Administrative Officer- Goma ( Filed Only)

Résumé du poste :

Le/la Chargé’e d’administration coordonne la fourniture de services administratifs réactifs, efficaces et performants, en appui à la mission de Catholic Relief Services (CRS) qui consiste à servir les populations pauvres et vulnérables.
Il/Elle contribue à la bonne gestion des ressources et veille à ce qu’une approche de service de haute qualité soit intégrée aux systèmes, politiques et procédures administratives. Il/Elle sera basé/e à Goma ( Nord-Kivu).

Rôles et responsabilités clés :

• Coordonner et rendre compte des activités et des ressources nécessaires afin d’assurer une prestation efficace et rentable des fonctions d’appui administratif.
• Contribuer à l’alignement des systèmes, processus et politiques administratifs avec les normes de l’organisation ainsi qu’avec les exigences des bailleurs de fonds et de la législation locale.
• Interagir avec les parties prenantes externes pertinentes (autorités gouvernementales, propriétaires, prestataires de services, etc.) pour les questions administratives relevant de son périmètre, et veiller à ce que les autorisations et documents requis soient à jour.
• Coordonner l’utilisation efficace des actifs du Programme Pays et des installations louées. Contribuer à la conformité des processus d’achats des fournitures de bureau et aux systèmes de gestion des immobilisations.
• Contribuer à l’identification des risques en matière de sécurité et veiller à l’existence d’un environnement de travail sûr et adéquat.
• Coordonner la fourniture de l’appui logistique et des services de voyage au personnel et aux visiteurs.
• Coordonner les activités d’organisation d’événements, notamment les visites de délégations, les formations et les ateliers.

Langues requises : français, Swahili

Déplacement: doit être disposé(e) et capable de voyager jusqu’à 25 %).

Connaissances, compétences et aptitudes :

• Bonnes capacités de planification, d’organisation et de gestion du temps.
• Sens aigu du service client avec d’excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
• Éthique professionnelle et capacité à maintenir la confidentialité.
• Esprit d’initiative, débrouillard(e), orienté(e) solutions et résultats.

Qualifications souhaitées :

• Expérience au sein d’une ONG locale ou internationale, un atout.
• Une formation complémentaire peut se substituer en partie à l’expérience requise.
• Expérience et bonne maîtrise des outils MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) et des systèmes de gestion de l’information.

Responsabilités de supervision : non

Relations-clés de travail

Interne : Gestionnaires des Operations, Gestionnaire de projet, l’Equipe Programme, equipe Operations, Equipes Finances, Gestionnaire de Urgences,

Externe : Caritas et autres partenaires, services étatiques

Qualifications

Qualifications requises :

• Diplôme de fin d’études secondaires requis.
• Licence en administration des affaires ou dans un domaine pertinent souhaitée.
• Minimum de 3 à 5 ans d’expérience professionnelle dans des fonctions d’appui administratif, avec des responsabilités croissantes.

Compétences requises (pour tout le personnel de CRS) :

• Responsabilité personnelle : Assumer systématiquement la responsabilité de ses propres actions.
• Intégrité : Faire preuve d'intégrité et respecter les valeurs des principes directeurs et de la mission de CRS.
• Confiance : Cohérence entre les paroles et les actes.
• Collaboration : Travailler efficacement au sein d'équipes interculturelles et diversifiées.
• Ouverture à l'apprentissage – Recherche des expériences susceptibles de modifier sa perspective ou d'offrir des occasions d'apprendre de nouvelles choses.

Compétences en leadership organisationnel :

• Conduite du changement – ​​Cherche constamment à améliorer l'agence grâce à une culture d'agilité, d'ouverture et d'innovation.
• Développement et reconnaissance des talents – Développe les compétences du personnel afin qu'il atteigne son plein potentiel et améliore la performance de l'équipe et de l'agence.
• Vision stratégique – Comprend son rôle dans la traduction, la communication et la mise en œuvre de la stratégie de l'agence et des priorités de l'équipe.

« CRS est membre du Misconduct Disclosure Scheme (MDS) et vérifie les antécédents de mauvaise conduite auprès des anciens employeurs pour les candidats finalistes. »

Organization context

General Requirements

CRS offers are contingent on the selected candidate’s ability to legally work where the position is to be performed. Every government has a unique set of work permit eligibility requirements. All positions requiring residence or frequent travel outside a home country must undergo and clear a pre-employment medical clearance; some work permit processes require clearing a separate government administered medical examination.

CRS prioritizes candidates who are citizens/ permanent residents of the countries where we have CRS offices.