Assistant[e] administratif[ve] - NPSA 5 (Open to internal and external applicants)

Contexte
Ancré dans le programme pays du PNUD (2021-2025), et s'appuyant sur les leçons de son portefeuille ODD16+ (2018-2023), ainsi que sur une analyse des vulnérabilités, de la dynamique des parties prenantes et des capacités, le PNUD, en collaboration avec ses partenaires nationaux, a développé un nouveau portefeuille, intitulé, "La gouvernance en tant que levier du développement socio-économique en Tunisie". Il engagera les institutions, la société civile et le secteur privé à tirer parti d'une gouvernance redevable et efficace pour accélérer le développement socio-économique par le biais d'une approche intégrée basée sur les zones qui place les personnes au centre des solutions locales. L'intervention du portefeuille part du principe qu'une société juste, sans corruption, et où les personnes vulnérables sont incluses dans la recherche de solutions à travers des partenariats entre les institutions publiques, la société civile et le secteur privé, pourrait accélérer les progrès vers la Vision 2035 de la Tunisie et son Plan National de Développement 2023-2025.

Afin de soutenir les efforts du gouvernement pour mettre en œuvre des réformes prévues et à maîtriser les défis susmentionnés, le portefeuille proposé vise à contribuer au développement durable en Tunisie, et cela à travers un appui aux résultats escomptés suivants :

Effet 1 : La transparence et la redevabilité sont effectivement renforcées afin de prévenir la corruption aux niveaux local et national et de promouvoir la prestation équitable de services de qualité à la population.

Effet 2 : Les droits des personnes vulnérables au développement local et à une vie décente sont garantis grâce à un accès inclusif aux services et aux opportunités économiques.

Effet 3 : Les personnes ont accès à leurs droits et renforcent leur confiance dans des services de sécurité et de justice plus réactifs, centrés sur les personnes et respectueux des droits humains.

Effet 4 : Données produites et analysées pour assurer une gestion adaptative, une programmation de qualité et un renforcement des résultats du programme.

Dans ce cadre, et afin d’appuyer la gestion administrative et financière du portefeuille, le PNUD se propose de recruter un.e assistant[e] administratif[ve]

Devoirs et responsabilités
L’assistant[e] administratif[ve] aura la charge d’appuyer l’exécution du portefeuille du PNUD..
L’assistant[e] administratif[ve] sera notamment chargé[e] de :
a. Appuyer la gestion financière du portefeuille, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
• Veiller au respect des règles et procédures du PNUD en matière d’achat et de gestion financière et notamment à travers les outils numériques dédiés dans ce contexte,
• Assurer le suivi budgétaire et assister à gérer les trésoreries,
• Préparer les documents et requêtes de paiement, la tenue des dossiers financiers, les rapports financiers et les révisions budgétaires du projet,
• Assister dans l’établissement des états financiers (décaissements et rapprochement bancaire) des activités,
• Appuyer la préparation des révisions budgétaires,
• Assurer le bon déroulement des procédures d’octroi de subvention des partenaires techniques et financiers au sein du PNUD en coordonnant avec les équipes associées.
b. Soutenir administrativement la mise en œuvre du portefeuille, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
• Appuyer les processus de passation de marchés, y compris la préparation des documents relatifs aux demandes de prix, aux appels d'offres ou aux demandes de propositions, ainsi que tous les travaux préparatoires nécessaires pour la contractualisation,
• Assurer le suivi des contrats engagés dans le cadre de la mise en œuvre du portefeuille y compris ceux relatifs au personnel,
• Appuyer le cas échéant le suivi des accords/contrat de subvention conclu avec des parties prenantes du projet en assurant la qualité des rapports financiers, conseillant sur les procédures à suivre etc.
• Organiser les expéditions, dispositions de dédouanement, la préparation des documents pour les expéditions du PNUD (reçues/envoyées), préparation de toute la documentation nécessaire, mise en œuvre des actions de suivi.
• Organiser le transport des véhicules, de leur entretien régulier et de leur assurance.
• Appuyer la gestion du système d'archivage, en veillant à la conservation des documents confidentiels
• Assister/préparer/ mettre à jour des inventaires des immobilisations et des stocks de consommables du projet, et, si nécessaire, procéder à de nouvelles acquisitions
c. Appuyer la gestion logistique de la mise en œuvre des activités en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
• Appuyer l’organisation logistique et la clôture des activités [ateliers, mission, voyage, hôtel etc] conformément aux procédures du PNUD. Cela passera notamment par l’assurance qualité des TDR, la coordination avec le service achat, les fournisseurs, réception des factures et préparation de dossiers de paiement, coordination avec les membres de l’équipe dont celle basée au sud etc.
• Assister dans la préparation des missions de l’équipe du projet ainsi que des partenaires,
• Assister/ participer le cas échéant aux activités du projet afin d’assurer leur bonne mise en œuvre
d. Appuyer la planification du portefeuille:
• Participer à l’élaboration des PTA tenant compte du cadre de résultats et des ressources disponibles,
• Participer à l’élaboration des plans de recrutements et des plans d’achats annuels,
• Préparer et communiquer dans les délais les besoins estimatifs pour l’organisation des événements du projet et les besoins en trésorerie.
e. Appuyer le renforcement de capacités de l’équipe du portefeuille et du bureau du PNUD Tunisie en matière de gestion administrative ou tout domaine associé :
• Collaborer de manière très étroite et efficace avec les assistant[e]s administratif[ves] et logistiques basé[e]s dans les régions ainsi que l’équipe du projet notamment dans la préparation des dossiers, mise en œuvre des procédures etc.
• Participer et/ou animer des sessions de formation/travail au profit de l’équipe du PNUD et le cas échéant aux partenaires sur la gestion administrative ou tout domaine associé
• Contribuer de manière active aux réunions de cluster, portefeuille et prodiguer des conseils aux membres de l’équipe sur la gestion administrative
Les assistant[e]s administratif[ve]s seront appelé[es] à exécuter d'autres tâches relevant de leurs profils fonctionnels et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.

Dispositions institutionnelles
L’assistant[e] administratif[ve] recruté[e] accomplira les tâches qui lui incombent, conformément au descriptif ci-dessus indiqué, sous la supervision du Conseiller Technique Principal [CTP] et en collaboration avec les experts du portefeuille.

Qualifications minimales:
Education:
• Etudes secondaires est requis Ou
• Un diplôme d’études universitaires en gestion, management, finances, et/ou domaine équivalent sera dument considéré mais pas requis

Expérience dans le domaine:
• Au moins cinq [05] années d’expérience [avec un diplôme de fin d'études secondaires], ou deux [02] années [avec une licence] d'expérience pertinente dans les services d’appui administratif, financier ou programmatique est requis

Langue[s] requise[s]:
• Maîtrise de la langue arabe et française est exigée.
• Une connaissance de la langue anglaise est un avantage.

Compétences et expériences supplémentaires souhaitées:
• Expérience avec agences du Système des Nations Unies, ou au sein d’une organisation internationale de développement.
• Expérience pertinente dans les services d’appui administratif, financier ou programmatique au sein du PNUD et/ou Nations Unies et/ou Organisation Internationale et/ou ONGs
• Bonne expérience dans les outils de gestion et de suivi
• Maitrise des outils informatiques.
Equal opportunity

As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination.

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Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority

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Scam alert

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