Asistente Administrativo - G5 (DC)

Grado: G5

Número de la vacante: 039-2026
Fecha de publicación: 03 de julio,2026
Fecha de cierre (medianoche hora local): 03 de julio,2026

Job ID: 13714
Departamento: OR–América Latina y el Caribe
Unidad: ETD/OP-San José
Lugar de destino: Ciudad de Guatemala
Tipo de contrato: Duración determinada

Duración del contrato: 1 año

En virtud del artículo 4.2, párrafo (e) del Estatuto del Personal, el reclutamiento de puestos vacantes en los proyectos de cooperación técnica no están cobijados por el anexo I del Estatuto del Personal y se llevan a cabo por selección directa del Director General.

Con el fin de garantizar que la selección directa para el puesto vacante se base en el mejor proceso de toma de decisiones posible, la OIT invita a los candidatos interesados a presentar su candidatura en línea antes de la fecha indicada anteriormente.

La OIT valora positivamente la diversidad de su personal y alienta las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con o sin discapacidad. Si no puede completar nuestro formulario de solicitud en línea debido a una discapacidad, por favor envíe un correo electrónico a nzuniga@ilo.org

Introducción

El Programa de Impulso al Trabajo Decente en Guatemala (PIT), financiado por la Unión Europea e implementado por la Organización Internacional del Trabajo (OIT), tiene como objetivo contribuir a la reducción sostenible de la pobreza mediante el fortalecimiento de las condiciones para un empleo decente, productivo e inclusivo, en coherencia con la Política Nacional de Empleo Digno (PNED). El programa se implementa en coordinación con el Ministerio de Economía (MINECO), el Ministerio de Trabajo y Previsión Social (MINTRAB), el Ministerio de Educación (MINEDUC), el Instituto Técnico de Capacitación y Productividad (INTECAP), la Comisión Nacional de Empleo Digno (CONED) y organizaciones de empleadores y trabajadores.
Sus acciones se organizan en seis ámbitos de intervención orientados a fortalecer las capacidades institucionales y promover cambios estructurales en el empleo y el desarrollo productivo. El programa impulsa los instrumentos necesarios para la operación de la PNED, incluyendo sistemas de planificación, monitoreo, evaluación e información del mercado laboral, integrando además herramientas de la Estrategia Nacional de Transición a la Formalidad.
Asimismo, apoya el desarrollo de la Red Nacional de Servicios Públicos de Empleo mediante la actualización de plataformas de intermediación laboral y el fortalecimiento de capacidades para mejorar la empleabilidad y la inserción laboral. También promueve el diseño e implementación de instrumentos del Sistema Nacional de Formación Laboral (SINAFOL), como el desarrollo de cualificaciones, certificación de competencias y programas sectoriales de formación técnica y aprendizaje, alineados con la Agenda Global Gateway de la Unión Europea.
Adicionalmente, brinda asistencia técnica para fortalecer el cumplimiento de los principios y derechos fundamentales en el trabajo y apoya el desarrollo de ecosistemas productivos que promueven la competitividad, la sostenibilidad ambiental y el trabajo decente en las micro, pequeñas y medianas empresas y en la economía social y solidaria, con especial atención a poblaciones en situación de vulnerabilidad. La posición de asistente administrativo estará ubicada en la Oficina de Proyectos de la OIT en Guatemala, y ejecutará sus funciones en estrecha colaboración con la Oficina DWT/CO ubicada en San José, Costa Rica.
Estructura jerárquica, en particular: 1) Coordinador Nacional NOC como supervisor directo

Descripción de las tareas

1. Servir de punto focal para la coordinación de las actividades de apoyo administrativo para la ejecución de proyectos, lo que conlleva el contacto con diversas unidades orgánicas en el terreno y en la sede para iniciar solicitudes, obtener las autorizaciones necesarias, y procesar y realizar un seguimiento de las acciones administrativas.
2. Prestar asistencia general en la gestión de oficina, gestionar tareas administrativas, y proporcionar asesoramiento y orientación al personal con respecto a las prácticas, los procedimientos y los procesos administrativos. Prestar apoyo a misiones y actividades relacionadas con proyectos, incluida la preparación de presupuestos, la coordinación de los viajes y el alojamiento de los/las funcionarios/as y participantes, la contratación y el pago de las personas que aportan recursos, y la toma de notas en reuniones/seminarios.
3. Compilar y preparar información general y cuadros para las sesiones de información y revisión, identificando y consolidando datos e información pertinente sobre las actividades de los proyectos. Comprobar que las comunicaciones que van a ser enviadas están de conformidad con los procedimientos establecidos y son exactas, antes de ser firmadas por el/la supervisor/a.
4. Compilar, resumir e introducir datos sobre la ejecución de proyectos, redactar informes sobre la situación conexos, e identificar deficiencias en su realización y señalarlas a la atención del personal directivo.
5. Mantener una visión global de la situación financiera de los proyectos. Preparar y modificar los datos del presupuesto según sea necesario.
6. Mantener y actualizar bases de datos/registros/planes de control pertinentes sobre la situación de los proyectos/programas en cada ciclo del proyecto y actividad de programación con fines de seguimiento y evaluación.
7. Redactar correspondencia de fondo sobre actividades de los proyectos/programas y notas informativas de conformidad con los requisitos de la Oficina. Actualizar la información en los sitios web.
8. Ponerse en contacto con los mandantes de la OIT, los organismos de ejecución y los donantes de que se trate para obtener las autorizaciones necesarias
9. Proporcionar orientación y formación al personal más joven de apoyo a los proyectos/programas y supervisar su labor, a fin de garantizar la puesta en marcha sin problemas ni interrupciones de los proyectos/programas.
10. Procesar todos los pagos de los proyectos garantizando su exactitud y documentando todas las transacciones financieras.
11. Proporcionar interpretación y traducción informales.
12. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen

Educación

Estudios secundarios completos.
Deseable: Estudios técnicos en contabilidad.

Experiencia

Al menos cinco años de experiencia relevante en labores de apoyo administrativo.

Idiomas

Excelente conocimiento de un idioma de español y conocimiento práctico de inglés.

Competencias

Básicas

Los candidatos interesados en el puesto deben considerar que las nueve competencias fundamentales de la OIT, listadas a continuación, podrán ser evaluadas durante el proceso de selección: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración. De entre estas nueve competencias, las siguientes son de particular importancia para este puesto: Orientación al Cliente, Comunicaciones, Colaboración

Técnicas y generales

• Capacidad para organizar el propio trabajo.
• Capacidad para priorizar las tareas que se le asignen, organizar su propio calendario, realizar el trabajo rutinario de manera independiente, cumplir los plazos, adaptarse a las demandas cambiantes y realizar múltiples tareas.
• Perfecto conocimiento de programas informáticos (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) y capacidad para utilizar otros paquetes de programas informáticos exigidos por la Oficina (i.e. IRIS).
• Capacidad para obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro o fuera de la oficina que ayuden a completar las tareas.
• Capacidad para trabajar como miembro de un equipo y para gestionar una gran carga de trabajo con plazos ajustados.
• Conocimiento en profundidad de las prácticas y procedimientos para preparar documentos administrativos y mantener sistemas de archivo.
• Capacidad para determinar los materiales generales y de referencia pertinentes para otros, y para seleccionarlos según su urgencia y prioridad.
• Capacidad para responder a las solicitudes de funcionarios de oficinas gubernamentales, ministerios, mandantes de la OIT y ONG.
• Exactitud y capacidad para prestar atención a los detalles.
• Capacidad para buscar y extraer información de bases de datos y para compilar informes.
• Excelentes aptitudes de comunicación oral y escrita.
• Experiencia en servicio al cliente para proporcionar respuestas amables, rápidas y eficientes a los clientes.
• Capacidad para tratar asuntos confidenciales con discreción.
• Capacidad para trabajar en un entorno multicultural, así como un comportamiento y una actitud sensibles a las cuestiones de género.

Proceso de reclutamiento

Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite ILO People. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.