Asistente De Servicios De Viajes-Eventos Y Recepcion (800557)

Objetivo del puesto:

Gestionar de manera eficiente los servicios de viaje de la Misión mediante la coordinación integral de viajes nacionales e internacionales, eventos institucionales, alojamiento, trámites migratorios y servicios de recepción, asegurando el cumplimiento de las políticas y procedimientos del CICR, la optimización de los recursos institucionales y una atención oportuna y de calidad a colaboradores, visitantes e interlocutores.

Gestión de viajes (Welcome Services)

• Gestionar las reservas de viajes nacionales e internacionales, verificando el cumplimiento de la Política Global de Viajes del CICR.
• Brindar acompañamiento y asesoría a los colaboradores en el uso de las herramientas de reserva de viajes y en la planificación de sus desplazamientos oficiales.
• Analizar itinerarios y proponer alternativas que optimicen tiempos, rutas y costos, promoviendo el uso eficiente de los recursos institucionales.
• Coordinar la logística de viajes, incluyendo boletos aéreos, alojamiento, transporte terrestre y traslados desde y hacia aeropuertos.
• Proporcionar información que soporte el proceso de comprobación de gastos asociados a viajes oficiales, cuando se requiera.
• Brindar apoyo oportuno a los viajeros ante cambios de itinerario, cancelaciones, emergencias u otras situaciones imprevistas, coordinando con la agencia de viajes y las áreas correspondientes.
• Brindar orientación sobre requisitos migratorios, documentación de viaje, medidas de seguridad y otros aspectos relevantes para los destinos oficiales.
• Preparar y entregar el paquete de bienvenida y reglas de seguridad para los visitantes.
• Mantener actualizada la documentación, bases de datos y materiales informativos relacionados con Welcome Services y la gestión de viajes.
• Gestionar negociación de tarifas y créditos con los hoteles en diferentes sitios de Honduras

Gestión Migratoria

• Coordinar y dar seguimiento a los procesos de obtención, renovación y cancelación de visas, permisos de residencia y demás documentos migratorios del personal móvil y sus familiares, antes las distintas instituciones relacionadas.
• Realizar trámites de altas, renovaciones y bajas de documentos diplomáticos.
• Brindar orientación sobre requisitos migratorios y documentación necesaria para viajes oficiales.
• Mantener comunicación con las autoridades competentes para facilitar los procesos migratorios.
• Garantizar el adecuado resguardo y la confidencialidad de la documentación oficial.

Organización de eventos y logística

• Gestionar, coordinar y dar seguimiento integral a reuniones, talleres, seminarios y demás eventos institucionales, asegurando su ejecución en tiempo y forma, de conformidad con las políticas y procedimientos del CICR.
• Gestionar el proceso administrativo y logístico de los eventos, incluyendo la coordinación con proveedores, la obtención y evaluación de cotizaciones, la contratación de servicios, la logística de participantes, la elaboración de órdenes de compra y el seguimiento de facturas y pagos correspondientes.
• Coordinar los servicios requeridos para cada evento, tales como alojamiento, alimentación, transporte, salones y equipos, garantizando una comunicación efectiva con usuarios internos y proveedores para asegurar la calidad y oportunidad de los servicios.

Atención institucional y recepción

• Brindar una atención profesional, cordial y oportuna a visitantes, interlocutores, proveedores y personal del CICR.
• Administrar la recepción y distribución de correspondencia y mensajería.

Gestión administrativa

• Elaborar órdenes de compra y recopilar la documentación de respaldo requerida para los procesos administrativos y financieros.
• Revisar, validar y gestionar facturas relacionadas con viajes, alojamiento, transporte, eventos y otros servicios, asegurando el cumplimiento de los procedimientos institucionales para su pago.
• Gestionar el registro, actualización y mantenimiento de la base de datos de proveedores, verificando que la documentación requerida se encuentre completa y vigente de conformidad con los procedimientos institucionales.
• Mantener archivos físicos y digitales actualizados, garantizando la correcta organización, trazabilidad y confidencialidad de la información.
• Mantener actualizados los directorios institucionales y la información de contacto relevante de proveedores.
• Elaborar reportes, estadísticas e indicadores relacionados con las actividades del área.
• Gestionar solicitud de materiales de oficina según necesidades de la misión.
• Apoyar la revision y seguimiento de la administración de las lineas telefonicas institucionales, verificando su correcta asignación, uso y facturación, e identificando oportunidades de optimización en coordinación con el asistente de ICT.
• Asumir actividades administrativas, delegadas por la Gerencia de Finanzas y Administración, siempre que sean compatibles con la naturaleza, responsabilidades y nivel del puesto.

Requisitos

• Manejo avanzado de Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint).
• Excelente redacción y ortografía en español.
• Inglés intermedio o avanzado (oral y escrito).
• Conocimiento de procesos migratorios y gestión de visas.
• Deseable experiencia en plataformas de gestión de viajes y reservas.
• Capacidad para elaborar reportes y administrar bases de datos.

Experiencia Profesional Requerida

• De Dos a tres años de experiencia en posiciones similares.
• Experiencia en coordinación de viajes corporativos o institucionales.
• Experiencia en organización y coordinación integral de eventos.
• Experiencia en atención al cliente interno y coordinación con proveedores.
• Se valorará experiencia en organizaciones internacionales, organismos humanitarios o de cooperación.

Educación

• Licenciatura en Administración de Empresas, Turismo, Relaciones Internacionales, Hotelería, Administración Hotelera o carreras afines.

Roles a los que reporta

• Gerente de Administración y Finanzas

Relacionamiento

• Internally, interacts with ICRC mobile and resident staff.
• Externally, interacts with the Ministry of Foreign Affairs/Ministry of the Interior, airport and immigration authorities, travel agencies, airlines and transport companies.

Languaje

• Ingles intermedio o avanzado (Indispensable)