Asociado de Apoyo a la Gestión de Proyectos

Job Highlight

El/La Asociado/a de Apoyo a la Gestión de Proyectos apoyará la gestión integral de los memorandos de acuerdos del Programa de Desarrollo Alternativo, asegurando la correcta ejecución administrativa y financiera, el seguimiento de compromisos, la consolidación de información en bases de datos y sistemas, y la generación de alertas tempranas para la toma de decisiones. El rol contribuye al fortalecimiento de procesos estandarizados, al cumplimiento de lineamientos institucionales y a la eficiencia operativa del programa, impactando directamente en la implementación efectiva y el logro de los objetivos estratégicos del mismo.

About the Country/Multi-Country Office

La Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (UNODC) trabaja con los Estados y la sociedad civil para prevenir que las drogas y el delito amenacen la seguridad, la paz y las oportunidades de desarrollo de los ciudadanos. Fomentando la actualización de mejores prácticas internacionales, los aportes consisten en: (1) generar conocimiento sobre la naturaleza, el alcance y las tendencias de la problemática de las drogas y el delito; (2) apoyar la implementación de las convenciones internacionales sobre la materia; (3) orientar políticas y estrategias nacionales de lucha contra las drogas y el delito; (4) desarrollar capacidades nacionales para enfrentar y prevenir la producción, el tráfico, el abuso de drogas y otras manifestaciones del crimen organizado. Con el fin de alcanzar sus objetivos, UNODC desarrolla una amplia gama de iniciativas, incluidos proyectos de desarrollo alternativo, la vigilancia de cultivos ilícitos y programas de lucha contra el lavado de dinero.

About the Project Office

El Desarrollo Alternativo fue concebido originalmente por el Sistema de Naciones Unidas como una estrategia de control de drogas; un complemento a las estrategias de interdicción en los países con presencia de cultivos ilícitos. El concepto fue ampliándose gradualmente, no se limitó a la introducción de nuevos cultivos en las fincas mismas, sino que también incluyó el procesamiento y la transformación de éstos, incluyendo la comercialización a través de organizaciones productivas y las alianzas con el sector privado.

El Programa de Desarrollo Alternativo apoya a familias, comunidades y organizaciones campesinas, indígenas o afrocolombianas, ubicadas en ecosistemas ambientalmente estratégicos y en zonas de frontera agrícola que se hayan visto afectadas o estén amenazadas por los cultivos ilícitos y que deseen erradicarlos y adelantar “alternativas productivas legales”.

Job Specific Context

La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es un brazo operativo de las Naciones Unidas que apoya la implementación exitosa de los proyectos de consolidación de la paz, humanitarios y de desarrollo de sus asociados en todo el mundo. UNOPS apoya a sus asociados en la construcción de un futuro mejor mediante la prestación de servicios que aumentan la eficiencia, eficacia y sostenibilidad de los proyectos de consolidación de la paz, humanitarios y de desarrollo. Con el mandato de actuar como un recurso central de las Naciones Unidas, UNOPS ofrece servicios sostenibles de gestión de proyectos, adquisiciones e infraestructura a una amplia gama de gobiernos, donantes y organizaciones de las Naciones Unidas.

El Clúster de Desarrollo Sostenible (SDC, por sus siglas en inglés) apoya a diversos asociados con operaciones de consolidación de la paz, humanitarias y de desarrollo. Fue creado mediante la combinación de los siguientes portafolios: Servicios de Gestión de Subvenciones (GMS), Servicios de Apoyo Tecnológico de las Naciones Unidas (UNTSS) y el Portafolio de Desarrollo e Iniciativas Especiales (DSIP). Proporciona servicios a los programas de los asociados que están diseñados, estructurados y gestionados con una perspectiva global, y que principalmente atienden a asociados con sede en Nueva York. El SDC tiene presencia en aproximadamente 125 países.

UNOPS ha firmado un Acuerdo Global con la Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (UNODC) para apoyar operativamente la implementación de su mandato mediante la prestación de servicios de Recursos Humanos.

La Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (UNODC), una oficina dependiente de la Secretaría de la ONU, establecida en 1997 para asistir a los Estados Miembros en sus esfuerzos por combatir las drogas ilícitas, el delito y el terrorismo, es uno de los asociados bajo UNTSS.

Con sede en Viena, Austria, UNODC opera a nivel mundial para apoyar el desarrollo y la implementación de políticas y programas que abordan una amplia gama de problemáticas, incluyendo el tráfico y abuso de drogas, el crimen organizado, la corrupción, la trata de personas, el tráfico ilícito de migrantes, la ciberdelincuencia y la prevención del terrorismo. A través de la investigación, el asesoramiento en políticas, el fortalecimiento de capacidades y la asistencia técnica, UNODC trabaja para fortalecer los sistemas de justicia, promover la cooperación internacional y defender el estado de derecho y los derechos humanos en la lucha contra las amenazas transnacionales.

*UNODC and UNOV are currently undergoing a global reclassification exercise of all their LICA positions. This process may impact the final LICA level and the fee associated with this LICA assignment. The LICA level indicated in this vacancy announcement is therefore indicative and subject to change. The contract may be issued, or as the case may be re-issued, with a different LICA level. The fee on issuance of the contract may not reflect the standard LICA fee level 1/1. The fee may be adjusted during, or following, the completion of the reclassification exercise, but will not be lower than the fee indicated in the initial contract.

Role Purpose

Bajo la supervisión del ASISTENTE DE GESTIÓN DEL PROGRAMA (G6), la persona seleccionada será responsable de:

1. Gestión de Memorandos de Acuerdo: Garantizar la correcta administración, seguimiento y cierre de los memorandos de acuerdos con socios implementadores, asegurando cumplimiento de los estándares administrativos y financieros de Naciones Unidas.
2. Fortalecimiento de procesos y sistemas: Gestionar el diseño, implementación y estandarización de herramientas, bases de datos y metodologías que optimicen los procesos administrativos, financieros y operativos del programa.
3. Monitoreo y seguimiento: Generar alertas tempranas, consolidar información y elaborar reportes estratégicos que faciliten la toma de decisiones y aseguren el cumplimiento de metas técnicas y financieras del programa.
4. Apoyo a la coordinación: Facilitar la interacción entre las Unidades Temáticas y Oficinas Territoriales del programa, socios implementadores y áreas de apoyo de la oficina, mediante el acompañamiento, la organización de reuniones y talleres, y la entrega oportuna de información.

Functions / Key Results Expected

El/La Asociado/a de Apoyo a la Gestión de Proyectos trabajará en estrecha colaboración con la Unidad de Planeación y Gestión y se espera que entregue los siguientes resultados:

Gestión de Memorandos de Acuerdo

• Apoyar la supervisión en la identificación de riesgos a través de las metodologías de evaluación de IP (Implementing Partner), con la finalidad de generar alertas tempranas, orientadas hacia su mitigación oportuna, para el correcto desarrollo de los proyectos y el cumplimiento de las metas del programa.
• Acompañar a las organizaciones en el registro e inscripción en el portal UNPP incluyendo el módulo de Prevención de la explotación y abuso sexual (PEAS) para iniciar el proceso de suscripción de Memorandos de Acuerdo.
• Gestionar una herramienta que permita hacer seguimiento a la implementación de los planes de mejora a las políticas PEAS de las organizaciones con Memorandos de Acuerdo Suscritos.
• Revisar y gestionar los formatos de creación para nuevos socios implementadores de los Memorandos de Acuerdo.
• Actualizar los documentos asociados a la gestión de Memorandos de Acuerdo cuando se requiera de acuerdo con las necesidades del Programa y en cumplimiento de las normas de Naciones Unidas con el fin de contribuir al cumplimiento de las metas.

Gestión administrativa y financiera

• Radicar a la Unidad de Cooperación y Asuntos Jurídicos las solicitudes de nuevos Memorandos de Acuerdos y otrosíes, previa validación de los documentos con el fin de asegurar el cumplimiento de las normas manuales y procedimientos de Naciones Unidas.
• Radicar ante el área financiera las solicitudes de desembolsos, informes trimestrales y cierres de los Memorandos de Acuerdo.
• Realizar trámites administrativos y financieros en UMOJA II relacionados con expense reports y payment request de los Memorandos de Acuerdo.
• Apoyar a la supervisión en el seguimiento a la ejecución financiera de los socios implementadores, emitiendo alertas tempranas.

Gestión de información

• Apoyar al Asistente de Gestión de Programa (G6-6) en la construcción, administración, implementación, control y seguimiento de la información en bases de datos, aplicaciones y sistemas de información, con el fin de articular y soportar la información de Memorandos de Acuerdo.
• Cargar y gestionar información y documentos en el programa GESTIONA, asegurando el cumplimiento de los tiempos de solicitud y radicación al área correspondiente.
• Generar reportes del estado de los procesos para enviar a las Unidades de Apoyo de la oficina y Unidades temáticas del Programa, con el fin de hacer seguimiento y generar alertas que contribuyan al cumplimiento de las metas del Programa.

Fortalecimiento de procesos y estandarización

• Contribuir en el diseño e implementación de herramientas para el fortalecimiento y estandarización de los procesos administrativos, financieros y operativos de los Memorandos de Acuerdo.
• Apoyar al equipo interdisciplinario en la revisión de los documentos que componen los anexos de los Memorandos de Acuerdo entregados a las áreas de apoyo, asegurando el cumplimiento de las normas de Naciones Unidas.
• Apoyar a la supervisión en la consolidación y revisión de los documentos de cierre de los Memorandos de Acuerdo, garantizando completitud y calidad, con el fin de llevar a cabo un adecuado cierre del proceso.

Apoyo a coordinación y comunicación

• Apoyar la logística de reuniones, talleres, eventos, foros y espacios de articulación de la Unidad de Memorandos de Acuerdo.
• Elaborar actas, ayudas de memoria y otros instrumentos, resultado de los compromisos de reuniones o espacios de articulación de la Unidad de Memorandos de Acuerdo.
• Apoyar la organización y actualización de carpetas y documentos soporte de los procesos de Memorandos de Acuerdo, manteniendo un archivo digital actualizado.
• Apoyar la entrega de información de los Memorandos de acuerdo con las diferentes áreas de apoyo garantizando la entrega oportuna y calidad.
• Apoyar la elaboración y/o presentación de informes de avances, novedades e indicadores, informes consolidados y presentaciones de los Memorandos de Acuerdo requeridos por el programa.
• Efectuar misiones de campo siguiendo los protocolos dispuestos por el Sistema de Naciones Unidas.
• Llevar a cabo otras actividades relacionadas con su área de especialidad que le solicite su supervisor inmediato o su delegado.

Skills

Communication, Data Analysis, Project Management, Supervisory Skills, Active collaboration

Competencies

Treats all individuals with respect; responds sensitively to differences and encourages others to do the same. Upholds organisational and ethical norms. Maintains high standards of trustworthiness. Role model for diversity and inclusion.

Acts as a positive role model contributing to the team spirit. Collaborates and supports the development of others. For people managers only: Acts as positive leadership role model, motivates, directs and inspires others to succeed, utilizing appropriate leadership styles.

Demonstrates understanding of the impact of own role on all partners and always puts the end beneficiary first. Builds and maintains strong external relationships and is a competent partner for others (if relevant to the role).

Efficiently establishes an appropriate course of action for self and/or others to accomplish a goal. Actions lead to total task accomplishment through concern for quality in all areas. Sees opportunities and takes the initiative to act on them. Understands that responsible use of resources maximizes our impact on our beneficiaries.

Open to change and flexible in a fast paced environment. Effectively adapts own approach to suit changing circumstances or requirements. Reflects on experiences and modifies own behavior. Performance is consistent, even under pressure. Always pursues continuous improvements.

Evaluates data and courses of action to reach logical, pragmatic decisions. Takes an unbiased, rational approach with calculated risks. Applies innovation and creativity to problem-solving.

Expresses ideas or facts in a clear, concise and open manner. Communication indicates a consideration for the feelings and needs of others. Actively listens and proactively shares knowledge. Handles conflict effectively, by overcoming differences of opinion and finding common ground.

Education Requirements

Educación

• Finalización de la educación secundaria con 6 años de experiencia O
• Título profesional en Administración de Empresas, Finanzas, Economía o áreas afines con 2 años de experiencia relevante.

Experience Requirements

Requerido

• Experiencia relevante en gestión de proyectos, actividades operativas o administrativas con organizaciones de cooperación internacional y entidades gubernamentales, con énfasis en la administración y seguimiento de acuerdos con socios implementadores, monitoreo de riesgos, manejo de bases de datos y mejora y estandarización de procesos.

Deseado

• Manejo del paquete de Office con excelentes capacidades para desarrollar trabajos en Word, Excel y Power Point.

Language Requirements

LanguageProficiency LevelRequirementSpanishFluentRequired

Additional Information

• UNOPS does not accept unsolicited resumes.
• UNOPS will at no stage of the recruitment process request candidates to make payments of any kind.
• Applications to vacancies must be received before midnight Copenhagen time (CET) on the closing date of the announcement. Applications received after the closing date will not be considered.
• Only shortlisted candidates will be contacted and invited to proceed to the next stage of the selection process, which may include various assessments.
• UNOPS embraces diversity and is committed to equal employment opportunity. Our workforce consists of a wide range of nationalities, cultures, languages, races, gender identities, sexual orientations, and abilities. We strive to sustain and strengthen this diversity, fostering an inclusive working environment where all personnel are treated with respect and have equal access to opportunities.
• UNOPS evaluates all applications based on the skills, qualifications and experience outlined in the vacancy announcement. We are committed to a fair and transparent selection process and welcome diverse perspectives, including those of women, indigenous and racialized communities, individuals of diverse gender identities and sexual orientations, and persons with disabilities.
• We are committed to enabling all candidates to perform at their best during the assessment process. If you are shortlisted and require support or reasonable accommodation to complete any assessment, please inform our human resources team upon receiving your invitation.
• UNOPS has zero tolerance for sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment, and other forms of abusive conduct, including discrimination, abuse of authority, and harassment. To uphold these standards, background checks are conducted for all final candidates to help ensure that individuals with a history of such conduct are not hired. By applying for a position with UNOPS, candidates acknowledge and consent to these verification processes.

Terms and Conditions

• For staff positions only, UNOPS reserves the right to appoint a candidate at a lower level than the advertised level of the post.
• For retainer contracts, you must complete a few mandatory courses (they take around 4 hours to complete) in your own time, before providing services to UNOPS. Refreshers or new mandatory courses may be required during your contract. Please note that you will not receive any compensation for taking courses and refreshers. For more information on a retainer contract here.
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• All UNOPS personnel are responsible for performing their duties in accordance with the UN Charter and UNOPS Policies and Instructions, as well as other relevant accountability frameworks. In addition, all personnel must demonstrate an understanding of the Sustainable Development Goals (SDGs) in a manner consistent with UN core values and the UN Common Agenda.
• It is the policy of UNOPS to conduct background checks on all potential personnel. Recruitment in UNOPS is contingent on the results of such checks.