Administration and Finance Assistant - Tambacounda

The Position:

Basé au sein de la Direction Régionale de la Santé de Tambacounda, l’Assistant Administratif et Financier apporte une contribution substantielle à la gestion administrative et financière du Programme de UNFPA au niveau des régions d’intervention de l’axe Sud - Est notamment Tambacounda et Kédougou.

Il fournit une assistance dans la gestion opérationnelle dans les domaines administratifs et financiers des PTA du 9ème Programme (2024-2028) qui vient de démarrer en janvier 2024.

Il appuie la fourniture des services de qualité en adoptant une approche orientée vers les clients et axée sur les résultats par la maîtrise de toute la réglementation, du processus et des procédures appropriées.

L'Assistant Administratif et Financier sera sous la conduite et la supervision directe du Directeur des Opérations, et la supervision du Coordonnateur de Projets basé à Tambacounda, pour les activités de terrain.

How you can make a difference:

L'UNFPA est l'agence principale des Nations Unies pour offrir un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sûr et le potentiel de chaque jeune est réalisé. Le nouveau plan stratégique de l'UNFPA (2022-2025) est axé sur trois résultats transformateurs : mettre fin aux décès maternels évitables ; mettre fin aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale ; et mettre fin à la violence sexiste et aux pratiques néfastes.

Dans un monde où les droits fondamentaux de l'homme sont menacés, nous avons besoin d'un personnel doté de principes et d'une éthique, qui incarne ces normes et standards internationaux, et qui les défendra avec courage et pleine conviction.

L'UNFPA recherche des candidats qui transforment, inspirent et produisent des résultats durables et à fort impact. Nous avons besoin d'un personnel transparent, exceptionnel dans sa façon de gérer les ressources qui lui sont confiées et qui s'engage à atteindre l'excellence dans les résultats des programmes.

Job Purpose:

L’Assistant Administratif et Financier régional basé à Tambacounda et aura respectivement pour charge la gestion administrative et financière des Programmes sur l’Axe Sud- Est.

Attributions et responsabilités principales:

 Appuyer la Gestion Administrative et Financière des activités des Plans de Travail Annuels PTAs de ses régions d’intervention conformément aux dispositions du HACT et du NEX,

 Garantir l’assurance qualité des opérations financières réalisées au niveau des Directions Régionales de la Santé de l’axe Sud - Est (Tambacounda et Kédougou).

 S’informer régulièrement sur les procédures financières, administratives applicables dans le cadre de la mise en œuvre des Plans de Travail Annuels (PTA).

You would be responsible for:

1. Dans le cadre de la mise en œuvre et du suivi des PTA
 Appuyer les partenaires d’exécution à la préparation des demandes trimestrielles d’avance de fonds et veiller à la complétude, à la qualité et au respect des délais des rapports trimestriels,
 Appuyer à renforcer les capacités en gestion financière et administrative des partenaires d’exécution et en particulier des gestionnaires des Directions Régionales de la Santé et des Districts Sanitaires,
 Appuyer les partenaires à l’élaboration des rapports de dépenses et des détails budgétaires des activités des PTAs
 Vérifier les rapports de dépenses et les détails budgétaires des activités des autres partenaires d’exécution
 Faire le suivi pour l’élaboration des réconciliations bancaires mensuelles des Directions Régionales de la Santé et des autres partenaires des régions d’intervention
 Appuyer l’enregistrement des dépenses, demandes d’avance de fonds et pièces jointes dans le GPS
 Identifier les besoins en renforcement de capacité en gestion administrative financière des partenaires d’exécution et proposer des réponses appropriées
 Contribuer au renforcement des capacités au niveau régional et district lors des missions de suivi financier
 Faciliter et participer (en cas de besoin) aux missions de suivi des Coordonnateurs des projets, des Coordonnateurs de Projets régionaux et des autres collègues de UNFPA.

2. Dans le domaine de la gestion efficiente des ressources
 Assurer le suivi continu de l’exécution financière des partenaires d’exécution ainsi que des OFAs (montants non encore justifiés par le partenaire d’exécution) et rendre compte trimestriellement à l’UNFPA,
 Elaborer un rapport trimestriel de suivi financier des partenaires d’exécution de l’axe Sud Faire une analyse de l’exécution financière des PTAs en lien avec les activités réalisées.
 Appuyer l’acheminement des pièces justificatives et rapports de qualité des districts vers les Directions Régionales de la Santé.
 Appuyer l’organisation de missions trimestrielles de Spot Check et assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations,
 Préparer et faciliter les missions annuelles d’audit Nex au niveau des régions d’intervention,
 Assurer un suivi régulier de la situation et de l’utilisation du matériel et de la logistique mise à la disposition des Partenaires d’Exécution (à intégrer comme point dans toutes les missions organisées sur le terrain).
 Appuyer la Gestion Administrative et Financière des activités des PTAs des Partenaires d’exécution des régions d’intervention,

 Participer à l’élaboration et à l’exécution budgétaire des partenaires d’exécution des régions d’intervention.
 Appuyer les partenaires d’exécution dans le traitement des avances de fonds trimestriels effectuées dans le GPS.
 Appuyer les partenaires d’exécution dans la mise en place et le maintien d’un système de classement fiable en particuliers les pièces justificatives et les instruments de paiement.
 Appuyer les réconciliations de carburant en partageant avec l’équipe des Opérations basée au niveau central, sur une base mensuelle, les factures de carburant du véhicule de l’équipe régionale
 Assurer la gestion administrative du véhicule affecté à l’équipe régionale en s’assurant que les documents administratifs sont renouvelés dans les délais et que les entretiens et maintenance sont effectués en temps opportun
 S’assurer que toutes les pièces justificatives du trimestre passé sont disponibles, conformes et bien classées au niveau des partenaires d’exécution.
 Appuyer les partenaires d’exécution à l’élaboration des détails budgétaires des activités des PTAs à l’occasion de chaque demande d’avances de fonds
 Assurer le suivi des comptes bancaires des partenaires d’exécution et veiller à l’élaboration des rapprochements bancaires mensuels ainsi qu’au reversement des reliquats de fonds en fin d’année
 Accompagner les Directions Régionales de la Santé des régions d’intervention dans l’enregistrement de toutes les opérations dans le journal de banque
 Effectuer l’inventaire physique des équipements des structures des régions d’intervention en collaboration avec le personnel des partenaires d’exécution.
 Appuyer l’acheminement des équipements médicaux achetés pour les Directions Régionales de la Santé d’intervention
 S’assurer que toutes les pièces justificatives du trimestre passé sont disponibles, conformes et bien classées au niveau des Directions Régionales de la Santé d’intervention.
 Apporter un appui conseil aux Directions Régionales de la Santé dans les processus et procédures d’acquisition des biens et services au niveau local
 Apporter un appui conseil dans la Gestion Administrative, Logistique et Financière des ateliers et séminaires organisés par les Directions Régionales de la Santé,
 Exécuter toutes autres tâches que le Directeur des Opérations, le Coordonnateur du Programme Canada/ Luxembourg et les Coordonnateurs de Projets Régionaux jugeront nécessaires à l’accomplissement de sa mission.
 Collaborer avec l’équipe des Opérations dans l’élaboration des dossiers opérationnels régionaux
 Accomplir toutes autres taches jugées utiles en lien avec le programme au niveau régional

Qualifications and Experience:

Education:

Un diplôme de l'enseignement secondaire complet est requis.

Le BAC et un diplôme universitaire et/ou une spécialisation en Finances, Gestion Financière, Comptabilité ou dans une discipline similaire est souhaitable.

Knowledge and Experience:

Expérience professionnelle d’au moins cinq (05) ans dans le domaine des Finances, de la gestion, de l’administration et de la comptabilité dans le secteur public ou privé ;

 Une bonne connaissance de la Gestion axée sur les résultats

 Une bonne expérience (> 1 an) de la gestion administrative et financière des programmes et projets du Système des Nations Unies, notamment de UNFPA et des Organisations Internationales

 Une bonne connaissance de l’organisation du secteur de la santé

 Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Internet, logiciels de comptabilité);

 Une bonne connaissance du travail sur le terrain

 Capable et apte à faire des missions périodiques sur le terrain

 Relations interpersonnelles et capacité d’interaction ;

 Rapidité dans l’exécution des actions à entreprendre ;

 Aptitude à travailler sous pression ;

 Sens de l’initiative;

 Une bonne connaissance du contexte des régions du Sud-Est est un atout.

 La Connaissance du Système des Nations Unies et du mandat de l’UNFPA est un atout.

Languages:

 Bonne maîtrise du français (écrit et oral).

 Une bonne connaissance de l’anglais est souhaitable.

Required Competencies:

Values:

 Être un modèle d’intégrité

 Faire preuve d’un engagement total envers l’UNFPA et le système des Nations Unies

 Être ouvert à la diversité culturelle

 Être ouvert au changement

Core Competencies:

 Atteindre les résultats

 Avoir le sens des responsabilités

 Acquérir et faire preuve d’une expertise professionnelle et d’un sens des affaires

 Mener une réflexion analytique et stratégique

 Travailler en équipe. S’auto-gérer et gérer ses relations

 Communiquer de façon percutante.

Functional Competencies:

 Soutenir l'analyse des données financières

 Fournir un soutien logistique

 Gérer les données

 Gérer les documents, la correspondance et les rapports

 Gérer l'information et le flux de travail

 Planification, organisation et multitâches.

Managerial Competencies (if applicable):

Compensation and Benefits:

Ce poste offre une rémunération attrayante comprenant un salaire net compétitif, une assurance maladie et d'autres avantages, le cas échéant.

UNFPA Work Environment:

UNFPA provides a work environment that reflects the values of gender equality, diversity, integrity and healthy work-life balance. We are committed to ensuring gender parity in the organization and therefore encourage women to apply. Individuals from the LGBTQIA+ community, minority ethnic groups, indigenous populations, persons with disabilities, and other underrepresented groups are highly encouraged to apply. UNFPA promotes equal opportunities in terms of appointment, training, compensation and selection for all regardless of personal characteristics and dimensions of diversity. Diversity, Equity and Inclusion is at the heart of UNFPA's workforce - click here to learn more.

Disclaimer:

Selection and appointment may be subject to background and reference checks, medical clearance, visa issuance and other administrative requirements.

UNFPA does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process and does not concern itself with information on applicants' bank accounts.

Applicants for positions in the international Professional and higher categories, who hold permanent resident status in a country other than their country of nationality, may be required to renounce such status upon their appointment.