratos, viagens, workshops e subsídios.
• Apoiar a preparação e formatação de relatórios, materiais informativos, apresentações e atas de reuniões.
• Garantir o arquivamento, o armazenamento e a organização adequados da documentação do projeto (eletrônica e física).
• Participar de reuniões regulares da equipe e fornecer atualizações sobre as tarefas atribuídas.

Suporte a viagens, logística e workshops

• Auxiliar na organização da logística para reuniões, workshops, conferências e eventos, incluindo providências relacionadas a viagens, acomodações e serviços de bufê.
• Preparar autorizações de viagem e processar a documentação relacionada a viagens para funcionários e parceiros, de acordo com as políticas e procedimentos aplicáveis.
• Manter contato com fornecedores e participantes sobre questões logísticas e acompanhar os preparativos de rotina.
• Manter contato e acompanhar especialistas no assunto e outros membros da equipe do projeto sobre os preparativos das atividades.

Apoio a Compras e Administrativo

• Compilar e verificar a documentação de apoio, faturas e entregas contratuais para o processamento de pagamentos e a administração de contratos.
• Manter planilhas e ferramentas de acompanhamento de compras e pagamentos para referência.
• Apoiar a manutenção de registros de transações administrativas e de compras.
• Solicitar e acompanhar os processos de aquisição e pagamento, conforme solicitado.

Gestão do Conhecimento e Apoio à Equipe

• Apoiar a organização de sessões de treinamento e atividades internas de compartilhamento de conhecimento.
• Participar de iniciativas de compartilhamento de conhecimento e Comunidades de Prática (CoPs).
• Auxiliar na compilação de informações e na realização de pesquisas básicas para apoiar a elaboração de relatórios e documentação.
• Contribuir para a manutenção de arquivos compartilhados de projetos e plataformas de colaboração.

Skills

Communication, Document Management, Logistics Management, Technical Support

Competencies

Treats all individuals with respect; responds sensitively to differences and encourages others to do the same. Upholds organisational and ethical norms. Maintains high standards of trustworthiness. Role model for diversity and inclusion.

Acts as a positive role model contributing to the team spirit. Collaborates and supports the development of others. For people managers only: Acts as positive leadership role model, motivates, directs and inspires others to succeed, utilizing appropriate leadership styles.

Demonstrates understanding of the impact of own role on all partners and always puts the end beneficiary first. Builds and maintains strong external relationships and is a competent partner for others (if relevant to the role).

Efficiently establishes an appropriate course of action for self and/or others to accomplish a goal. Actions lead to total task accomplishment through concern for quality in all areas. Sees opportunities and takes the initiative to act on them. Understands that responsible use of resources maximizes our impact on our beneficiaries.

Open to change and flexible in a fast paced environment. Effectively adapts own approach to suit changing circumstances or requirements. Reflects on experiences and modifies own behavior. Performance is consistent, even under pressure. Always pursues continuous improvements.

Evaluates data and courses of action to reach logical, pragmatic decisions. Takes an unbiased, rational approach with calculated risks. Applies innovation and creativity to problem-solving.

Expresses ideas or facts in a clear, concise and open manner. Communication indicates a consideration for the feelings and needs of others. Actively listens and proactively shares knowledge. Handles conflict effectively, by overcoming differences of opinion and finding common ground.

Education Requirements

Obrigatório:

• Ensino médio (ou equivalente) com 4 anos de experiência relevante OU
• Graduação em Ciências Sociais, Ciências Ambientais, Demografia, Gestão de Políticas Públicas, Arquitetura e Urbanismo, Geografia, Planejamento Territorial ou áreas correlatas com 0 anos de experiência relevante.

Desejável:

• Mestrado em Ciências Sociais, Ciências Ambientais, Demografia, Gestão de Políticas Públicas, Arquitetura e Urbanismo, Geografia, Planejamento Territorial ou áreas correlatas.

Experience Requirements

Obrigatório:

• Experiência relevante em gerenciamento de projetos ou áreas similares.
• Proficiência demonstrável no uso de ferramentas de colaboração e produtividade (ex.: MS Office, G-Suite etc.) e sistemas de gestão baseados na web.

Desejável:

• Experiência em cartografia digital, análise espacial e processamento de dados geoespaciais em ambiente SIG (Sistema de Informações Geográficas).

Language Requirements

LanguageProficiency LevelRequirementPortugueseFluentRequiredEnglishBasicRequired

Additional Information

• UNOPS does not accept unsolicited resumes.
• UNOPS will at no stage of the recruitment process request candidates to make payments of any kind.
• Applications to vacancies must be received before midnight Copenhagen time (CET) on the closing date of the announcement. Applications received after the closing date will not be considered.
• Only shortlisted candidates will be contacted and invited to proceed to the next stage of the selection process, which may include various assessments.
• UNOPS embraces diversity and is committed to equal employment opportunity. Our workforce consists of a wide range of nationalities, cultures, languages, races, gender identities, sexual orientations, and abilities. We strive to sustain and strengthen this diversity, fostering an inclusive working environment where all personnel are treated with respect and have equal access to opportunities.
• UNOPS evaluates all applications based on the skills, qualifications and experience outlined in the vacancy announcement. We are committed to a fair and transparent selection process and welcome diverse perspectives, including those of women, indigenous and racialized communities, individuals of diverse gender identities and sexual orientations, and persons with disabilities.
• We are committed to enabling all candidates to perform at their best during the assessment process. If you are shortlisted and require support or reasonable accommodation to complete any assessment, please inform our human resources team upon receiving your invitation.
• UNOPS has zero tolerance for sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment, and other forms of abusive conduct, including discrimination, abuse of authority, and harassment. To uphold these standards, background checks are conducted for all final candidates to help ensure that individuals with a history of such conduct are not hired. By applying for a position with UNOPS, candidates acknowledge and consent to these verification processes.

Terms and Conditions

• For staff positions only, UNOPS reserves the right to appoint a candidate at a lower level than the advertised level of the post.
• For retainer contracts, you must complete a few mandatory courses (they take around 4 hours to complete) in your own time, before providing services to UNOPS. Refreshers or new mandatory courses may be required during your contract. Please note that you will not receive any compensation for taking courses and refreshers. For more information on a retainer contract here.
• For more details about the contract types, please click here.
• All UNOPS personnel are responsible for performing their duties in accordance with the UN Charter and UNOPS Policies and Instructions, as well as other relevant accountability frameworks. In addition, all personnel must demonstrate an understanding of the Sustainable Development Goals (SDGs) in a manner consistent with UN core values and the UN Common Agenda.
• It is the policy of UNOPS to conduct background checks on all potential personnel. Recruitment in UNOPS is contingent on the results of such checks.