Administrative Officer Bunia (ouvert aux residents de l'Ituri)

Résumé du poste :

Le/la Chargé’e d’administration coordonne la fourniture de services administratifs réactifs, efficaces et performants, en appui à la mission de Catholic Relief Services (CRS) qui consiste à servir les populations pauvres et vulnérables.
Il/Elle contribue à la bonne gestion des ressources et veille à ce qu’une approche de service de haute qualité soit intégrée aux systèmes, politiques et procédures administratives. Il/Elle sera basé/e a Bunia.

Rôles et responsabilités clés :

• Coordonner et rendre compte des activités et des ressources nécessaires afin d’assurer une prestation efficace et rentable des fonctions d’appui administratif.
• Contribuer à l’alignement des systèmes, processus et politiques administratifs avec les normes de l’organisation ainsi qu’avec les exigences des bailleurs de fonds et de la législation locale.
• Interagir avec les parties prenantes externes pertinentes (autorités gouvernementales, propriétaires, prestataires de services, etc.) pour les questions administratives relevant de son périmètre, et veiller à ce que les autorisations et documents requis soient à jour.
• Coordonner l’utilisation efficace des actifs du Programme Pays et des installations louées. Contribuer à la conformité des processus d’achats des fournitures de bureau et aux systèmes de gestion des immobilisations.
• Contribuer à l’identification des risques en matière de sécurité et veiller à l’existence d’un environnement de travail sûr et adéquat.
• Coordonner la fourniture de l’appui logistique et des services de voyage au personnel et aux visiteurs.
• Coordonner les activités d’organisation d’événements, notamment les visites de délégations, les formations et les ateliers.

Langues requises : français, Swahili

Déplacement: doit être disposé(e) et capable de voyager jusqu’à 25 %).

Responsabilités de supervision : non

Connaissances, compétences et aptitudes :

• Bonnes capacités de planification, d’organisation et de gestion du temps.
• Sens aigu du service client avec d’excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
• Éthique professionnelle et capacité à maintenir la confidentialité.
• Esprit d’initiative, débrouillard(e), orienté(e) solutions et résultats.

Qualifications souhaitées :

• Expérience au sein d’une ONG locale ou internationale, un atout.
• Une formation complémentaire peut se substituer en partie à l’expérience requise.
• Expérience et bonne maîtrise des outils MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) et des systèmes de gestion de l’information.

Responsabilités de supervision : non

Relations-clés de travail

Interne : Gestionnaire des Operations, Gestionnaire de Programmes, l’Equipe Programme, equipe Operations, Equipe Finances, Gestionnaires de Urgences,

Externe : Caritas et autres partenaires, services étatiques

Qualifications

Qualifications requises :

• Diplôme de fin d’études secondaires requis.
• Licence en administration des affaires ou dans un domaine pertinent souhaitée.
• Minimum de 3 à 5 ans d’expérience professionnelle dans des fonctions d’appui administratif, avec des responsabilités croissantes.

Compétences requises (pour tout le personnel de CRS) :

• Responsabilité personnelle : Assumer systématiquement la responsabilité de ses propres actions.
• Intégrité : Faire preuve d'intégrité et respecter les valeurs des principes directeurs et de la mission de CRS.
• Confiance : Cohérence entre les paroles et les actes.
• Collaboration : Travailler efficacement au sein d'équipes interculturelles et diversifiées.
• Ouverture à l'apprentissage – Recherche des expériences susceptibles de modifier sa perspective ou d'offrir des occasions d'apprendre de nouvelles choses.

Compétences en leadership organisationnel :

• Conduite du changement – ​​Cherche constamment à améliorer l'agence grâce à une culture d'agilité, d'ouverture et d'innovation.
• Développement et reconnaissance des talents – Développe les compétences du personnel afin qu'il atteigne son plein potentiel et améliore la performance de l'équipe et de l'agence.
• Vision stratégique – Comprend son rôle dans la traduction, la communication et la mise en œuvre de la stratégie de l'agence et des priorités de l'équipe.

Organization context

General Requirements

CRS offers are contingent on the selected candidate’s ability to legally work where the position is to be performed. Every government has a unique set of work permit eligibility requirements. All positions requiring residence or frequent travel outside a home country must undergo and clear a pre-employment medical clearance; some work permit processes require clearing a separate government administered medical examination.

CRS prioritizes candidates who are citizens/ permanent residents of the countries where we have CRS offices.