El propósito del cargo de un Asistente de logística es la implementación diaria de la gestión de actividades relacionadas con la logística, a través de las necesidades propias de los proyectos tanto en bienes como en servicios. Su rol contribuye al cumplimiento de los estándares operativos, normativos y financieros, garantizando procesos logísticos eficientes, transparentes y alineados con las políticas institucionales y los requisitos de donantes.
Responsibilities
Responsabilidades genéricas
- Implementar a cabalidad las políticas, SOP, manuales, directrices y requisitos de los donantes del NRC, en el desarrollo diario de las actividades logísticas.
- Apoyar con la implementación del portafolio de la función logística de acuerdo con el Plan de Acción.
- Proporcionar administración logística y soporte básico en todas las áreas de la Organización.
- Preparar y desarrollar informes de estado según lo requerido por la gerencia.
- Asegurar la correcta presentación de todos los documentos de soporte a la unidad financiera.
- Participar en la planificación y entrega de la actividad logística.
- Mantener los registros documentales de la gestión logística.
- Promover y compartir ideas para la mejora de la función logística.
- Realizar otras tareas, según lo asignado por el Gerente de Línea.
Responsabilidades específicas
Compras
- Apoyar el desarrollo de los análisis de mercado para definir el mejor medio de intervención.
- Participar en la planificación compras del proyecto PPP.
- Ejecutar los procesos de compra de acuerdo con los lineamientos, políticas y SOP de la Organización para cumplir con los requerimientos de los clientes internos.
- Implementar los procesos de compra alternos (transferencias de efectivo, compras con anticipos de misión, contratos de funcionamiento, derogaciones, notas de archivo entre otros) que maneja la Organización, para el seguimiento de los requerimientos internos.
- Hacer uso y registrar oportunamente los datos de los procesos en las herramientas institucionales dispuestas para la gestión de compras, que permitan la efectividad en la información.
- Participar en la evaluación de proveedores y asistir a la Líder de Soporte con la actualización de la Base de Datos de Proveedores.
- Asegurar el cumplimiento de los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) en los diferentes procedimientos logísticos que desarrolle, sin comprometer la calidad del proceso.
- Asegurar la correcta generación, seguimiento y control de los contratos generados con proveedores.
Bodegas / Activos
- Garantizar el correcto almacenamiento y rotación de las existencias, y el mantenimiento estructural adecuado de los almacenes para mantenerlos en buenas condiciones.
- Registrar, mantener y actualizar, en el sistema todos los activos de NRC recién comprados en AR y Smart Assests antes del envío a cualquier oficina local en Panamá.
- Asegurar que solo el personal autorizado ingrese al almacén y reciba suministros o materiales.
- Supervisar el embalaje, carga y descarga de todos los materiales.
- Garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad para las operaciones de manipulación en los almacenes.
- Reportar cualquier pérdida, daño o discrepancia.
- Garantizar el envío y la recepción oportuna y eficiente de mercancías.
- Mantener registros de existencias y controles precisos
- Organizar la mano de obra local, garantizando la recepción, el envío oportuno y eficiente de los bienes.
- Asistir al Oficial de Logística para preparar y presentar los documentos de respaldo apropiados.
- Apoyar y capacitar a los auxiliares de Bodega y empleados locales, según sea necesario.
- Contar físicamente todo el inventario, artículos de inventario y activos al menos dos veces al año y documentar los resultados en el informe de inventario, con notas en el Registro de Activos o el Reporte de Inventario de Bodegas.
- Mantener el registro de Notas de Generales de recibo y listados de distribución favoreciendo a partir de esto, la gestión de pago a proveedores y justificación de salidas de almacén.
- Preparar documentos para el pago de contratos.
Gestión de Flota
- Asegurar que los vehículos se usen y mantengan de acuerdo con el Manual de Logística, el Plan Estratégico de Seguridad Vial y las políticas de NRC.
- Asegurar que los vehículos de NRC estén equipados con los documentos y equipos necesarios
- Planificar, programar y monitorear el transporte de personal y material / equipo de acuerdo con las solicitudes y procedimientos.
- Gestionar oportunamente las solicitudes de mantenimientos para vehículos.
- Coordinar y facilitar la notificación oportuna de eventualidades como accidentes y averías.
- Garantizar el correcto archivo de todos los registros e informes del vehículo.
- Asegurar de que la flota de vehículos esté optimizada en su tamaño, modelos de vehículos, utilización y costos operativos.
- Apoyar al Líder de Equipo de Soporte en la gestión, evaluación y presentación de informes sobre la actividad / desempeño de la gestión de la flota.
- Brindar apoyo en pruebas, capacitación de conductores y personal autorizado.
- Asegurar la entrada de datos oportuna, precisa y correcta en el sistema de gestión de flota.
- Garantizar el archivo de las hojas de registro del movimiento diario del vehículo y mantener comunicación con los conductores cuando esté en el terreno.
- Garantizar el archivo de informes diarios, semanales y mensuales del uso del vehículo / combustible; preparar informes estadísticos sobre el uso / distribución de vehículos
- Apoyar la implementación de actividades PSI incluidas en el Plan de Acción de la oficina país relevantes para su unidad/equipo.
- Ejecutar otras tareas asignadas por la supervisión directa, en concordancia con el propósito del cargo.
Qualifications
Competencias Profesionales Genéricas
Son las competencias profesionales o técnicas, los conocimientos, la cualificación y la experiencia necesarios para un desempeño eficaz que permita obtener el resultado deseado que exige esta función
- Técnico, Tecnólogo o estudiante de últimos semestres de Administración de Empresas, Administración Logística, Negocios Internacionales, o similares.
- Experiencia mínima de trabajo de 2 (dos) años en funciones de soporte en contextos de ayuda humanitaria.
- Experiencia previa de trabajo en contextos complejos y cambiantes.
- Experiencia comprobable relacionada con las responsabilidades del cargo.
- Conocimiento básico en el idioma inglés.
Competencia, conocimientos y experiencia relacionados con el contexto
- Mínimo dos (2) años de experiencia comprobada en una responsabilidad similar.
- Conocimientos sólidos en Gestión de Abastecimientos - Cadenas de Suministro.
- Experiencia en Manejo de Bodegas y almacenes.
- Experiencia en Gestión de Activos Fijos.
- Conocimientos en Gestión de flota.
- Conocimientos en Gestión de transporte de mercaderías a nivel nacional e internacional.
- Conocimiento en MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook) y experiencia en manejo de software ERP
Organization context
The Norwegian Refugee Council (NRC) is a global humanitarian organisation helping people forced to flee.
Join us in assisting millions of people in areas where others cannot, tackling some of the world's most dangerous and difficult crises. Bring your skills and dedication to an organisation recognised for providing high quality aid and for defending the rights of refugees and internally displaced people.
At NRC, we give responsibility to employees at all levels and foster professional growth and innovative teams. You can expect a supportive culture and an open dialogue with management. We are committed to diversity, equity and inclusion.
Together, we save lives and rebuild futures.
Safeguarding is central to NRC’s work. We expect all employees to:
• treat everyone with respect and dignity
• contribute to building a safe environment for all
• never engage in any form of exploitation, harassment and specifically sexual exploitation, abuse and sexual harassment (SEAH)
• always report. NRC has a zero-tolerance approach to inaction against exploitation, abuse and SEAH
