Asistente Administrativo/a para el Convenio de Cuidado, Bogotá,LSC5

Justificación

El Fondo de Población de las Naciones Unidas (UNFPA) es la agencia de las Naciones Unidas líder en asuntos de población y salud sexual y reproductiva. Su mandato es asegurar que cada embarazo sea deseado, cada parto sea seguro y que cada persona joven alcance su máximo potencial. El UNFPA centra su labor en promover los derechos humanos, la igualdad de género, la salud sexual y reproductiva, la prevención de las violencias basadas en género, el empoderamiento de adolescentes y jóvenes, así como la producción y uso de información sociodemográfica para el diseño y seguimiento de políticas públicas basadas en evidencia.

En Colombia, el UNFPA implementa su programa de cooperación en estrecha articulación con el Gobierno Nacional, autoridades locales, sociedad civil, academia, sector privado y el Sistema de Naciones Unidas. Estas acciones están orientadas a contribuir al cumplimiento de los compromisos asumidos por el Estado colombiano en el marco de la Conferencia Internacional sobre Población y Desarrollo (CIPD) y a la consecución de la Agenda 2030 y los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS).

Para garantizar la implementación efectiva de su programa y responder de manera oportuna a las prioridades estratégicas del país, el UNFPA requiere la contratación de personal bajo la modalidad de Contrato de Servicios Local (LSC). Este tipo de contrato permite fortalecer la capacidad operativa de la oficina, asegurar el soporte administrativo, programático y técnico necesario, y facilitar la ejecución de proyectos y actividades en los distintos territorios donde el UNFPA desarrolla su cooperación.

Cómo puede marcar la diferencia:

El UNFPA es el principal organismo de las Naciones Unidas para lograr un mundo donde cada embarazo sea planificado, cada parto sea seguro y cada joven alcance su máximo potencial. El Plan Estratégico del UNFPA para 2026-2029 articula la respuesta de la organización a un entorno global complejo, proporcionando una hoja de ruta para la resiliencia y la renovación. Está diseñado para acelerar la implementación del Programa de Acción de la Conferencia Internacional sobre la Población y el Desarrollo (CIPD) y el logro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible para 2030. Este mandato se ejecuta centrándose en cuatro resultados interconectados: poner fin a la necesidad insatisfecha de planificación familiar; poner fin a las muertes maternas prevenibles; poner fin a la violencia de género y las prácticas nocivas; y adaptarse al cambio demográfico mediante políticas basadas en la evidencia y los derechos.

En un mundo donde los derechos humanos fundamentales están en peligro, necesitamos personal ético y con principios que encarne estas normas y estándares internacionales y que los defienda con valentía y plena convicción.

El UNFPA busca candidatos que transformen, inspiren y generen resultados sostenibles y de alto impacto, y que garanticen relaciones externas, comunicaciones, creación de alianzas y movilización de recursos eficaces en un panorama de desarrollo y financiación en constante evolución. Necesitamos personal transparente, excepcional en la gestión de los recursos que se les confían y comprometido con la excelencia en los resultados de los programas.

Objetivo del trabajo:

Apoyar administrativa, logística y financieramente el convenio entre el UNFPA y el Fondo de Igualdad. Deberá asegurar el cumplimiento de las actividades, operaciones, procesos y productos relacionados con el proyecto.

Viajes:

Es posible que se presente la necesidad de realizar viajes a ciudades y/o municipios a nivel nacional, en transportes aéreos, terrestre y/o fluviales, para los cuáles deberá contar con las capacidades físicas y de capacitación correspondientes para el debido cumplimiento, así como el esquema de vacunación COVID completo.

Lugar de trabajo:

La sede de trabajo será la ciudad de Bogotá.

Responsabilidades del puesto

• Desarrollar y concertar un plan de trabajo para el cumplimiento de los objetivos y los resultados previstos en el marco del convenio.
• Apoyar a la coordinación del convenio, llevar el control del presupuesto del proyecto y realizar periódicamente análisis y balance financiero, en los formatos que solicite el/la coordinador/a del proyecto, y de acuerdo con las normas de UNFPA y requerimiento del Fondo de Igualdad.
• Realizar periódicamente reportes, análisis financieros y de gestión del proyecto para monitoreo con el fin de hacer seguimiento al nivel de ejecución, compilar y organizar los documentos y soportes requeridos para la rendición de cuentas de los recursos del proyecto.
• Revisar periódicamente las necesidades operativas y procedimentales del proyecto.
• Atender las capacitaciones inherentes al cargo y promover el autoconocimiento de acuerdo a las normas existentes.
• Coordinar los procesos administrativos del proyecto con el equipo administrativo del UNFPA, asistir a las reuniones administrativas a las cuales sea convocado(a) y mantener informado(a) al/ la coordinadora(a) del proyecto de los resultados de esta coordinación y reuniones.
• Facilitar los procesos de gestión y seguimiento financiero y administrativo del proyecto, según los protocolos administrativos y financieros del UNFPA.
• Generar reportes de la gestión administrativa y financiera a solicitud de la Coordinación del proyecto y preparar y presentar los informes administrativos contables y financieros para las sesiones de los comités técnicos.
• Capacitar al personal del proyecto en procedimientos y compartir documentación necesaria para la legalización de actividades inherentes a los roles: viajes, reembolsos, pago consultorías, vacaciones, compensatorios, security clearance , etc.
• Tramitar y organizar la documentación soporte para las solicitudes de pago a contratistas (personas jurídicas y naturales): garantizar el trámite oportuno de los documentos generados en el proyecto para realizar los pagos, realizar el seguimiento de los pagos y dar las alertas correspondientes cuando se produzcan retrasos que puedan afectar la ejecución financiera.
• Diseñar y aplicar un instrumento de seguimiento a la ejecución técnica y financiera para cada una de las líneas de acción y sus procesos y productos.
• Revisar los aspectos administrativos y financieros de las actas y memorias de las reuniones técnicas y de avance del plan operativo del convenio.
• Mantener los archivos documentales (físicos y magnéticos) y de correspondencia del Proyecto, incluyendo la recopilación de las actas de reuniones debidamente firmadas, de acuerdo a los protocolos del UNFPA.
• Mantener la confidencialidad sobre todos los documentos y la información que se produzca y maneje durante la ejecución del convenio.
• Preparar los documentos, equipos y realizar las demás actividades de apoyo logístico, necesarias para la realización de las reuniones virtuales o eventos presenciales que se requieran.
• Las demás que se requieran para brindar apoyo a la coordinación general del proyecto en la cabal ejecución de este
• Apoyo transversal al Área de Género, Derechos e Interculturalidad del UNFPA en la gestión, articulación e implementación de actividades técnicas y administrativas del Área conexas con el desarrollo del Convenio y sus líneas temáticas.
• Se requiere disponibilidad de tiempo completo para el cumplimiento de sus responsabilidades.

Disposición institucional

Bajo la supervisión de la Asesora de Género, Derechos e Interculturalidad.

Competencias

Valores del UNFPA

Ejemplificando integridad

X

Demostrando compromiso con el UNFPA y el sistema de las Naciones Unidas

X

Abrazando la diversidad cultural

X

Abrazando el cambio

X

Competencias básicas del UNFPA

Consecución de resultados

X

Ser responsable

X

Desarrollar y aplicar conocimientos profesionales y perspicacia empresarial

X

Pensar analítica y estratégicamente

X

Trabajar en equipo/gestionarnos a nosotros mismos y
nuestras relaciones

X

Comunicar para generar impacto

X

Competencias Gerenciales

Proporcionar un enfoque estratégico

X

Involucrar a socios internos y externos y partes interesadas

X

Liderar, desarrollar y empoderar a las personas/ Creando una cultura de desempeño

X

Tomar decisiones y ejercer el juicio

X

Requisitos mínimos del LSC seleccionado*

Requisitos mínimos de educación

• Profesional en ciencias sociales, económicas, administrativas, ingeniería, contaduría y carreras afines.
• Estudios de posgrado en administración, ciencias sociales y otros afines al objeto de la consultoría

Mínimo años de experiencia laboral relevante

• Experiencia laboral de mínimo 5 años en cargos administrativos, deseable en proyectos sociales

Experiencia, conocimientos y habilidades

• Experiencia en la gestión y seguimiento de procesos administrativos, contratación, compras, archivo, gestión documental y control de correspondencia.
• Experiencia en la organización y coordinación logística de reuniones, talleres, eventos, comisiones de viaje y actividades territoriales.
• Experiencia en el seguimiento de planes de trabajo, cronogramas, presupuestos y ejecución de actividades, así como en la elaboración de reportes e informes administrativos.

Habilidades deseadas adicionales a las competencias cubiertas en la sección Competencias

• Conocimientos sobre la incorporación del enfoque diferencial e interseccional en proyectos sociales.
• Liderazgo y habilidades para trabajar e interactuar con la institucionalidad.
• Excelentes capacidades analíticas y de comunicación oral y escrita.
• Orientación analítica, con iniciativa y flexibilidad.
• Gestión de iniciativas y manejo del tiempo.
• Conocimientos y experiencia en Google workspace y herramientas de recolección, procesamiento, análisis y visualización de datos, como Looker studio y Power BI.

Idioma(s) requerido(s)

• Excelente dominio del idioma español
• Buen dominio del inglés

Certificados profesionales

No aplica

Se requerirá a los solicitantes los siguientes documentos:

a) Deberá presentar su hoja de vida en formato P11, indicando todos los cargos desempeñados anteriormente y sus principales funciones, su duración (mes/año), las titulaciones, así como los datos de contacto (correo electrónico y número de teléfono), e indicar al menos tres (3) referencias profesionales más recientes de supervisores anteriores.

Anexos a los TDR

No aplica

Aprobación

Estos términos de referencia están aprobados por el Representante Residente de la Oficina