Organizational Context
La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) est le plus grand réseau humanitaire au monde, comptant 191 Sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge parmi ses membres. La FICR s’appuie sur les « trois R » — réponse, résilience et respect — pour mettre en œuvre sa Stratégie 2030. La FICR intervient en cas de catastrophes et de crises, en garantissant une action humanitaire rapide, coordonnée et menée au niveau local. Elle aide ses membres à renforcer la résilience des communautés dans les domaines du climat et de l’environnement, de la santé et du bien-être, ainsi que des migrations et des déplacements de population. La FICR promeut le respect de ses principes fondamentaux que sont l’humanité, l’impartialité, la neutralité, l’indépendance, le volontariat, l’unité et l’universalité, notamment dans son travail sur les valeurs, le pouvoir et l’inclusion. La FICR se concentre en permanence sur son mandat fondamental — sa raison d’être —, à savoir la coordination stratégique et opérationnelle, la diplomatie humanitaire, le développement des Sociétés nationales et la reddition de comptes.
La FICR est dirigée par son secrétaire général et dispose d’un siège à Genève ainsi que de cinq bureaux régionaux en Afrique (Nairobi) ; dans les Amériques (Panama) ; en Asie-Pacifique (Kuala Lumpur) ; en Europe (Budapest) et dans la région MENA (Beyrouth), ainsi que des bureaux de représentation, des centres de services et des délégations à travers le monde.
La FICR applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs du Mouvement de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel et d’autres formes de harcèlement, abus de pouvoir, discrimination et manque d'intégrité (y compris, sans s'y limiter, les malversations financières). La FICR respecte également des principes stricts en matière de protection de l'enfance.
Le poste sera basé à Bunia, en République démocratique du Congo, où il/elle apportera son soutien à la lutte contre Ebola au sein du bureau de terrain couvrant l'Ituri et les zones voisines touchées par l'épidémie.
Job Purpose
Sous la supervision de l’Officer, Administration basée à Kinshasa, l'assistant(e) chargé(e) l’Administration et accueil, apporte un soutien administratif et de secrétariat professionnel à la FICR, de manière organisée et dans les délais impartis.
Job Duties and Responsibilities
Organisation des déplacements et de l’hébergement
- Réservation d’hébergements de courte durée pour le personnel et les visiteurs dans des hôtels et des appartements avec services hôteliers
- Recherche des résidences pour les employés internationaux
- Coordination avec l’agence de voyage et les chauffeurs de la FICR pour les transferts aéroport du personnel et des visiteurs.
- Organisation du transport quotidien du personnel depuis et vers la ville, le matin et le soir
- Réservation de taxis pour le personnel en cas de besoin.
Accueil des nouveaux collaborateurs/visiteurs
- Remettre le dossier de bienvenue aux nouveaux collaborateurs et visiteurs avant leur départ.
- Délivrer des badges visiteurs au personnel en visite et aux autres clients externes se rendant au bureau.
- Mettre à jour en temps voulu le registre des visiteurs
Traitement des factures
- Traiter en temps voulu les factures de services publics pour le bureau et les délégués
- Traiter en temps voulu les factures de l’agence de voyage (billets d’avion)
- Traiter en temps voulu les factures de télécommunications (Safaricom, Airtel et Telkom)
- Traiter en temps voulu les factures des services de messagerie
- Traiter en temps voulu les factures d’hôtel
- Demander les relevés de compte mensuels aux fournisseurs
Ateliers, réunions et conférences
- Soutenir les programmes en assurant la coordination des ateliers, réunions et conférences. Aider à la réservation des lieux d’ateliers avec le soutien de l’unité logistique.
- Organiser les collations et les pauses-thé pour les ateliers et réunions internes. Aider à la mise en place des salles de réunion.
Supervision
- Suivi quotidien des prestataires de services externalisés (restauration et entreprise de nettoyage) afin de s’assurer qu’ils fournissent des services de haute qualité.
- Surveiller le niveau d’eau potable et demander le réapprovisionnement auprès de l’entreprise. Organiser l’entretien des distributeurs d’eau.
- Supervise le travail des nettoyeurs et employés des résidences.
Gestion de l’accueil
- Assurer le service client et répondre à toutes les demandes à la réception.
- Veiller à ce que l’espace d’accueil soit propre et bien rangé.
- Accueillir les visiteurs et les orienter vers les bureaux et les collaborateurs concernés.
- En collaboration avec le RH, mettre à jour et diffuser chaque mois la liste des coordonnées du personnel.
- Assurer la coordination avec les services et les collaborateurs concernés pour la réception et l’envoi du courrier et des colis. Fournitures de bureau
- Surveiller les stocks de fournitures de bureau et coordonner les réapprovisionnements avec le responsable des achats.
- Distribuer les fournitures de bureau au personnel et tenir un registre précis à ce sujet.
- Partager les registres/rapports relatifs aux fournitures de bureau tous les trimestres (avec le responsable administratif) à des fins d’analyse.
Classement
- Tenir à jour les dossiers administratifs relatifs aux missions et responsabilités de l’assistant(e) administratif(ve).
- Veiller à ce que tous les documents administratifs et la correspondance importants soient classés et stockés sur un espace partagé.
Job Duties and Responsibilities (continued)
- Œuvrer activement à la réalisation des objectifs du Secrétariat de la Fédération
- Respecter les principes de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge et agir en conformité avec ceux-ci
- Assumer toute autre tâche et responsabilité liée au poste qui pourrait lui être confiée par son supérieur hiérarchique
Education
- Diplôme dans l’Administration, de la logistique, de la gestion d'entreprise ou dans tout autre domaine pertinent
Experience
- Au moins 2 ans d'expérience dans la gestion administrative et la gestion des déplacements au sein d'une organisation humanitaire
- Connaissance et expérience du mouvement de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge.
- Capacité à travailler efficacement en situation de stress et à gérer plusieurs priorités dans un environnement en constante évolution.
- Expérience dans la gestion administrative d'un bureau, y compris le classement.
- Expérience dans l'administration, la gestion des billets, la logistique des déplacements et tout autre domaine de soutien.
- Expérience dans l'utilisation des procédures et des systèmes administratifs
Knowledge, Skills and Languages
- Connaissances et compétences
- Capacité à travailler dans un environnement interculturel et interfonctionnel..Capacité à travailler dans des délais serrés et à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Maîtrise indispensable de l'informatique.
- Excellentes compétences en communication et en rédaction de rapports.
- De bonnes compétences relationnelles constituent un élément essentiel du poste.
- Maîtrise du français et de l'anglais
- Bonne maîtrise d'une autre langue officielle de la FICR (l'espagnol ou l'arabe)
Competencies, Values and Comments
Valeurs : Respect de la diversité ; Intégrité ; Professionnalisme ; Responsabilité
Compétences clés : Communication ; Collaboration et travail d'équipe ; Capacité de jugement et prise de décision ; Relations avec la société nationale et les clients ; Créativité et innovation ; Instauration d'un climat de confiance
Les candidatures féminines sont tres encouragées.
NB: La Connaissance de l'anglais est exigée pour ce poste.
