A través de su trabajo en 75 países con economías en desarrollo en África, Asia y las Américas, Plan International busca alcanzar la mayor cantidad de niños y niñas que sea posible, particularmente aquellos y aquellas que son excluidos/as o marginados/as, con programas de alta calidad que entregan beneficios duraderos, a través de incrementar sus ingresos, trabajando en asocio con otros y operando de manera efectiva.
¡Plan promueve los derechos de la niñez y está comprometida con la protección de los niños y las niñas, así como con la igualdad de género, por lo tanto, toma las medidas necesarias para que sus intervenciones y el actuar de su personal sean acordes con esta política, asimismo, respetamos el principio de igualdad de oportunidades y no discriminación a personas por su raza, color, género, edad, origen, lengua, discapacidad, orientación sexual, religiosa y/o política, estatus marital o embarazo!
PROPOSITO.
Este puesto coordina los procesos y trámites administrativos de la Unidad de Programa o del departamento de programas en CO, dentro de las normas y procedimientos corporativos y de derecho para asegurar el cumplimiento del presupuesto, estrategia e indicadores a través de los proyectos, así como las normas y políticas internas.
FUNCIONES.
- Apoyo al departamento de programas para el desarrollo de acciones administrativas, de proyectos, plan de compras, de comunicación con los diferentes departamentos de soporte y comunicación externa.
- Apoyo en la comunicación entre Facilitadores/promotores de desarrollo comunitario y los diferentes departamentos de soporte incluyendo patrocinio. En el caso de la CO, apoyo en la comunicación con Coordinadores de Programas, Coordinaciones Territoriales, Patrocinio y otras áreas de soporte de la CO
- Consolida, distribuye, recepciona y envía documentación física y digital entre el equipo de programas/Up/CO y los demás departamentos
- Apoya en la comunicación con ministerios, secretarias, municipalidades, mesas técnicas, redes técnicas y otras entidades con las que se coordinan acciones programáticas
- Apoya con la recepción, resguardo de bienes y equipos requeridos por el equipo de programas/UP
- Apoyo con controles internos definidos por el departamento de programas
- Recepción de visitantes, recepción de comunicación física externa y distribución al equipo/oficina.
- Apoyo con Archivos físicos, digitales y minutas de reuniones.
- Apoyo en el desarrollo de eventos de coordinacion interinstitucional.
RESPONSABILIDADES GENERALES.
- Ingreso de Solicitudes de pedido en SAP, Apoya y da seguimiento a liberaciones de solicitudes de pedido y órdenes de compra, Remite los procesos de requisiciones de compras y pagos a los departamentos de compras y centro de pagos.
- Completa formato de requerimientos de pago, de liquidaciones propias de Programas.
- Velar por el cumplimiento de las políticas corporativas de Plan, Fomentar y Propiciar ambientes agradables de trabajo, mediante su participación pro-activa y su compromiso profesional.
- Apoyo con los controles, recepción y envío de información referente a flota (vales, controles, coordinación), P&C y patrocinio
- Apoyo en seguimiento de acuerdos con los equipos de implementación programática de la CO (reportes, planificación, ejecución)
- Asegurar la existencia de suministros para que el personal cuente con los recursos que necesita para realizar su trabajo.
- Administrar los fondos de caja chica con el propósito de garantizar el manejo eficiente de los fondos asignados
- Atender vía telefónica y personalmente a los visitantes la Unidad de Programa y Oficinas Centrales con el fin de brindar un buen servicio y velar por la comunicación fluida y respetuoso con clientes externos.
CONOCIMIENTOS y HABILIDADES REQUERIDAS:
- Experiencia mínima de dos años en posiciones similares.
- Conocimientos de trabajo de ONG´s
- Manejo de paquetes de office
- Conocimiento de SAP o habilidad de aprendizaje rápido para manejo de sistema SAP.
- Estudios Universitarios en Administración de Empresas o carrera afín.
- Excelentes relaciones interpersonales y espíritu de servicio
- Capacidad de trabajo bajo presión
- Capacidad de planificación, organización, coordinación, seguimiento y cierre de procesos.
- Nivel básico de idioma inglés (deseable)
- Por favor tomar en cuenta que los procesos de selección que realiza Plan International son completamente gratuitos, nunca se solicita que los candidatos o candidatas realicen algún tipo de pago o depósito para participar o ser tomado en cuenta para ocupar una posición.
- Plan International cuenta con un código de conducta y políticas internas de Género, Inclusión y Salvaguarda de niños, niñas y jóvenes, por lo que toda persona que sea contratada, debe estar dispuesta a conocer, firmar, cumplir y promover estas políticas.
- Plan International asume el compromiso de cero tolerancias al abuso infantil y la discriminación.
- Plan International realiza el proceso de selección centrado en la Política de Protección de la Niñez, Derechos Humanos, Equidad de Género y Multiculturalidad.
- Plan International se reserva el derecho de cerrar la convocatoria antes de la fecha establecida, al contar con los candidatos que requiere.
Contratación temporal en planilla, cuenta con prestaciones adicionales a las de ley.
