Adjoint administratif

Job Highlight

Assurer le bon fonctionnement des bureaux en soutenant l'administration, la logistique et les services axés sur le client.

About the Region

Le Bureau régional de l’Afrique de l’UNOPS, basé à Nairobi, au Kenya, supervise la mise en œuvre de plus de 250 projets dans 40 pays, avec un accent particulier sur les contextes fragiles et touchés par les conflits. Soutenu par plus de 1 000 membres du personnel répartis dans cinq bureaux multipays couvrant l’Afrique du Nord, de l’Ouest, du Centre, de l’Est, l’Afrique australe ainsi que la Corne de l’Afrique, le Bureau régional contribue aux priorités nationales à travers des initiatives stratégiques dans les domaines de l’action climatique, de la santé, des infrastructures, de la paix et de la sécurité, de l’appui aux pays à revenu intermédiaire et aux petits États insulaires en développement (PEID).

Le Bureau régional assure un leadership stratégique, un soutien opérationnel et une supervision dans des domaines clés tels que les partenariats, la communication, la gestion et le contrôle, les infrastructures et la gestion de projets, la santé et la sécurité au travail, ainsi que la sûreté et la sécurité. En promouvant l’excellence dans la mise en œuvre des projets, en favorisant le partage des connaissances et en encourageant l’amélioration continue, il contribue au développement d’infrastructures durables, à une gestion transparente des ressources et à une meilleure qualité de vie pour les communautés à travers le continent africain.

About the Country/Multi-Country Office

Depuis 1999, le Bureau multipays pour l’Afrique centrale (CAMCO), dont le siège est à Yaoundé, au Cameroun, collabore avec les agences des Nations Unies, les organisations internationales et les gouvernements de 15 pays d’Afrique centrale. Le CAMCO fournit des services de gestion de fonds, d’assistance technique et de renforcement des capacités dans des secteurs essentiels tels que les infrastructures, la santé, l’éducation, la gouvernance, les achats et la protection de l’environnement, tout en travaillant en étroite collaboration avec les autorités nationales et locales afin de garantir l’appropriation locale et la durabilité des résultats.

Son portefeuille diversifié comprend des projets d’autonomisation des communautés rurales, de réhabilitation routière et de consolidation de la paix en République démocratique du Congo (RDC) et en République centrafricaine (RCA), notamment à travers des programmes de Désarmement, Démobilisation et Réintégration (DDR). Il englobe également une large gamme de services d’achats et de gestion des ressources humaines.

Parmi les initiatives récentes figurent la mise en place de systèmes d’approvisionnement en eau potable au Cameroun, le renforcement des capacités dans le secteur minier, l’appui aux systèmes de santé en RDC ainsi que le développement d’infrastructures à Madagascar, financés par un large éventail de partenaires internationaux.

Ensemble, ces projets contribuent à la stabilité régionale, au développement d’infrastructures résilientes et à l’amélioration des conditions de vie des populations à travers l’Afrique centrale.

About the Project Office

Depuis 1999, l’UNOPS est un partenaire engagé en République démocratique du Congo (RDC), fournissant des services de gestion de fonds, d’assistance technique, de renforcement des capacités et de gestion de projets. En collaboration avec le Gouvernement, les agences des Nations Unies et les partenaires internationaux, l’UNOPS contribue au développement durable dans des secteurs clés tels que les infrastructures, la santé, l’éducation, la gouvernance, les achats et la protection de l’environnement.

L’UNOPS accorde une attention particulière à l’appropriation nationale afin de garantir que les projets soient mis en œuvre de manière à renforcer les capacités locales et à autonomiser les communautés. L’organisation soutient également la paix et la sécurité à travers une assistance technique apportée à la MONUSCO et contribue à la préservation de l’environnement en assurant la gestion d’initiatives régionales telles que la CAFI et le FONAREDD, en étroite collaboration avec les communautés autochtones.

Dans le secteur de la santé, les interventions comprennent notamment la construction de centres de santé dans la province du Kwango avec le soutien de la KOICA, ainsi que l’appui au système national de santé à travers l’initiative RSS3 financée par la GAVI. L’UNOPS dirige également des projets de développement des infrastructures agricoles et de sécurité alimentaire dans le cadre du projet PNDA financé par la Banque mondiale. Par ailleurs, l’organisation contribue à la gouvernance et à la stabilisation à travers le Fonds de Cohérence multi-bailleurs et fournit des services de gestion des ressources humaines à caractère humanitaire pour le HCR (UNHCR).

Job Specific Context

Dans le cadre de l’Accord pour la production de résultats relatif à l’achèvement des ouvrages du PICAGL en République Démocratique du Congo, l’UNOPS appuie le Gouvernement dans la finalisation d’ouvrages non achevés du Projet Intégré de Croissance Agricole dans les Grands Lacs. Les activités concernent principalement l’aménagement hydro-agricole de Tabacongo, la construction du pont Lubileye/Lubeleye, ainsi que les travaux confortatifs des pistes rurales dans la Province du Tanganyika.

La mise en œuvre du projet nécessite un appui administratif et logistique rapproché basé à Kalemie, afin de soutenir les activités de terrain, les missions de supervision, la coordination des déplacements, la gestion documentaire, le suivi des équipements, l’appui aux achats et services, ainsi que la liaison avec les parties prenantes locales. Le poste contribuera également au bon fonctionnement opérationnel de l’équipe projet, notamment pendant la phase de relance des contrats, la mission conjointe d’évaluation des sites, la remobilisation des entreprises et le suivi des travaux jusqu’à leur finalisation.

Sous la supervision du/de la responsable désigné(e), l’Adjoint administratif fournira un appui quotidien aux activités administratives, logistiques et opérationnelles du projet à Kalemie. Il/elle contribuera à la préparation des missions, au suivi des mouvements, à la gestion des documents, à l’organisation des réunions, à la coordination des besoins de transport, de bureau et de fournitures, ainsi qu’au suivi administratif des activités de terrain, conformément aux règles et procédures de l’UNOPS.

Role Purpose

L'assistant administratif assure, et peut superviser, la prestation de services de soutien technique et administratif pour des processus spécialisés et généraux en administration et logistique, afin de garantir un service efficace et axé sur le client. Il privilégie une approche axée sur la qualité et les résultats, et veille à une utilisation optimale et économique des ressources du bureau.

Functions / Key Results Expected

Coordination des services administratifs

• Coordonner les zones de travail individuelles et guider le personnel dans l'exécution des transactions, processus et services à la clientèle standard du bureau, en veillant au respect intégral des règles, réglementations, politiques et stratégies de l'UNOPS.
• Surveiller la performance de l'équipe par rapport aux accords de service et évaluer la satisfaction du client.
• Mettre en œuvre des mécanismes de contrôle pour les services administratifs désignés, notamment en tenant des registres de contrôle administratif précis tels que les engagements financiers et les dépenses.
• Assurer la supervision du contrôle des stocks, en garantissant la délivrance appropriée et le suivi des articles d’inventaire et des fournitures.
• Examiner les autorisations de voyage, les pièces justificatives et les demandes de paiement.
• Assurer un rôle transactionnel désigné au sein du système ERP.
• Compiler des données et des informations de recherche pour appuyer la planification des ressources financières et des budgets administratifs pour la prestation de services.

Logistique et gestion des actifs

• Superviser la mise en œuvre des systèmes logistiques conformément aux procédures de l'UNOPS.
• Coordonner et superviser les services liés aux expéditions et au dédouanement, aux voyages, à la gestion d'événements, aux enquêtes administratives, au transport, aux assurances, à la gestion des bâtiments/installations/espaces et aux fournitures de bureau.
• Coordonner les services de gestion des approvisionnements et des actifs, y compris la vérification physique des articles en inventaire.
• Veiller à la préparation et à la soumission en temps voulu des rapports d'inventaire périodiques.
• Superviser les services de protocole, y compris l'inscription du personnel et l'obtention des autorisations du gouvernement hôte.
• Assurer la liaison avec les autorités locales concernant les autorisations, les privilèges et les immunités du personnel de l'UNOPS, ainsi que les espaces de bureaux et autres questions administratives.
• Compiler les informations relatives aux services administratifs fournis pour la facturation au coût réel.
• Superviser les services de transport, en veillant au service à la clientèle, à l'entretien régulier des véhicules, à la couverture d'assurance et au suivi de la consommation de carburant.
• Assurer le signalement et l'enquête rapides en cas d'accident, de dommage, de perte ou de vol de véhicule, et tenir à jour les dossiers d'historique des véhicules.
• Superviser les prestataires de transport externes, y compris la prestation de services aux clients et le traitement des factures.

Développement et partage des connaissances

• Appuyer l’organisation, l’animation et la réalisation de sessions de formation et d’apprentissage sur des sujets liés à l’administration, la logistique, les voyages, le transport et la gestion des actifs et des stocks.
• Participez aux initiatives de partage des connaissances et aux communautés de pratique (CdP), en apportant vos idées et les leçons apprises.
• Effectuer des recherches sur des sujets liés à l'administration et contribuer à la rédaction de rapports, de résumés et de notes d'information.

Skills

Communication, Data Analysis, General Administration, Inventory Management, Logistics Management, Travel Management

Competencies

Treats all individuals with respect; responds sensitively to differences and encourages others to do the same. Upholds organisational and ethical norms. Maintains high standards of trustworthiness. Role model for diversity and inclusion.

Acts as a positive role model contributing to the team spirit. Collaborates and supports the development of others. For people managers only: Acts as positive leadership role model, motivates, directs and inspires others to succeed, utilizing appropriate leadership styles.

Demonstrates understanding of the impact of own role on all partners and always puts the end beneficiary first. Builds and maintains strong external relationships and is a competent partner for others (if relevant to the role).

Efficiently establishes an appropriate course of action for self and/or others to accomplish a goal. Actions lead to total task accomplishment through concern for quality in all areas. Sees opportunities and takes the initiative to act on them. Understands that responsible use of resources maximizes our impact on our beneficiaries.

Open to change and flexible in a fast paced environment. Effectively adapts own approach to suit changing circumstances or requirements. Reflects on experiences and modifies own behavior. Performance is consistent, even under pressure. Always pursues continuous improvements.

Evaluates data and courses of action to reach logical, pragmatic decisions. Takes an unbiased, rational approach with calculated risks. Applies innovation and creativity to problem-solving.

Expresses ideas or facts in a clear, concise and open manner. Communication indicates a consideration for the feelings and needs of others. Actively listens and proactively shares knowledge. Handles conflict effectively, by overcoming differences of opinion and finding common ground.

Education Requirements

Obligatoire

• Diplôme d'études secondaires (ou équivalent) avec 6 ans d'expérience pertinente OU
• Un diplôme de licence (ou équivalent) dans n'importe quelle discipline avec 2 ans d'expérience pertinente est requis.

Souhaitée:

• Un certificat professionnel en administration, reconnu à l’échelle nationale ou internationale, est souhaité.

Experience Requirements

Obligatoire

• Une expérience pertinente dans les domaines de l’administration, de la logistique, des opérations ou de domaines connexes est requise.
• Expérience de l'utilisation d'outils de collaboration et de productivité (par exemple, MS Office, G-Suite, etc.) et de systèmes de gestion Web.est requis.

Souhaitée:

• Une expérience de travail dans des environnements multiculturels ou au sein d'organisations du système des Nations Unies dans un pays en développement est souhaitée.
• Une expérience dans le domaine du développement ou de l'aide humanitaire est souhaitée.

Language Requirements

LanguageProficiency LevelRequirementFrenchFluentRequiredEnglishBasicDesirable

Additional Information

• UNOPS does not accept unsolicited resumes.
• UNOPS will at no stage of the recruitment process request candidates to make payments of any kind.
• Applications to vacancies must be received before midnight Copenhagen time (CET) on the closing date of the announcement. Applications received after the closing date will not be considered.
• Only shortlisted candidates will be contacted and invited to proceed to the next stage of the selection process, which may include various assessments.
• UNOPS embraces diversity and is committed to equal employment opportunity. Our workforce consists of a wide range of nationalities, cultures, languages, races, gender identities, sexual orientations, and abilities. We strive to sustain and strengthen this diversity, fostering an inclusive working environment where all personnel are treated with respect and have equal access to opportunities.
• UNOPS evaluates all applications based on the skills, qualifications and experience outlined in the vacancy announcement. We are committed to a fair and transparent selection process and welcome diverse perspectives, including those of women, indigenous and racialized communities, individuals of diverse gender identities and sexual orientations, and persons with disabilities.
• We are committed to enabling all candidates to perform at their best during the assessment process. If you are shortlisted and require support or reasonable accommodation to complete any assessment, please inform our human resources team upon receiving your invitation.
• UNOPS has zero tolerance for sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment, and other forms of abusive conduct, including discrimination, abuse of authority, and harassment. To uphold these standards, background checks are conducted for all final candidates to help ensure that individuals with a history of such conduct are not hired. By applying for a position with UNOPS, candidates acknowledge and consent to these verification processes.

Terms and Conditions

• For staff positions only, UNOPS reserves the right to appoint a candidate at a lower level than the advertised level of the post.
• For retainer contracts, you must complete a few mandatory courses (they take around 4 hours to complete) in your own time, before providing services to UNOPS. Refreshers or new mandatory courses may be required during your contract. Please note that you will not receive any compensation for taking courses and refreshers. For more information on a retainer contract here.
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• All UNOPS personnel are responsible for performing their duties in accordance with the UN Charter and UNOPS Policies and Instructions, as well as other relevant accountability frameworks. In addition, all personnel must demonstrate an understanding of the Sustainable Development Goals (SDGs) in a manner consistent with UN core values and the UN Common Agenda.
• It is the policy of UNOPS to conduct background checks on all potential personnel. Recruitment in UNOPS is contingent on the results of such checks.