Administration Assistant

Job Highlight

Contribuir al funcionamiento eficiente del proyecto mediante el apoyo en tareas administrativas, logísticas y en la prestación de servicios orientados al cliente.

About the Country/Multi-Country Office

La Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (UNODC) se creó en 1997 y tiene su sede en Viena (Austria). A través de su red mundial de oficinas sobre el terreno, la UNODC presta apoyo a los Estados miembros para hacer frente a los retos relacionados con las drogas, la delincuencia, la corrupción, el terrorismo y la justicia penal. La UNODC está presente en México desde 2003, y su labor se rige por instrumentos jurídicos internacionales fundamentales, entre los que se incluyen:

• la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción (UNCAC);
• la Convención de las Naciones Unidas contra la Delincuencia Organizada Transnacional (UNTOC) y sus Protocolos sobre la trata de personas, el tráfico ilícito de migrantes y las armas de fuego;
• los convenios internacionales de fiscalización de drogas de 1961, 1971 y 1988; y
• las reglas y normas de las Naciones Unidas en materia de prevención del delito y justicia penal, que abarcan ámbitos como la reforma de la justicia, el tratamiento de los delincuentes, la protección de las víctimas, la cooperación internacional y la prevención de la violencia.

La Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (UNODC) en México ofrece asistencia técnica, fortalecimiento institucional, desarrollo de capacidades, investigación y apoyo a las políticas en una amplia gama de ámbitos de su mandato, entre los que se incluyen la política en materia de drogas y la delincuencia relacionada con las drogas, la delincuencia organizada, la lucha contra la corrupción y la delincuencia económica, la prevención del delito, la justicia penal, la investigación penal, la trata de personas, el tráfico ilícito de migrantes, las armas de fuego, la ciberdelincuencia y las pruebas digitales, así como a través del Centro de Excelencia UNODC-INEGI.

A través de su labor, la UNODC México contribuye a la formulación de respuestas basadas en datos empíricos, al fortalecimiento de las instituciones y a la cooperación internacional, promoviendo soluciones sostenibles a los retos en materia de delincuencia y seguridad en México y en la región.

Para más información, por favor visite la página: https://www.unodc.org/lpomex/index.html

About the Group

El/la Asistente Administrativo(a) apoya la implementación del proyecto Access to Labs, Enforcement, Response and Trace (ALERT - MEXAL6) dentro de la Oficina de País de UNODC en México, en el marco del Programa Global de Servicios Científicos y Forenses de la UNODC, a través del programa STAND (Solutions, Training and Advice for Narcotics Disposal).

Con el apoyo del Gobierno de Canadá y en línea con la resolución E/CN.7/2025/L.5 de la Comisión de Estupefacientes de las Naciones Unidas, liderada por México, el proyecto tiene como objetivo contribuir a la identificación, aseguramiento y recopilación de información y evidencia clave durante el desmantelamiento de laboratorios clandestinos. Esto constituye un paso fundamental para fortalecer las investigaciones criminales y los esfuerzos de inteligencia a nivel nacional relacionados con la fabricación ilícita de drogas sintéticas y la posible desviación de sustancias controladas.

La persona seleccionada proporcionará apoyo administrativo y logístico a las actividades del proyecto, incluyendo la organización de reuniones, capacitaciones, talleres y misiones; gestión de documentación; coordinación de viajes; seguimiento de adquisiciones; apoyo al control de inventarios y mantenimiento de registros.

El puesto implica brindar soporte a tareas asignadas conforme a procedimientos establecidos y bajo la supervisión directa, contribuyendo a que las actividades del proyecto se ejecuten de manera organizada, documentada y oportuna.

Asimismo, trabajará de manera coordinada con el equipo del proyecto, colegas de apoyo programático, unidades internas, proveedores de servicios y contrapartes nacionales para apoyar la implementación diaria y el seguimiento de las actividades y requerimientos administrativos del proyecto.

Job Specific Context

La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es un brazo operativo de las Naciones Unidas que apoya la implementación exitosa de los proyectos de consolidación de la paz, humanitarios y de desarrollo de sus asociados en todo el mundo. UNOPS apoya a sus asociados en la construcción de un futuro mejor mediante la prestación de servicios que aumentan la eficiencia, eficacia y sostenibilidad de los proyectos de consolidación de la paz, humanitarios y de desarrollo. Con el mandato de actuar como un recurso central de las Naciones Unidas, UNOPS ofrece servicios sostenibles de gestión de proyectos, adquisiciones e infraestructura a una amplia gama de gobiernos, donantes y organizaciones de las Naciones Unidas.

El Clúster de Desarrollo Sostenible (SDC, por sus siglas en inglés) apoya a diversos asociados con operaciones de consolidación de la paz, humanitarias y de desarrollo. Fue creado mediante la combinación de los siguientes portafolios: Servicios de Gestión de Subvenciones (GMS), Servicios de Apoyo Tecnológico de las Naciones Unidas (UNTSS) y el Portafolio de Desarrollo e Iniciativas Especiales (DSIP). Proporciona servicios a los programas de los asociados que están diseñados, estructurados y gestionados con una perspectiva global, y que principalmente atienden a asociados con sede en Nueva York. El SDC tiene presencia en aproximadamente 125 países.

UNOPS ha firmado un Acuerdo Global con la Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (UNODC) para apoyar operativamente la implementación de su mandato mediante la prestación de servicios de Recursos Humanos.

La Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (UNODC), una oficina dependiente de la Secretaría de la ONU, establecida en 1997 para asistir a los Estados Miembros en sus esfuerzos por combatir las drogas ilícitas, el delito y el terrorismo, es uno de los asociados bajo UNTSS.

Con sede en Viena, Austria, UNODC opera a nivel mundial para apoyar el desarrollo y la implementación de políticas y programas que abordan una amplia gama de problemáticas, incluyendo el tráfico y abuso de drogas, el crimen organizado, la corrupción, la trata de personas, el tráfico ilícito de migrantes, la ciberdelincuencia y la prevención del terrorismo. A través de la investigación, el asesoramiento en políticas, el fortalecimiento de capacidades y la asistencia técnica, UNODC trabaja para fortalecer los sistemas de justicia, promover la cooperación internacional y defender el estado de derecho y los derechos humanos en la lucha contra las amenazas transnacionales.

*UNODC and UNOV are currently undergoing a global reclassification exercise of all their LICA positions. This process may impact the final LICA level and the fee associated with this LICA assignment. The LICA level indicated in this vacancy announcement is therefore indicative and subject to change. The contract may be issued, or as the case may be re-issued, with a different LICA level. The fee on issuance of the contract may not reflect the standard LICA fee level 1/1. The fee may be adjusted during, or following, the completion of the reclassification exercise, but will not be lower than the fee indicated in the initial contract.

Role Purpose

El/la Asistente Administrativo(a) apoya la implementación del proyecto Access to Labs, Enforcement, Response and Trace (ALERT - MEXAL6) dentro de la Oficina de País de UNODC en México, en el marco del Programa Global de Servicios Científicos y Forenses de la UNODC, a través del programa STAND (Solutions, Training and Advice for Narcotics Disposal).
Bajo la supervisión directa del Project Management Support Associate (First Reporting Officer) y el Project Management Support Associate (Second Reporting Officer), la persona brindará apoyo eficiente en materia administrativa y logística al proyecto, asegurando una prestación de servicios fluida y oportuna.
La persona titular del puesto trabajará en estrecha colaboración con equipos de operaciones, así como con colegas de apoyo a proyectos y programas, ejecutando las tareas asignadas con un enfoque orientado al cliente, a la calidad y a los resultados.

Functions / Key Results Expected

1. Apoyo en logística y gestión de activos

• Preparar y distribuir materiales para talleres, reuniones, misiones y actividades del proyecto, asegurando que la documentación, insumos y equipos necesarios estén disponibles con anticipación.
• Apoyar en la organización logística de reuniones, talleres, capacitaciones, misiones y actividades del proyecto, incluyendo la gestión de sedes, materiales, alojamiento, servicios de catering, transporte y otros arreglos relacionados.
• Brindar apoyo en procesos relacionados con viajes, incluyendo la preparación de documentación y el seguimiento de autorizaciones, comprobaciones de gastos y reembolsos, conforme a los procedimientos aplicables.
• Apoyar la comunicación con participantes, proveedores, sedes y prestadores de servicios para facilitar la ejecución oportuna de las actividades del proyecto.
• Apoyar en la preparación de listas de asistencia, constancias, registros de participantes, formularios de evaluación y otra documentación relacionada con las actividades.
• Apoyar en la recepción, registro y seguimiento de bienes, insumos y equipos necesarios para las actividades del proyecto.
• Elaborar y mantener inventarios y registros básicos de bienes relacionados con equipos, insumos y materiales del proyecto, bajo la orientación de la supervisión.
• Apoyar el almacenamiento seguro, el control de movimientos y la documentación de equipos y materiales del proyecto, de acuerdo con los procedimientos aplicables.

1. Apoyo Administrativo

• Brindar apoyo administrativo en la planificación, implementación, seguimiento y reporte del proyecto, en línea con las normas, procedimientos aplicables y las directrices de la supervisión.
• Apoyar en el seguimiento de actividades del proyecto, entregables, reuniones, talleres, misiones y otras acciones asignadas.
• Apoyar en la preparación de minutas, materiales informativos, resúmenes de actividades, correspondencia rutinaria y otra documentación del proyecto.
• Mantener herramientas de seguimiento, archivos del proyecto y sistemas de gestión documental, contribuyendo a que la información se mantenga actualizada, organizada y debidamente archivada.
• Apoyar los procesos relacionados con adquisiciones mediante la preparación y compilación de documentación para requisiciones, órdenes de compra, solicitudes de pago y contratación de servicios.
• Verificar que la documentación de soporte, facturas y comprobantes de entrega estén completos antes de su envío a las unidades correspondientes.
• Dar seguimiento a los procesos de adquisiciones y pagos mediante la actualización de herramientas de control y la gestión de acciones pendientes con las áreas responsables.
• Brindar apoyo administrativo al personal del proyecto, consultores y participantes, incluyendo la programación de actividades, preparación de documentos y seguimiento de tareas asignadas.
• Gestionar solicitudes administrativas menores, anticipos operativos y documentación rutinaria conforme a los procedimientos y lineamientos establecidos.
• Apoyar la comunicación con las áreas de Finanzas, Recursos Humanos, Adquisiciones y otras unidades administrativas para el seguimiento de procesos relacionados con el proyecto.
• Apoyar en la recopilación de información relacionada con las actividades del proyecto, avances en la implementación, lecciones aprendidas y buenas prácticas.
• Contribuir a la elaboración de resúmenes, notas y documentación rutinaria vinculada a las actividades del proyecto y su seguimiento administrativo.

Skills

Communication, Document Management, General Administration, Logistics Management

Competencies

Treats all individuals with respect; responds sensitively to differences and encourages others to do the same. Upholds organisational and ethical norms. Maintains high standards of trustworthiness. Role model for diversity and inclusion.

Acts as a positive role model contributing to the team spirit. Collaborates and supports the development of others. For people managers only: Acts as positive leadership role model, motivates, directs and inspires others to succeed, utilizing appropriate leadership styles.

Demonstrates understanding of the impact of own role on all partners and always puts the end beneficiary first. Builds and maintains strong external relationships and is a competent partner for others (if relevant to the role).

Efficiently establishes an appropriate course of action for self and/or others to accomplish a goal. Actions lead to total task accomplishment through concern for quality in all areas. Sees opportunities and takes the initiative to act on them. Understands that responsible use of resources maximizes our impact on our beneficiaries.

Open to change and flexible in a fast paced environment. Effectively adapts own approach to suit changing circumstances or requirements. Reflects on experiences and modifies own behavior. Performance is consistent, even under pressure. Always pursues continuous improvements.

Evaluates data and courses of action to reach logical, pragmatic decisions. Takes an unbiased, rational approach with calculated risks. Applies innovation and creativity to problem-solving.

Expresses ideas or facts in a clear, concise and open manner. Communication indicates a consideration for the feelings and needs of others. Actively listens and proactively shares knowledge. Handles conflict effectively, by overcoming differences of opinion and finding common ground.

Education Requirements

Requerido:

• Título de educación secundaria (Educación Media Superior) o equivalente con 4 años de experiencia relevante O
• Título universitario de grado (Licenciatura o equivalente) en cualquier disciplina con 0 años de experiencia relevante.

Deseable:

• Certificación profesional en Administración reconocida a nivel nacional o internacional.

Experience Requirements

Experiencia

Requerido:

• Experiencia en administración, logística u operaciones.
• Experiencia en el uso de herramientas de colaboración y productividad (por ejemplo, MS Office, G-Suite, entre otras), así como en sistemas de gestión basados en la web.

Deseable:

• Experiencia laboral en entornos multiculturales o en organizaciones del sistema de Naciones Unidas en países en desarrollo.
• Experiencia en contextos de desarrollo o acción humanitaria.

Language Requirements

LanguageProficiency LevelRequirementEnglishFluentRequiredSpanishFluentRequired

Additional Information

• UNOPS does not accept unsolicited resumes.
• UNOPS will at no stage of the recruitment process request candidates to make payments of any kind.
• Applications to vacancies must be received before midnight Copenhagen time (CET) on the closing date of the announcement. Applications received after the closing date will not be considered.
• Only shortlisted candidates will be contacted and invited to proceed to the next stage of the selection process, which may include various assessments.
• UNOPS embraces diversity and is committed to equal employment opportunity. Our workforce consists of a wide range of nationalities, cultures, languages, races, gender identities, sexual orientations, and abilities. We strive to sustain and strengthen this diversity, fostering an inclusive working environment where all personnel are treated with respect and have equal access to opportunities.
• UNOPS evaluates all applications based on the skills, qualifications and experience outlined in the vacancy announcement. We are committed to a fair and transparent selection process and welcome diverse perspectives, including those of women, indigenous and racialized communities, individuals of diverse gender identities and sexual orientations, and persons with disabilities.
• We are committed to enabling all candidates to perform at their best during the assessment process. If you are shortlisted and require support or reasonable accommodation to complete any assessment, please inform our human resources team upon receiving your invitation.
• UNOPS has zero tolerance for sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment, and other forms of abusive conduct, including discrimination, abuse of authority, and harassment. To uphold these standards, background checks are conducted for all final candidates to help ensure that individuals with a history of such conduct are not hired. By applying for a position with UNOPS, candidates acknowledge and consent to these verification processes.

Terms and Conditions

• For staff positions only, UNOPS reserves the right to appoint a candidate at a lower level than the advertised level of the post.
• For retainer contracts, you must complete a few mandatory courses (they take around 4 hours to complete) in your own time, before providing services to UNOPS. Refreshers or new mandatory courses may be required during your contract. Please note that you will not receive any compensation for taking courses and refreshers. For more information on a retainer contract here.
• For more details about the contract types, please click here.
• All UNOPS personnel are responsible for performing their duties in accordance with the UN Charter and UNOPS Policies and Instructions, as well as other relevant accountability frameworks. In addition, all personnel must demonstrate an understanding of the Sustainable Development Goals (SDGs) in a manner consistent with UN core values and the UN Common Agenda.
• It is the policy of UNOPS to conduct background checks on all potential personnel. Recruitment in UNOPS is contingent on the results of such checks.