Asistente de Programas

La Organización

Plan International es una organización independiente de Desarrollo y Humanitaria sin fines de lucro que promueve los derechos de la niñez y la igualdad para las niñas. Creemos en el poder y el potencial de cada niña y niño, pero sabemos que a menudo se ven limitados por la pobreza, la violencia, la exclusión y la discriminación. Y son las niñas las más afectadas.

En colaboración con niñas, niños, jóvenes, seguidores y socios, luchamos por un mundo justo, abordando las causas profundas de los problemas a los que se enfrentan las niñas y los niños en situación más vulnerable. Apoyamos a la niñez desde su nacimiento hasta la edad adulta y los capacitamos para prepararse y responder a las crisis y a la adversidad.

Impulsamos el cambio de prácticas y políticas a nivel local, nacional y global gracias a nuestro alcance, experiencia y conocimientos.

Durante más de 85 años, hemos reunido a otros optimistas determinados para transformar la vida de todas las niñas y niños en más de 80 países.
No nos detendremos, hasta lograr la igualdad.

Propósito

A través de su trabajo en 50 países con economías en desarrollo en África, Asia y las Américas, Plan busca alcanzar la mayor cantidad de niños y niñas que sea posible, particularmente aquellos y aquellas que son excluidos/as o marginados/as, con programas de alta calidad que entregan beneficios duraderos, a través de incrementar sus ingresos, Trabajando en asocio con otros y operando de manera efectiva.

¡Plan promueve los derechos de la niñez y está comprometida con la protección de los niños y las niñas, así como con la igualdad de género, por lo tanto toma las medidas necesarias para que sus intervenciones y el actuar de su personal sean acordes con esta política, asimismo, respetamos el principio de igualdad de oportunidades y no discriminación a personas por su raza, color, género, edad, origen, lengua, discapacidad, orientación sexual, religiosa y/o política, estatus marital o embarazo!

Este puesto coordina los procesos y trámites administrativos de la Unidad de Programa o del departamento de programas en CO, dentro de las normas y procedimientos corporativos y de derecho para asegurar el cumplimiento del presupuesto, estrategia e indicadores a través de los proyectos así como las normas y políticas internas.

Dimensiones del Rol:

- Apoyo al departamento de programas para el desarrollo de acciones administrativas, de proyectos, plan de compras, de comunicación con los diferentes departamentos de soporte y comunicación externa.
- Apoyo en la comunicación entre Facilitadores/promotores de desarrollo comunitario y los diferentes departamentos de soporte incluyendo patrocinio. En el caso de la CO, apoyo en la comunicación con Coordinadores de Programas, Coordinaciones Territoriales, Patrocinio y otras áreas de soporte de la CO
- Consolida, distribuye, recepciona y envía documentación física y digital entre el equipo de programas/Up/CO y los demás departamentos
- Apoya en la comunicación con ministerios, secretarias, municipalidades, mesas técnicas, redes técnicas y otras entidades con las que se coordinan acciones programáticas
- Apoya con la recepción, resguardo de bienes y equipos requeridos por el equipo de programas/UP
- Apoyo con controles internos definidos por el departamento de programas
- Recepción de visitantes, recepción de comunicación física externa y distribución al equipo/oficina.
- Apoyo con Archivos físicos, digitales y minutas de reuniones.
- Apoyo en el desarrollo de eventos de coordinacion interinstitucional

Responsabilidades generales
- Ingreso de Solicitudes de pedido en Sap, Apoya y da seguimiento a liberaciones de solicitudes de pedido y órdenes de compra, Remite los procesos de requisiciones de compras y pagos a los departamentos de compras y centro de pagos.
- Completa formato de requerimientos de pago, de liquidaciones propias de Programas.
- Velar por el cumplimiento de las políticas corporativas de Plan, Fomentar y Propiciar ambientes agradables de trabajo, mediante su participación pro-activa y su compromiso profesional.
- Apoyo con los controles, recepción y envío de información referente a flota (vales, controles, coordinación), P&C y patrocinio
- Apoyo en seguimiento de acuerdos con los equipos de implementación programática de la CO (reportes, planificación, ejecución)
- Asegurar la existencia de suministros para que el personal cuente con los recursos que necesita para realizar su trabajo.
- Administrar los fondos de caja chica con el propósito de garantizar el manejo eficiente de los fondos asignados
- Atender vía telefónica y personalmente a los visitantes la Unidad de Programa/CO con el fin de brindar un buen servicio y velar por la comunicación fluida y respetuoso con clientes externos.

Actividades de cada responsabilidad:

Ingreso de Solicitudes de pedido en Sap, Remite los procesos de requisiciones de compras y pagos a los departamentos de compras y centro de pagos
- Revisión mensual
- Control, monitoreo y seguimiento que todas las solicitudes en Sap sean ingresadas y tengan el avance en aprobaciones para que pasen al proceso de adquisición y posteriormente al de pago.

Indicadores de éxito:
100% de Solicitudes de pedido ingresadas y con seguimiento para pasar al proceso de adquisición por el departamento de compras y al pago correspondiente a través del centro de pagos.

Completa formato de requerimientos de pago, de liquidaciones propias de Programas.
- Completa formulario de requerimiento de pago, envía a centro de pagos para los pagos o reembolsos correspondientes

Indicadores de éxito:
- # de formatos de requerimientos de pago procesados.

Velar por el cumplimiento de las políticas corporativas de Plan, Fomentar y Propiciar ambientes agradables de trabajo, mediante su participación pro-activa y su compromiso profesional.
- Apoya con el cumplimiento de las políticas organizacionales
- Muestra comportamientos y actitudes acordes a los establecidos en las políticas organizacionales

Indicadores de éxito:
100% de cumplimiento de políticas institucionales.

Apoyo con los controles, recepción y envío de información referente a flota (vales, controles, coordinación), P&C y patrocinio
- Completa, resguarda y da evidencia de los diferentes controles que le son asignados
- Da apoyo y soporte en temas de flota, incluyendo la administración de vales de combustible, envío y recepción de información con el equipo implementador.
- Es el enlace con el departamento de patrocinio
- Coordinación con el área P&C las suspensiones, tramites de seguro y otros concernientes al departamento del personal de UP en la que esta ubicado.

Indicadores de éxito:
- Comunicación fluida y en tiempo con el departamento de patrocinio
- Los controles referentes a uso, distribución y liquidación de flota del equipo están completos mensualmente
- Procesos de P&C y su respectiva comunicación con el departamento se encuentran 100% completados
- Hojas de tiempo del personal del departamento enviadas a Finanzas antes del día 5 de cada mes

Asegurar la existencia de suministros para que el personal cuente con los recursos que necesita para realizar su trabajo.
- Mantener actualizado Kardex de suministros
- Mantener suministros en existencia.
- Gestionar compra de suministros con SG.

Indicadores de éxito:
- Contar siempre con insumos necesarios para desempeñar el trabajo.
- Manejo y control de bodega de insumos

Administrar los fondos de caja chica con el propósito de garantizar el manejo eficiente de los fondos asignados.
- Realizar pagos de máximos de $25.00 con la documentación completa de respaldo.
- Contar con buen flujo de efectivo.
- Realizar reembolso cuando se cuente con el 50% de gasto.

Indicadores de éxito:
- No tener reparos en el manejo de la caja chica en el momento del arqueo del área contable.
- Contar siempre con fondo disponible.

Atender vía telefónica y personalmente a los visitantes la Unidad de Programa/CO con el fin de brindar un buen servicio y velar por la comunicación fluida y respetuoso con clientes externos.
- Tener un trato cortés con las personas que nos visita.
- Atender amablemente llamadas telefónicas.
- Cumplir con la política de protección y género en el trato de las personas.

Indicadores de éxito:
Atención adecuada al público y cumplir con las políticas de la organización.

Responsabilidad en situaciones de emergencia:
Dar el apoyo requerido en las acciones de respuesta a la emergencia, de acuerdo a los planes y protocolos establecidos.

Conocimiento, habilidades, conductas, y experiencia requerida para lograr los objetivos del puesto:

Conocimientos
- Conocimientos de trabajo de ONG´s
- Manejo de paquetes de office
- Estudios Universitarios en Administración de Empresas o carrera afín.
- Experiencia mínima de dos años en posiciones similares.

Habilidades específicas al puesto:
- Excelentes relaciones interpersonales
- Espíritu de servicio
- Capacidad de trabajo bajo presión
- Capacidad de planificación, organización, coordinacion, seguimiento y cierre de procesos.
- Nivel básico de idioma ingles (deseable)

Otros Requisitos
- Asume el compromiso de cero tolerancias al abuso infantil y se compromete con el Código de Conducta.
- Empatía con la igualdad de género, multiculturalidad y enfoque de derechos
- Promueve la política de protección de la niñez y la de igualdad de genero
- Sensibilidad social.

Emplazamiento laboral: La Paz e Intibucá
Tipo de función: Administrativa
Da cuenta a: Coordinador/a de Implementación Territorial La Paz e Intubucá

Fecha límite/de cierre: 07 de julio del 2026

Valores de Plan International

Trabajamos para lograr cambios duraderos
Buscamos un impacto significativo y duradero en las vidas de los niños, niñas y jóvenes, garantizando en particular, la igualdad de las niñas. Nuestro desafío es mantenernos audaces, valientes, receptivos, decididos e innovadores.

Somos abiertos y rendimos cuentas
Creamos un ambiente de confianza dentro y fuera de la organización mediante la inclusión, la honestidad y la transparencia. Nos responsabilizamos de las decisiones que tomamos y de nuestro impacto en los demás, y cumplimos lo que nos comprometemos a hacer.

Juntas y Juntos lo hacemos bien
Nuestro éxito radica en trabajar de manera efectiva con los demás, dentro y fuera de la organización, incluidos nuestros patrocinadores y donantes. Apoyamos activamente a los miembros de nuestra organización y los ayudamos a cumplir sus objetivos. En Plan International nos unimos para crear y aportar soluciones tanto a nuestros equipos como a niños, niñas, jóvenes, comunidades y socios.

Somos inclusivos y empoderamos
Respetamos a todas las personas, valoramos las diferencias y rechazamos la desigualdad en nuestros programas y en nuestros centros de trabajo. Apoyamos a los niños, niñas y jóvenes para que incrementen su confianza y puedan cambiar sus propias vidas. Capacitamos a nuestros colaboradores para que den lo mejor de sí y desarrollen su potencial

Se recomienda la aplicación anticipada, ya que revisaremos las aplicaciones durante el período de publicidad y nos reservaremos el derecho de cerrar el anuncio anticipadamente.

En conformidad con la política de “Safeguarding Children” y “Young People” de Plan International, se realizará una serie de controles previos al empleo.

Como organización internacional de desarrollo comunitario centrada en el niño, Plan International se compromete plenamente a promover la realización de los derechos del niño, incluido su derecho a la protección contra la violencia y el abuso. Eso significa que tenemos responsabilidades particulares con los niños con los que entramos en contacto.

Plan International cree que en un mundo donde los niños enfrentan tantas amenazas de daño, es nuestro deber garantizar que nosotros, como organización, hagamos todo lo posible para mantener a los niños seguros. No debemos contribuir de ninguna manera a dañar o poner a los niños en riesgo.

Plan International opera una política de igualdad de oportunidades y fomenta activamente la diversidad, recibiendo solicitudes de todas las áreas de la comunidad internacional.