Descripción del proyecto:
El Procurement Clerk trabaja en estrecha colaboración con el personal de operaciones, programas y proyectos en la oficina central de PNUD México, así como con el personal de la sede del PNUD, para intercambiar información y garantizar una prestación de servicios consistente.
Se espera que la persona contratada muestre iniciativa, un enfoque positivo y una fuerte orientación de servicio al cliente. Como tal, se espera que sea flexible en el desempeño de tareas emergentes y deberes adicionales, según lo requiera el supervisor directo o la Gerencia.
Alcance del Trabajo:
- Apoyo en la implementación de estrategias operativas.
- Apoyo a los procesos de contratación.
- Apoyo en la implementación de la estrategia de abastecimiento.
- Soporte administrativo.
Resumen de funciones clave:
- Apoyo en la implementación de estrategias operativas, centrándose en el logro de los siguientes resultados:
- Suministrar insumos para la preparación de planes de trabajo orientados a resultados del Equipo de Adquisiciones.
- Pleno cumplimiento de las actividades de adquisiciones con apego a las normas, reglamentos, políticas y estrategias de las Naciones Unidas y el PNUD.
- Apoyo a los procesos de adquisición para los Proyectos del PNUD y de otras agencias del Sistema de Naciones Unidas, centrándose en el logro de los siguientes resultados:
- Apoyo a la implementación de procesos de adquisición; asesoría en los métodos de adquisición a utilizar, incluida la preparación de documentos de licitación, recepción de cotizaciones, ofertas o propuestas.
- Asistencia para priorizar las solicitudes de adquisición, en términos de urgencia, para que el Asociado/Asistente de Adquisiciones tome las medidas adecuadas.
- Seguimiento de todos los procesos de compra hasta la entrega, aceptación y pago. Dar seguimiento a las unidades solicitantes sobre sus solicitudes de adquisición, asegurando que se cumplan todos los requisitos.
- Preparación de correspondencia rutinaria, memorandos e informes sobre adquisiciones.
- Extraer, ingresar, copiar y archivar datos de diversas fuentes.
- Recopilación de información para el proceso de recuperación de costos por servicios de adquisiciones.
- Administración de contratos, que incluye elaboración de contratos, modificaciones, liquidaciones, seguimiento de pagos y comunicaciones.
- Compartir conocimientos – Apoyar actividades de capacitación y asistencia técnica en materia de adquisiciones, para personal de oficina y proyectos cuando se requiera.
- Apoyar el proceso de evaluación de ofertas, preparación de informes de evaluación y presentación de casos ante los comités de evaluación, cuando se requiera.
- Apoyo en la implementación de la estrategia de abastecimiento, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:
- Mantener actualizada la lista de proveedores.
- Llevar a cabo investigaciones en línea sobre proveedores y precios de mercado.
- Prestación de apoyo administrativo y logístico a los procesos de contratación
- Soporte administrativo:
- Apoyo a la organización de conferencias, talleres, retiros desde Adquisiciones.
- Traducción de correspondencias simples (inglés-español), cuando sea necesario.
Acuerdo Institucional:
Bajo la guía y supervisión directa del Asociado de Adquisiciones y del Asistente de Adquisiciones como backstop, el Procurement Clerk apoya los servicios de adquisiciones en la Oficina de País, asegurando alta calidad y precisión en su trabajo. El Procurement Clerk promueve en la Unidad de Adquisiciones un enfoque de Atención al Cliente, con orientación a resultados.
Competencias Esenciales:
Requisitos Académicos Mínimos:
- Estudios de Bachillerato (Preparatoria) es requisito.
- Estudios Universitarios de primer nivel (Licenciatura) en Administración, Finanzas, Relaciones Internacionales o afin, no es requisito, pero se dará debida consideración.
Años Mínimos de Experiencia Requerida:
- 4 años de experiencia laboral relevante brindando soporte a tareas de adquisiciones o similar.
- 3 años de experiencia comprobable en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (principalmente Word y Excel).
- 1 año de experiencia en el uso de cualquier sistema informático de administración de datos o entrada y salida de datos.
Habilidades Requeridas:
Eficacia operativa
- Capacidad para realizar una variedad de tareas y deberes repetitivos y rutinarios relacionados con adquisiciones.
- Habilidad para revisar datos, identificar y ajustar discrepancias.
- Capacidad para manejar un gran volumen de trabajo, posiblemente bajo limitaciones de tiempo.
- Facilidad para trabajar apegándose a normas y reglamentos administrativos.
- Conocimiento y comprensión de las mejores prácticas y procedimientos de oficina, administrativos y de secretaría.
- Conocimiento profundo de las aplicaciones de software de oficina relacionadas con el procesamiento de datos de Word y Excel.
- Habilidad para organizar y completar múltiples tareas estableciendo prioridades.
Gestión de datos
- Recopilar y compilar datos digitales con rapidez y precisión identificando lo relevante y descartando lo que no lo es, registrándolo de manera accesible en bases de datos.
- Recopilar, verificar y registrar minuciosa y metódicamente datos digitales, demostrando atención a los detalles e identificando y corrigiendo errores por iniciativa propia.
- Transmitir datos de archivos (a través de teléfonos inteligentes y otras herramientas); interpretar datos, sacar conclusiones y/o identificar patrones que respalden el trabajo de otros.
- Apoyar los procesos de inventariado de activos.
Gestión de documentos, correspondencia e informes.
- Crear, editar y presentar información (consultas, informes, documentos) en formatos visualmente atractivos, claros y presentables, como tablas, formularios, presentaciones, notas informativas/libros e informes utilizando funciones avanzadas de presentación y procesamiento de textos y software básico de base de datos y hojas de cálculo.
- Editar, formatear y proporcionar entradas a la correspondencia, informes, documentos y/o presentaciones utilizando procesadores de texto, hojas de cálculo y bases de datos que cumplan con los estándares de calidad y/o que requieran una corrección mínima.
- Contar con buena gramática, ortografía y estructura de redacción en el idioma requerido.
- Garantizar que la correspondencia, los informes y los documentos cumplan con estándares profesionales.
Planificación, organización y multitarea
- Organizar y completar con precisión múltiples tareas, estableciendo prioridades y teniendo en cuenta asignaciones especiales, interrupciones frecuentes, plazos, recursos disponibles y múltiples relaciones de informes.
- Planificar, coordinar y organizar la carga de trabajo sin dejar de ser consciente de las prioridades cambiantes y los plazos competitivos.
- Demostrar capacidad para cambiar rápidamente de una tarea a otra, a fin de satisfacer múltiples necesidades de apoyo.
- Establecer, construir y mantener relaciones de trabajo efectivas con el personal y los clientes para facilitar la prestación de apoyo.
Habilidades Deseadas:
- Experiencia en el manejo de sistemas de gestión basados en web y módulos de compras ERP.
- Experiencia en Naciones Unidas o trabajando para alguna organización internacional.
Idiomas:
Dominio de inglés, deseable.
"Al ser una contratación nacional al aplicante debe ser ciudadana/o mexicana/o en pleno ejercicio de sus derechos, o extranjera/o, cuya condición migratoria permita la función a desarrollar"
