Asistente de Programa - Gestión de Programa/Proyectos

Bajo la orientación general de la jefatura del área de Programa y la supervisión directa de la persona designada, el/la Asistente de Programa brinda servicios de apoyo programático, administrativo y financiero para la implementación eficaz del Programa País. La posición asegura la calidad, exactitud, integridad y oportunidad de los procesos y de la información bajo su responsabilidad, de conformidad con las normas, políticas y procedimientos del PNUD.

La posición no está vinculada a una cartera temática específica y podrá apoyar distintos proyectos, áreas de trabajo o iniciativas de la oficina de acuerdo con las prioridades y la distribución interna de funciones. Trabaja en estrecha colaboración con el personal de Programa, Operaciones y proyectos, así como con contrapartes nacionales y otras unidades del PNUD, para intercambiar información, coordinar procesos y contribuir a la entrega oportuna de resultados.

Alcance del trabajo

El/la Asistente de Programa desempeñará las siguientes funciones:

1.Brindar apoyo a la gestión operativa, administrativa y financiera de proyectos

• Preparar, procesar y dar seguimiento a acciones correspondientes al ciclo de los proyectos, incluyendo inicio, planes de trabajo, presupuestos, revisiones, extensiones y cierres operacionales y financieros.
• Registrar y mantener actualizada la información de proyectos en los sistemas corporativos, verificando la consistencia entre documentos aprobados, presupuestos, fuentes de financiación y registros.
• Preparar documentación y antecedentes para procesos de adquisiciones, contrataciones, viajes, pagos, transferencias, acuerdos y otras acciones de implementación, dando seguimiento hasta su finalización.
• Realizar controles presupuestarios y de disponibilidad de fondos, identificar errores o inconsistencias y coordinar las acciones correctivas correspondientes con las unidades responsables.
• Mantener expedientes físicos y electrónicos completos, ordenados y auditables, de acuerdo con los requisitos corporativos de archivo y gestión documental.

2. Apoyar el seguimiento de la implementación y el cumplimiento de requisitos corporativos

• Mantener herramientas de seguimiento sobre hitos, entregables, compromisos, vencimientos, riesgos, acciones pendientes y utilización de recursos.
• Recopilar, organizar y presentar información administrativa, financiera y programática para informes, revisiones de cartera, reuniones de seguimiento y toma de decisiones.
• Preparar información y documentación para auditorías, evaluaciones, ejercicios de aseguramiento, controles internos y revisiones de proyectos, y dar seguimiento a las acciones acordadas.
• Apoyar el seguimiento de requisitos aplicables en materia de HACT, gestión de riesgos, salvaguardas, seguimiento financiero, cierres y demás controles corporativos.
• Alertar oportunamente al/a la supervisor/a sobre demoras, desviaciones, saldos, vencimientos o problemas que puedan afectar la implementación de los proyectos.

3. Brindar apoyo administrativo a la Unidad de Programa y atención a clientes internos y externos

• Coordinar reuniones, misiones, talleres y otras actividades de proyectos, incluyendo la preparación de documentación, agendas, listas de participantes y seguimiento de acuerdos.
• Responder consultas rutinarias y orientar a equipos de proyecto y contrapartes sobre procedimientos, documentación y secuencia de procesos, remitiendo los asuntos de mayor complejidad al nivel correspondiente.
• Facilitar la coordinación cotidiana entre Programa, Operaciones y proyectos para asegurar el flujo oportuno de información y documentación.
• Preparar borradores de comunicaciones, notas, minutas, cuadros de seguimiento y presentaciones vinculadas con la implementación de proyectos.

4. Apoyar la gestión del conocimiento y la mejora continua

• Contribuir a la identificación y documentación de buenas prácticas, lecciones aprendidas y soluciones operativas aplicables a la gestión de proyectos.
• Participar en capacitaciones, redes y comunidades de práctica relacionadas con gestión programática y operacional.
• Proponer mejoras prácticas en herramientas de seguimiento, organización documental y flujos de trabajo dentro de su ámbito de responsabilidad.
• Brindar apoyo para la inducción y orientación de personal de proyectos en procesos y herramientas corporativas, según se le solicite.

Acuerdo institucional

El/la Asistente de Programa reportará a la persona designada como supervisor/a. La distribución de proyectos y tareas podrá variar en función de las necesidades de la oficina. La posición trabajará en coordinación funcional con otros integrantes de Programa y Operaciones y no tendrá responsabilidad final por la formulación sustantiva, el aseguramiento de calidad técnico ni la aprobación de decisiones programáticas o financieras, salvo las funciones expresamente delegadas conforme a las políticas del PNUD.

. Competencias Esenciales: Lograr Resultados: NIVEL 1: Demostrar un enfoque en el logro de resultados de calidad e impacto y mejora continua. Pensar Innovadoramente: NIVEL 1: Mirar más allá de los enfoques convencionales y los métodos establecidos Aprender Continuamente: NIVEL 1: Buscar activamente oportunidades de aprendizaje y autodesarrollo profesional y personal Adaptarse con Agilidad: NIVEL 1: Ser flexible en gestionar el cambio y adoptar nuevas ideas, enfoques y formas de trabajar Actuar con Determinación: NIVEL 1: Perseguir todo con motivación y empeño Participar y Asociarse: NIVEL 1: Actuar de una manera que demuestre empatía e inteligencia emocional, mostrando consideración por las necesidades y sentimientos de los demás, con amplia capacidad del trabajo grupal. Facilitar la Diversidad y la Inclusión: NIVEL 1: Tratar a todas las personas con respeto, considerar las implicaciones éticas y responder con sensibilidad a todas las diferencias entre las personas. Comprender que la inclusión tiene múltiples facetas (por ejemplo, raza, género, edad, discapacidad, cultura, etc.) Competencias funcionales y técnicas

Área temática Competencia Definición
Gestión de negocios
Gestión de proyectos
Capacidad para organizar y dar seguimiento a procesos, recursos, documentación, plazos y controles necesarios para la implementación de proyectos.
Gestión de negocios
Gestión de recursos
Capacidad para apoyar el seguimiento presupuestario y financiero, verificar disponibilidad de fondos y mantener información confiable.
Gestión de negocios
Monitoreo
Capacidad para recopilar y actualizar información sobre avances, hitos, riesgos, desviaciones y acciones pendientes.
Gestión de negocios
Orientación al cliente
Capacidad para responder oportunamente, comprender necesidades y brindar apoyo consistente dentro de las normas aplicables.
Gestión de negocios
Comunicación
Capacidad para comunicar información de manera clara, concisa y adecuada a distintas audiencias.
Gestión de negocios
Satisfacción del cliente / Gestión de clientes
Capacidad para mantener relaciones de trabajo efectivas con equipos de proyectos, contrapartes y unidades internas.
Gestión digital e innovación
Gestión de datos y sistemas
Capacidad para utilizar herramientas corporativas, hojas de cálculo, bases de datos y sistemas de gestión para registrar, analizar y presentar información.

Calificaciones mínimas

Educación mínima requerida
Educación secundaria completa es requerida. Título universitario de grado en administración, contabilidad, economía, ciencias sociales, gestión pública u otra disciplina afín será considerado favorablemente, pero no es un requisito.
Experiencia laboral relevante
Mínimo 5 años de experiencia relevante con educación secundaria completa, o 2 años con título universitario de grado, en funciones administrativas, programáticas, financieras o de gestión de proyectos.
Experiencia requerida
Experiencia en seguimiento administrativo y financiero de proyectos; preparación y control de documentación; manejo de presupuestos, registros o sistemas de gestión; y coordinación de procesos con múltiples actores.
Experiencia deseable
Experiencia en organismos internacionales, sector público o proyectos de desarrollo. Conocimiento de normas y procedimientos del PNUD o del Sistema de las Naciones Unidas será una ventaja.
Habilidades requeridas
Dominio de herramientas de oficina, especialmente procesadores de texto y hojas de cálculo; capacidad de organización, atención al detalle, seguimiento de múltiples tareas y comunicación efectiva.
Idiomas
Fluidez en español requerida. Conocimiento de inglés será considerado una ventaja.

Viajes

Podrán requerirse viajes ocasionales dentro del país, de acuerdo con las necesidades de los proyectos y previa autorización.

Documentos requeridos para la postulación

• CV o formulario de antecedentes personales, con detalle de experiencia, funciones, períodos y referencias laborales.
• Carta de presentación indicando la motivación y adecuación al perfil.
• Documentación adicional que la oficina considere pertinente para verificar formación, experiencia o competencias.

Diversidad, inclusión y no discriminación

La Oficina del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) en Uruguay, comprometida con la igualdad de oportunidades, la diversidad y la no discriminación, promueve una cultura organizacional inclusiva, plural, respetuosa de las diferencias y alineada con el principio de no dejar a nadie atrás.

En este marco, invita a postularse a personas afrodescendientes, indígenas, migrantes, personas con discapacidad, personas LGBTIQ+ y otras personas pertenecientes a grupos históricamente subrepresentados o que enfrentan barreras para el acceso a oportunidades laborales. Asimismo, el PNUD alienta especialmente la participación de las mujeres en toda su diversidad.

El PNUD mantiene una política de tolerancia cero frente a cualquier forma de discriminación, acoso, hostigamiento, explotación y abuso sexual. Todas las personas que colaboran con la organización deben actuar con los más altos estándares de integridad, ética y respeto por los derechos humanos.

PSEAH

La persona seleccionada deberá adherir a los estándares de conducta del sistema de Naciones Unidas y a la política de tolerancia cero del PNUD frente a la explotación, el abuso y el acoso sexual; completar las capacitaciones obligatorias en la materia; y reportar toda situación de riesgo por los canales institucionales, con enfoque centrado en la persona sobreviviente.